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Zeit zum Handel(n) – Das Warenwirtschaftssystem

Unternehmen, in denen Warenströme fließen, nutzen in aller Regel ein Warenwirtschaftssystem, um ihren Warenfluss abbilden zu können. Häufig wird der Begriff Warenwirtschaftssystem hierbei synonym verwendet mit dem Begriff ERP. Dies ist aber eigentlich nicht korrekt. Denn der Umfang der Warenwirtschaft beschränkt sich auf die Bereiche Lagerhaltung, Logistik und Disposition. Die Funktionen eines ERP-Systems sind umfassender, sodass Unternehmen vor der Implementierung einer Softwarelösung genau überlegen sollten, ob eine Lösung der Warenwirtschaft ausreichend ist oder die Warenwirtschaft in ein ERP-System integriert sein sollte. Im DigiTAL finden Sie die Antwort auf diese Frage.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Der Duden definiert ein Warenwirtschaftssystem nüchtern als „rechnergestütztes Informationssystem, das Warenströme genau nach Menge und Wert erfassen, speichern und bewirtschaften kann“. Somit erfolgt über ein Warenwirtschaftssystem im betriebswirtschaftlichen Sinne die mengen- und wertmäßige Darstellung von Wertströmen im Unternehmen. Damit erstreckt sich die Funktionalität eines Warenwirtschaftssystem auf den Bereich Disposition mit Bedarfsermittlung über den Einkauf bis zu den Wareneingänge sowie den dazugehörigen Logistik- und Lagerprozesse.

Hierzu gehört die vertriebsseitige Abbildung der Prozesse mit Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Mahnungen.

Einkaufsseitig bildet ein Warenwirtschaftssystem den Materialbedarf, das Bestellwesen und die Liefermahnungen ab. Abschließend umfasst es sämtliche Lagerprozesse wie beispielsweise die Bestandsführung, die Inventur oder auch Umlagerungen.

💡 Schon gewusst? 💡

Die ersten Warenwirtschaftssysteme kamen in den 1960er-Jahren auf den Markt. Sie waren notwendig geworden, um die neuen Anforderungen des Handels mit großen Supermärkten, Discountern und Selbstbedienungskonzepten umsetzbar zu machen. Die gängigen Abkürzungen für ein Warenwirtschaftssystem sind WaWi und WWS.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP und einem Warenwirtschaftssystem?

ERP steht als Abkürzung für Enterprise Ressource Planning. Ein ERP-System bildet nicht nur die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems ab, sondern deckt auch weitere Prozesse im Unternehmen ab. Dazu gehört beispielsweise die Finanzbuchhaltung. Im Gegensatz zum Warenwirtschaftssystem hat das ERP-System eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen.

Dies sorgt auch dafür, dass einzelne Abteilungen nicht mit separaten Systemen arbeiten und die Mitarbeitenden des Unternehmens lediglich auf ein einziges System zugreifen und darin zusammenarbeiten.

Klara informiert sich über Warenwirtschaftssysteme bei den Digital-Webern

Beispielfall aus der Praxis

Klara Klever steht als Geschäftsführerin der Klever GmbH vor einer Herausforderung. Ihr Handelsunternehmen hat klein angefangen, sodass sich die Warenströme noch manuell in Excel abbilden ließen. Nun erlebt die Klever GmbH aber einen wahren Boom, sodass die Bestellungen und Verkäufe nicht mehr manuell zu handeln sind. Klara nimmt Kontakt zu den Digital-Webern auf, um sich über Warenwirtschaftssysteme zu informieren und sich den Unterschied zu einem ERP-System erklären zu lassen.

Welche Funktionen bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Warenbeschaffung, der Warenabsatz sowie Lager und Logistik stellen die Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems dar. Häufig lassen sich diese Kernfunktionen modular erweitern, um branchenspezifische Zusatzfunktionen zu ermöglichen.

Warenbeschaffung: Funktionsübersicht

  • Einkauf: Diese zentrale Funktion im Bereich Warenbeschaffung umfasst Prozesse wie Bestellungen oder die Lieferterminüberwachung.
  • Disposition: Eine typische Funktion in der Disposition sind automatisch erstellte Bestellvorschläge. Die Disposition sorgt für eine bedarfs- und verbrauchsgesteuerte Optimierung der Lieferungen.
  • Wareneingang: Hier erfolgt die Buchung der Wareneingänge, die ihrer jeweiligen Bestellung zugeordnet werden.
  • Anfragen: Um die bestmögliche Bezugsquelle zu finden, werden verschiedene Angebote eingeholt. Nicht nur ein Preisvergleich ist möglich, sondern auch Auswertungen hinsichtlich Liefertreue und Lieferqualität.

Warenabsatz: Funktionsübersicht

  • Verkauf: Diese zentrale Funktion im Bereich Warenabsatz bildet die verschiedenen Vertriebskanäle ab. Zu den Vertriebskanälen zählen beispielsweise Webshop-Lösungen.
  • Angebots-, Auftrags– und Rechnungsabwicklung: Von der Anfrage der Kundschaft über die Erfassung des Auftrags mit seiner anschließenden Faktura bildet ein Warenwirtschaftssystem den klassischen Verkaufsprozess ab.
  • Versand: Um die Ware zum Empfangenden zu kriegen ist die Erstellung von Versandpapieren wie einem Lieferschein notwendig. Oft kommen hier Schnittstellen zu Logistikdienstleistern zum Einsatz.

