Genau wie ein Schiff muss auch Software nach der Erstinstallation regelmäßig gewartet, geprüft und verbessert werden. Wichtig ist hier vor allem die regelmäßige Installation von Updates, um die Software stetig auf dem neuesten und vor allem sichersten Stand zu halten. Doch auch andere Themen, wie beispielsweise Passwortmanagement oder die Vergabe von Benutzerrollen gehören dazu. Unsere Experten bei den Digital-Webern unterstützen Sie bei der Software-Administration.
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Was ist Software-Administration?
Wie es der Begriff bereits vermuten lässt, umfasst die Software-Administration die Verwaltung von verschiedenen Software-Lösungen. Das können ERP-Lösungen wie myfactory oder Haufe X360 sein. Aber auch die Verwaltung von WordPress-Seiten oder eines Webshops fällt darunter.
Unsere Angebote in der Software-Administration
- allgemeine Software-Administration
- Installation von Updates
- Zurücksetzen von Passwörtern
- Management der Berechtigungen
- Anlage von Usern und Rollen
Installation von Updates
Sie arbeiten gerade an Ihrem PC und plötzlich erscheint eine Meldung: „Ein Software-Update ist verfügbar“. Da Sie beschäftigt sind, klicken Sie auf „Abbrechen“ statt auf „Installieren“ und nehmen sich vor, dieses Update später zu installieren. Ein paar Stunden später haben Sie es bereits vergessen. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dabei sind Software-Updates wichtig, da sie oft kritische Patches für Sicherheitslücken enthalten. Tatsächlich nutzen viele der gefährlichsten Malware-Angriffe Software-Schwachstellen in gängigen Anwendungen wie Betriebssystemen und Browsern aus.
Neben Sicherheitskorrekturen können Software-Updates auch neue oder erweiterte Funktionen oder eine bessere Kompatibilität mit verschiedenen Geräten oder Anwendungen beinhalten. Sie können auch die Stabilität Ihrer Software verbessern und veraltete Funktionen entfernen.
Unser Update-Service für myfactory
Genau wie Maschinen und Geräte bedarf auch Software einer regelmäßigen Wartung, um die optimale Leistung zu erzielen. Dafür gibt es bei myfactory sogenannte Service Packs, die im Abstand von zwei bis drei Monaten veröffentlicht werden und neue Funktionen für das myfactory Cloud ERP bringen. Mit unserem Update-Paket profitieren Sie stets vom neusten Stand der Technik und sind auch für gesetzliche Änderungen wie beispielsweise dem Brexit oder EU-Lieferkettengesetz gerüstet.
Beispielfall aus der Praxis:
Klaus Klever und sein Team der Klever GmbH nutzen das myfactory Cloud ERP für die Abwicklung aller Unternehmensprozesse. Um das System mit einem geringen Veraltungsaufwand stets auf dem neusten Stand zu halten, übernimmt sein Software-Partner das Hosting und die Aktualisierung. So kann sich Klaus ganz auf sein Geschäft konzentrieren und profitiert von den Neuerungen der Software.
Passwort Management
Wer die Wahl hat, hat die Qual – heißt es. Besonders bei der Wahl der richtigen Passwörter tun sich viele Internetnutzende schwer. Kein Wunder also, dass Passwörter wie ‚123456‘ oder ‚qwert‘ auf der Hitliste besonders häufiger IT-Sicherheitsdefizite und Katastrophen ganz weit oben stehen. Bei denen, die sich stattdessen die Mühe machen, ein etwas komplizierteres Passwort zu nutzen, kommt es nicht selten vor, dass ein und dasselbe Passwort für viele verschiedene Programme, Dienste beziehungsweise Zugänge genutzt wird. Wie sieht das bei Ihnen aus? Fühlen Sie sich angesprochen?
Tipps für ein sicheres Passwort
- Nutzen Sie Hilfsstrategien, um sich das Passwort zu merken.
