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6 Tipps zur Risikominderung bei der ERP-Einführung

Matthias Weber
Matthias Weber

Jede ERP-Implementierung ist mit Risiken behaftet. Das ist bei jeder Art von digitalem Transformationsprojekt der Fall. Warum ist dies der Fall? Zum einen ersetzen Sie vertraute Softwaresysteme durch eine brandneue Plattform. Diese Umstellung birgt nicht nur technische Risiken, sondern auch Unwägbarkeiten in Bezug auf die Benutzerakzeptanz. In diesem Beitrag finden Sie Tipps zur Risikominderung bei der ERP-Implementierung, die Ihnen helfen können, Ihre Risiken zu verringern und mit Zuversicht fortzufahren.

6 Tipps zur Risikominderung bei der ERP-Einführung

Klären Sie Ihre Geschäftsstrategie

Nur wenige Dinge können ein ERP-Projekt so zum Scheitern bringen wie unklare Geschäftsziele. Deshalb ist es wichtig, Ihre Strategie zu klären, bevor Sie mit der Bewertung von ERP-Anbietern beginnen.

Alle Beteiligten sollten in diesen Prozess einbezogen werden, einschließlich Ihrer Führungskräfte und Abteilungsleiter. Am Ende sollten alle Beteiligten zwei wichtige Punkte vollständig verstanden haben:

  • Ihre Geschäftsziele
  • Wie ein neues ERP-System diese Ziele unterstützen kann

Das Gespräch über diese Punkte kann dazu beitragen, dass die wichtigsten Führungskräfte des oberen und mittleren Managements auf derselben Seite stehen. Mit dieser einheitlichen Position kann Ihr Team während des gesamten Projekts intelligente Entscheidungen treffen.

So können Sie beispielsweise die richtige Entscheidung treffen, wenn es darum geht, ein ERP-Software-System auszuwählen, das Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Sie sich vor der ERP-Auswahl organisatorisch abgestimmt haben, wissen Sie, welche Funktionen Sie beim Vergleich der Systeme priorisieren müssen. Dadurch verringert sich das Risiko, das falsche System auszuwählen.

Setzen Sie realistische Erwartungen

Sobald Sie Ihre digitale Strategie festgelegt haben, können Sie sich Gedanken über den Umfang Ihres Projekts machen. Überprüfen Sie dabei unbedingt Ihre Erwartungen an Kosten und Zeitrahmen.

In Ihrer Eile, die Probleme zu lösen, könnten Sie sich auf einen viel zu kurzen Zeitrahmen oder ein viel zu geringes Budget festlegen.

Selbst die Kosten- und Zeitschätzungen der Anbieter sind unzureichend, da sie keine realistische Vorstellung von den für ein erfolgreiches Projekt erforderlichen Ressourcen und Leistungen haben.

Es liegt an Ihnen, realistische Schätzungen auf der Grundlage der besonderen Situation Ihres Unternehmens vorzunehmen. Beginnen Sie mit der Recherche von Branchen-Benchmarks. Wie erfüllen andere Unternehmen in Ihrer Branche ihre Anforderungen an Unternehmenssoftware? In welche Arten von Lösungen investieren sie, wie viel Geld geben sie aus, und wie lang sind ihre durchschnittlichen Durchlaufzeiten?

Auch wenn jedes Unternehmen einzigartig ist, können Sie diese Daten nutzen, um das Risiko unvorhergesehener Kosten- und Budgetüberschreitungen zu minimieren.

Organisatorisches Änderungsmanagement priorisieren

Zwar können technische Probleme zum Scheitern von ERP-Projekten führen, doch die häufigsten Ursachen liegen im Bereich der Mitarbeiter und der Prozesse des Projekts.

Anstatt sich nur auf die technischen Aspekte zu konzentrieren, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Mitarbeiter bereit sind, den Wandel anzunehmen. Andernfalls könnten Sie am Ende eine robuste Plattform haben, die nicht ausreichend genutzt wird.

In Ihrer Position können Sie vielleicht klar erkennen, warum die Änderung notwendig ist. Es liegt jedoch in der Natur des Menschen, Veränderungen in Frage zu stellen oder sogar ganz abzulehnen – wundern Sie sich also nicht, wenn Sie diese Gefühle bei Ihren Mitarbeitern finden.

Das Ignorieren dieses Widerstands gegen Veränderungen kann zu:

  • Verzögerungen bei der Umsetzung
  • Qualitätsproblemen
  • Geringere Produktivität

Wir empfehlen, den Widerstand gegen Veränderungen frühzeitig anzugehen, indem wir den Mitarbeitern helfen, die Veränderungen zu verstehen und sich an sie anzupassen. An dieser Stelle kommt das organisatorische Änderungsmanagement ins Spiel.

Dazu gehört, dass die Art der Veränderung und der Grund dafür kommuniziert werden. Die gesamte Kommunikation sollte sich an einem Plan für das Veränderungsmanagement orientieren, der sich auf verschiedene organisatorische Bewertungen stützt.