Lager und Logistik: Funktionsübersicht

  • Lagerbestandsführung: Unternehmen benötigen einen verlässlichen Überblick über den Warenbestand in den verschiedenen Lägern.
  • Inventur: Warenwirtschaftssystem unterstützen in der Regel die gängigen Inventurformen wie die Stichtagsinventur oder permanente Inventur. Zudem lassen sich schnell die Differenz zwischen Soll- und Ist-Werten ermitteln sowie die Bestände bewerten.
  • Wareneinlagerung/Warenauslagerung: Lagerplätze werden je nach Lagerorganisation einem festen Lagerplatz oder – wie im Falle der chaotischen Lagerhaltung – einem freien Platz zugeordnet. Moderne Schnittstellenlösungen unterstützen die Lagermitarbeitenden hierbei und minimieren das Fehlerpotential.

Welche Vorteile bringt ein Warenwirtschaftssystem?

Grundsätzlich sorgt ein Warenwirtschaftssystem für Transparenz und Effizienz. Da es sämtliche Daten in einem System zusammenführt, reduziert sich der Aufwand der Datenpflege in verschiedenen Systemen. So steigt nicht nur die Datenqualität – auch Chancen und Risiken lassen sich durch die Echtzeit-Daten schneller erkennen.

Viele Prozesse lassen sich mit Unterstützung eines Warenwirtschaftssystems automatisieren. Gerade Standardaufgaben in der Auftragsabwicklung wie beispielsweise die Erstellung von Rechnungen sind mit wenigen Klicks erledigt. So reduzieren sich das manuelle Eingreifen und das Fehlerpotential. Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung zudem effizient und schnell abwickeln, erhöhen ihre Liquidität.

Ebenso unterstützt ein Warenwirtschaftssystem die Lagertransparenz. Die Warenbewegungen sind durchgängig erfasst und bieten dem Unternehmen einen zuverlässigen Überblick über die Bestände. So lässt Potential zur Kostenersparnis schnell erkennen, indem zum Beispiel Lagermengen saisonbedingt reduziert werden. Eben lässt sich damit die Durchlaufzeit der Waren im Lager optimieren, was eine zusätzliche Kostenersparnis darstellt.

Unternehmen, die Warenwirtschaftssystem im Einsatz haben, erhalten durch verschiedene Auswertungen ferner einen tiefen Einblick in Optimierungspotentiale. Die sogenannte Renner-Penner-Liste, die einen Überblick über gefragte Waren, aber auch Ladenhüter gibt, ist oft die Grundlage für die Sortimentsoptierung eines Unternehmens. Außerdem erhält das Unternehmen mit dieser Liste bessere Kenntnisse über die Kundschaft, was beispielsweise unerlässlich für das Erstellen der Buyer Persona ist.

Das Warenwirtschaftssystem ist abschließend aufgrund seines geringeren Funktionsumfang im Vergleich zu einem ERP-System einfacher zu erlernen.

Für wen sind Warenwirtschaftssysteme geeignet?

Warenwirtschaftssystem eignen sich in der Regel für Handelsunternehmen. Handelsunternehmen sind Betriebe, die Güter von anderen Markteilnehmenden beschaffen und an Dritte verkaufen. Der Verkauf kann an gewerbliche Kundschaft, also im B2B-Bereich, erfolgen, aber auch im B2C-Bereich und somit an Endverbrauchende.

Zudem sollte das Unternehmen keine Produktion abbilden und Prozesse wie die Finanzbuchhaltung extern – zum Beispiel durch Steuerberatende – erledigen lassen. 

Was ist bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems zu beachten?

Vor der Einführung eines Warenwirtschaftssystems sollten die Anforderungen für einen potentiellen Auftrag möglichst genau spezifiziert sein. Das erleichtert dem Unternehmen zudem die Suche nach dem passenden Dienstleistenden, der die Implementierung durchführt und begleitet.

Aufgrund dessen ist es ratsam, vorab ein Lastenheft zu erstellen. Es ist auch als Anforderungsspezifikation oder Anforderungskatalog bekannt. Ein Dienstleistender kann dem Lastenheft wertvolle Informationen entnehmen und kennt das Ziel des Auftragsvergebenden.

Wichtig bei der Erstellung eines Lastenhefts ist, dass die Anforderungen so konkret und umfangsreich, aber auch so knapp und offen wie möglich formuliert sind. So kann sich ein potentieller Implementierender ein Bild über die Herausforderungen und Anforderungen machen, behält aber weiterhin ausreichenden Spielraum, um mit dem vorhandenen Know-How und den eigenen Erfahrungen neue oder auch alternative Lösungsansätze zu finden.

Der Dienstleistende kann auf Basis des Lastenhefts zudem ein Pflichtenheft erstellen. Im Pflichtenheft ist hinterlegt, wie die Anforderungen und Herausforderungen gelöst sind und zudem, welche Ressourcen dabei zum Einsatz kommen. Weiterhin erfolgt das Festhalten von Terminen und Budget. Das Pflichtenheft ist somit im Gegensatz zum Lastenheft sehr detailliert. Alles ist so genau wie möglich festzuhalten.

Ein Pflichtenheft gibt sowohl dem Auftraggebenden als auch dem Auftragnehmenden Transparenz und Planungssicherheit. Beide Seiten wissen, was sie von der anderen erwarten können. So verläuft die Einführung eines Warenwirtschaftssystem ohne böse Überraschungen.

Haben Sie Fragen?

Haben Sie Fragen zu Warenwirtschaftssystemen? Oder möchten Sie sich gleich über die passende Lösung aus dem ERP-Bereich informieren? Verabreden Sie sich doch einfach mit Katrin auf einen (virtuellen) Kaffee ☕ und sprechen mit ihr über ihre Anforderungen und Herausforderungen. Gemeinsam finden wir die richtige Lösung für Ihre Reise ins DigiTAL. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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