Seit der Gründung im Jahre 1988 ist die NUBIUS GROUP Präzisionswerkzeuge GmbH mit Sitz in Göppingen durch innovative Entwicklungen, kompetenten Service und Nähe zum Kunden richtungsweisend im Bereich der Wendeplattenwerkzeug-Reparatur und der Herstellung von Sonderwerkzeugen. Langjährige, weltweite Erfahrung und fundiertes technisches Know-how machen NUBIUS zu einem leistungsstarken und zuverlässigen Partner für die metallverarbeitende Industrie. Das internationale und mehrsprachige Tele-Sales-Team von NUBIUS bietet weltweit seinen Reparaturservice für Werkzeuge an. NUBIUS ist mit diesem Service international tätig, die Kundschaft reicht sogar bis nach Australien.

Aufgabenstellung

Das internationale Sales-Team bearbeitet regelmäßig neue und bestehende Kundenadressen, um die verschiedenen Services anzubieten. Bei einem so großen Kundenstamm wird es mitunter schwierig, den Überblick zu behalten. Um die Prozesse im Tele-Sales zu optimieren, wurde daher ein CRM-System mit starker E-Mail- und Template-Integration benötigt.  Nur so kann das gesamte Team an einem gemeinsamen Adress-Stamm aktiv arbeiten sowie automatisiert und standardisiert auf Anfragen antworten.

Herausforderungen und Anforderungen

Herausforderungen und Anforderungen

  • 360-Grad-Übersicht zur Kundschaft
  • Gemeinsame Bearbeitung in Live-Zeit
  • Verwaltung einer großen Adressdatenbank
  • Internationales OnBoarding für ein mehrsprachiges Team

Lösung

Die ERP-Experten der DIGITAL-WEBER implementierten in enger Absprache und Zusammenarbeit das myfactory CRM. Besonders die Funktionen „E-Mail-Vorlagen“ war dabei besonders relevant. Zusätzlich kann die Response der Kundschaft schnell wieder eingelesen werden. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei der Kontaktmanager in myfactory. In diesem sind beispielsweise alle Kontakte, Verkaufsbelege, Verträge, Geräte oder Ansprechpartner hinterlegt, sodass die Mitarbeitenden eine 360-Grad-Übersicht auf die Kundschaft erhalten.

Um dem internationalen, mehrsprachigen Team den Einstieg in die Software zu erleichtern, erfolgte die Schulung daher auf Englisch. Da sie rein über Microsoft Teams stattgefunden hat, konnte sie aufgezeichnet werden und später immer wieder angesehen werden. Zusätzlich erstellte das Team der DIGITAL-WEBER ein ERP-Handbuch, wie es im Rahmen der Prozessdokumentation in jedem Projekt enthalten ist.

Das Tele-Sales-Team von NUBIUS konnte ohne großen Supportaufwand sehr schnell damit arbeiten. Mittlerweile ist das neue System seit mehreren Monaten erfolgreich im Einsatz. Neue Mitarbeitende können durch die Materialien der sehr gut dokumentierten Schulung schnell ongeboardet werden.

Die Lösung im Detail

Die DIGITAL-WEBER optimieren den internationalen Tele-Sales der NUBIUS Group mit dem myfactory CRM

Kontaktmanager

Der Kontakt-Manager bietet den Mitarbeitenden von NUBIUS einen Überblick über alle Vorgänge zu einer Adresse. Da myfactory eine addressorientierte Sicht auf CRM-Daten hat, ist eine Adresse die Grundlage für die meisten Datenerfassungen. Ein wichtiges Element zu jeder Adresse sind die Ansprechpartner. Unter dem entsprechenden Registerblatt können Sie hier diese verwalten, bearbeiten und anlegen.

Aufgabenmanager

Aufgaben können an viele verschiedene Datensätze angehängt werden. Man kann auch Aufgaben einem anderen Kollegen zuweisen oder sogar in einen Team-Aufgabenpool legen. Die Mitarbeitenden im internationalen Tele-Sales können beispielsweise Reminder setzen für Follow-Up-Telefonate. So geraten keine Aufgaben in Vergessenheit.

Die DIGITAL-WEBER optimieren den internationalen Tele-Sales der NUBIUS Group mit dem myfactory CRM
Die DIGITAL-WEBER optimieren den internationalen Tele-Sales der NUBIUS Group mit dem myfactory CRM

Kommunikationsmanager

myfactory besitzt zur Verwaltung von Nachrichten einen eigenen Kommunikations-Manager, also einen vollständigen E-Mail-Client. Darauf kann das ganze Team von NUBIUS zugreifen und gemeinsam Anfragen der Kundschaft bearbeiten.

E-Mail-Template

Um die Kommunikation mit der Kundschaft noch einfacher und schneller zu gestalten, können die Mitarbeitenden Vorlagen und E-Mail-Templates anlegen. Das beugt Fehlern vor und vereinheitlicht die Kommunikation.

Die DIGITAL-WEBER optimieren den internationalen Tele-Sales der NUBIUS Group mit dem myfactory CRM

Dominik Frey, NUBIUS GROUP Präzisionswerkzeuge GmbH

„Wir standen schon länger vor der Herausforderung, unseren internationalen Tele-Sales zu optimieren. Wir haben uns bei der Auswahl auf unseren langjährigen Partner DIE DIGITAL-WEBER verlassen, weil sie uns einfach genau kennen und wissen, was wir brauchen. Mittlerweile können wir uns blind auf ihre Kompetenzen verlassen und müssen keine Ressourcen für die Suche nach der passenden Software mehr verschwenden.

Zu Zeiten des alten Systems waren viele Prozesse unnötig kompliziert: Es war ständig ein manuelles Eingreifen notwendig, und unser Tele-Sales-Team war dadurch viel langsamer und weniger effizient. Unsere Anforderungen konnten wir damit nicht mehr realisieren. Für uns war eine leistungsfähige Lösung wichtig.

Das myfactory CRM hat sich über die Jahre etabliert. Insbesondere mit Features wie dem Kontaktmanager hat NUBIUS damit eine Software-Lösung, die eine gewisse Sicherheit für die Zukunft garantiert.“

Wollen auch Sie Ihr Unternehmen und dessen Prozesse optimieren? Dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere Software und Services oder lassen Sie sich individuell von unseren Experten beraten.