Neben der Kommunikation gibt es noch viele andere Komponenten des Veränderungsmanagements, über die Sie in unserem Beitrag Was ist Veränderungsmanagement?

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Änderungsmanagementplan umfassend ist, können Sie viele Projektrisiken abmildern.

Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe

Eine ERP-Software-Implementierung ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Geschäftsprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Welche Arbeitsabläufe frustrieren Ihre Mitarbeiter und behindern ihre Produktivität?

Ineffiziente Prozesse sollten nicht automatisiert werden, ohne sie vorher zu verbessern. Beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu kartieren und dabei zu skizzieren, wie Informationen von einer Abteilung zur nächsten gelangen und welche Ressourcen erforderlich sind, um diese Bewegung zu erleichtern. Ermitteln Sie dann, wo es Probleme gibt, und entwerfen Sie einen optimierten zukünftigen Zustand.

Ihr zukünftiger Zustand sollte jedoch nicht zu detailliert sein, da Sie die feineren Details auf der Grundlage der besten Praktiken innerhalb der Software, für die Sie sich letztendlich entscheiden, festlegen sollten.

Auch wenn der Aufwand hoch ist, ist es dennoch wichtig, vor der Softwareauswahl ein Reengineering oder eine Verbesserung der Geschäftsprozesse durchzuführen, da Sie in der Lage sein müssen, Lösungen auf der Grundlage Ihres zukünftigen Zustands zu bewerten. Dies verringert das Risiko, dass Sie kostspielige, arbeitsintensive Anpassungen vornehmen müssen, um die implementierte Lösung für Sie nutzbar zu machen.

Vorbereitungen für die Datenmigration

Die Datenmigration ist ein entscheidender Schritt bei Ihrer ERP-Einführung. Auch wenn Sie nicht alle Daten auf die neue Plattform übertragen müssen, sollten Sie sicherstellen, dass die Daten, die Sie übertragen, sauber, zuverlässig und verwertbar sind.

Mit anderen Worten: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute mit der Vorbereitung dieses Prozesses. Sobald Sie wissen, für welche ERP-Softwareanwendung Sie sich entscheiden werden, ist es an der Zeit, die Grundlagen für die Datenmigration zu schaffen.

Die meisten Unternehmer werden feststellen, dass ihre Altdaten noch lange nicht für die Migration bereit sind. In der Regel sind sie über mehrere Standorte verteilt, wo sie in unterschiedlichen Strukturen und Formaten gespeichert sind.

Wir empfehlen, eine Datenstrategie zu entwickeln, die festlegt, wie Sie die derzeit in Ihrem Unternehmen vorhandenen Daten verwalten werden. Wie werden Sie die Daten bereinigen, um Duplikate und andere Qualitätsprobleme zu beseitigen? Welche Nomenklatur werden Sie verwenden, um Elemente, Elementbeschreibungen und Maßeinheiten zu definieren?

Beantworten Sie diese Fragen gemeinsam, wobei Sie darauf achten sollten, dass die vier wichtigsten Interessengruppen einbezogen werden:

  • Dateneigentümer
  • Das Funktionsteam
  • Das Datenmigrationsteam
  • Das ERP-Projektteam

Die frühzeitige Entwicklung einer Datenmigrationsstrategie verringert das Risiko unzuverlässiger Daten. Die meisten Unternehmen verfolgen ERP-Projekte mit dem Ziel, einen besseren Einblick in die Daten zu erhalten, daher sind unzuverlässige Daten ein Risiko, das es zu minimieren gilt.

Seien Sie vorsichtig mit Anpassungen

Software-Anpassungen können Ihr Projekt mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand belasten. In der Tat neigen Anpassungen dazu, einen Schneeballeffekt zu erzeugen. Wenn Sie erst einmal eine Anpassung vorgenommen haben, kann es schwierig sein, zu wissen, wo Sie aufhören sollen.

Im Idealfall sollten Sie Anpassungen ganz vermeiden, aber wenn Sie auf eine Änderungsanforderung reagieren müssen, sollten Sie sie nur dann genehmigen, wenn sie einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellt.

Wie können Sie diese Entscheidungen treffen? Die Einführung einer starken Projekt-Governance bildet die Grundlage für die Beantwortung von Änderungsanfragen, unabhängig davon, ob es sich um Anpassungen oder einfache Konfigurationen handelt.

Technologieorientierte Projekte sind von Natur aus riskant

Bei technologieorientierten Projekten geht es darum, ein neues System so schnell wie möglich zu implementieren, wobei das Hauptziel darin besteht, veraltete Technologie zu ersetzen. Geschäftsorientierte Projekte hingegen konzentrieren sich darauf, Menschen und Prozesse mit der neuen Technologie in Einklang zu bringen, wobei das Hauptziel geschäftsbezogen ist. Raten Sie, welche Art von Projekt weniger riskant ist.

Unsere ERP-Berater können Ihnen helfen, geschäftsbezogene Ziele für Ihr Technologieprojekt festzulegen. Fordern Sie unten ein kostenloses Beratungsgespräch an, um den ersten Schritt zur Risikominderung zu tun.

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Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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