- Ein gutes Passwort sollte mindestens acht Zeichen lang sein.
- Verwenden Sie alle verfügbaren Zeichen, beispielsweise Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.
- Nicht als Passwörter geeignet sind Namen von Familienmitgliedern, des Haustiers, des besten Freundes, des Lieblingsstars, Geburtsdaten und so weiter.
- Nutzen Sie einen Passwortmanager, um Ihre unterschiedlichen Passwörter gut verwalten zu können. – und ihr starkes Passwort, um diesen abzusichern.
Zurücksetzen von Passwörtern
„Oh nein, ich habe mein Passwort vergessen!“ – Hand aufs Herz: Wie häufig ist Ihnen das schon passiert? Gerade wenn man sich einmal bei Office und Co. angemeldet hat, braucht man die LogIn-Daten kaum noch und bleibt angemeldet. Was nun, wenn man den Cache geleert hat und die Daten nicht mehr im Kopf hat? Auch wenn diese Situation viele Benutzende ins Schwitzen bringt, ist ein abhanden gekommenes Kennwort kein Beinbruch.
Es bestehen eigentlich immer Möglichkeiten, ein Passwort zurücksetzen zu lassen. Auf die Art können Sie schnell wieder Zugang zu Ihren persönlichen Daten erhalten. Wenn ein Passwort abhandengekommen ist, dann besteht in der Regel immer die Möglichkeit, ein vergessenes Kennwort zurücksetzen zu lassen. Dadurch wird das alte Kennwort ungültig gemacht, während gleichzeitig ein neues festgelegt wird.
Dies geht nicht ohne weiteres, sonst könnten andere allein durch einen Usernamen ein fremdes Passwort beliebig oft zurücksetzen. Ein Zwischenschritt ist erforderlich, welcher den User eindeutig identifiziert und einen Missbrauch verhindert.
Management von Berechtigungen
Ein weiterer Bereich, der unter die Software-Administration fällt, ist das Management von Berechtigungen. Dafür wird häufig ein Berechtigungskonzept erstellt. In diesem wird beschrieben, welche Zugriffsregeln für einzelne Benutzende oder Gruppen auf die Daten eines IT-Systems gelten. Berechtigungskonzepte spielen bei der Nutzung von Ressourcen in der Informationstechnik eine wichtige Rolle: Ressourcen sind neben Daten und Informationen auch die technische Infrastruktur wie Systemzugänge, Speicherplatz, Rechnerleistung oder Computerprogramme. Ein Berechtigungskonzept soll diese Ressourcen vor Veränderung oder Zerstörung schützen (Datensicherheit) und ihren unrechtmäßigen Gebrauch verhindern (Datenschutz), ohne die Produktivität der Organisation zu hemmen.
Neben den zu schützenden Ressourcen beschreibt und regelt das Berechtigungskonzept auch die zum Schutz dieser Ressourcen anzuwendenden Hilfsmittel, die zur Systemsoftware bzw. zur systemnahen Software gehören sowie deren Einsatz, zum Beispiel wie sich die Benutzer von Computer-Systemen mit Passwörtern oder Zugangscodes identifizieren.
Benutzerrollen
Rein benutzerbezogene Konzepte neigen zur Unübersichtlichkeit und sind deshalb oft nur rudimentär ausgeprägt. Wir empfehlen Ihnen ein Konzept über Rollen oder Benutzergruppen. Damit lassen sich Berechtigungen zusammenfassen, beispielsweise alle Berechtigungen, die Mitarbeitende in der Verkauf benötigen. Jedem Mitarbeitenden, der im Verkauf tätig ist, wird diese Rolle zugeordnet. Ein Mitarbeitender kann dabei auch mehrere Rollen haben. Auf diese Weise wird erreicht, dass sowohl Veränderungen in den Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden, als auch Veränderungen im Geschäftsprozess, nur an jeweils einer Stelle im Berechtigungskonzept nachvollzogen werden müssen und dieses konsistent und überschaubar bleibt.
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