Mehrfach vorhandene Datensätze, die sich in Datensümpfen ansammeln, verursachen nicht nur auf der reibungslosen Reise ins DigiTAL Probleme. Vor allem führen sie – abgesehen von der schlechten Datenqualität – zu Produktivitätsverlusten im gesamten Unternehmen. Eine große Anzahl von doppelten Leads, Kontakten und Geschäftskonten könnte beispielsweise dazu führen, dass dieselben Marketingmaterialien mehrmals an denselben Kontakt gesendet werden. Die Wahrscheinlichkeit von Duplikaten nimmt jedes Mal erheblich zu, wenn Sie dem System eine große Menge neuer Datensätze hinzufügen. Um diese Probleme zu lösen, bietet Haufe X360 (ehemals lexbizz) mit der Dublettenprüfung Möglichkeiten zur Beseitigung von doppelten Datensätzen.
Der doppelte Datensumpf: Die Dublettenprüfung in Haufe X360 (lexbizz)
Beispielfall aus der Praxis
Daniel Diel ist Vertriebsmitarbeiter bei einem Online-Handel für Werkzeuge. Er ruft einen langjährigen Bestandskunden an und möchte ihm ein Angebot unterbreiten. Er sieht sich aber plötzlich mit einem genervten Kunden konfrontiert, da dieser sich erst einmal seinem Ärger darüber Luft machen dass, dass er sämtliche Newsletter doppelt erhält. Selbstverständlich ist er dann nicht mehr in der Stimmung, um über ein Angebot zu reden.
Ist Ihnen das so oder so ähnlich bereits einmal passiert? Dann ist der Kontakt möglicherweise mehrfach im System vorhanden. Sie sollten Ihre Datensätze daher regelmäßig auf Dubletten prüfen sowie einen Check durchführen, wenn Sie eine große Menge neuer Leads in das System importiert haben.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe der Dublettenprüfung doppelte Datensätze in Haufe X360 identifizieren.
Die Dublettenprüfung in Haufe X360 ERP
Wenn ein neuer Lead, Kontakt oder ein Geschäftskonto im System erstellt wird, kann Haufe X360 ERP den neu erstellten Datensatz bei der Eingabe (wenn der Datensatz zum ersten Mal gespeichert wird) oder auf Anfrage des Benutzers auf Duplikate überprüfen.
Datensätze können auf Duplikate geprüft werden, wenn die folgenden Einrichtungsaufgaben im System durchgeführt wurden:
- Die Funktion Lead-/Kontakt Dublettenprüfung ist im Formular Funktionen aktivieren/deaktivieren (CS100000) aktiviert.
- Auf der Registerkarte Einstellungen Dublettenprüfung des Screens Einstellungen Kundenmanagement (CR101000) wurden Standardregeln für die Dublettenprüfung für jede Art von Datensätzen (Leads, Kontakte und Geschäftskonten) definiert. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Regeln für die Dublettenprüfung für Leads, Kontakte und Geschäftskonten.
- Zusätzliche Einstellungen für die Gültigkeitsprüfung von Duplikaten sollten ebenfalls im Formular Voreinstellungen für die Kundenverwaltung angegeben werden. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Zusätzliche Einstellungen für die Dublettenprüfung.
- Die Berechnung der Grammzahlen, die für die Berechnung der Validierungsbewertungen verwendet werden, wurde für jeden Kontakt-, Lead- oder Geschäftskontodatensatz im Formular Validierungswert berechnen (CR503400) durchgeführt.
Nachdem die Einrichtungsaufgaben durchgeführt wurden, können die Benutzenden die Datensätze auf Duplikate überprüfen. Sie können doppelte Datensätze zu einem einzigen Datensatz zusammenführen, indem sie die Informationen im Zieldatensatz aktualisieren und den doppelten Datensatz schließen. Optional können Benutzende die zugehörigen Leads, Kontakte und Geschäftskonten verknüpfen. Im Ergebnis sind die Leads, Kontakte und Geschäftskonten im System frei von Duplikaten, was die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht, die nun mit konsistenten und zuverlässigen Daten arbeiten können.
Regeln zur Validierung von Duplikaten bei Leads, Kontakten und Geschäftskonten
Lead-, Kontakt- und Geschäftskontodatensätze haben dieselben internen Felder, die die Kontakt- und Adresseinstellungen einer Person oder eines Unternehmens enthalten. Mithilfe der Einstellungen auf der Registerkarte Einstellungen Dublettenprüfung im Screen Einstellungen Kundenmanagement (CR101000) können Sie die Regeln Ihres Unternehmens für die Dublettenprüfung festlegen. Sie können die Felder nach Ihren Kriterien auswählen, z. B. können Sie nur E-Mail-Adressen vergleichen oder mehrere Einstellungen wie E-Mail-Adressen, Nachnamen und Firmennamen vergleichen.
Auf der Registerkarte Einstellungen Dublettenprüfung legen Sie fest, wie die Dublettenprüfung durchgeführt wird. Der untere Teil dieser Registerkarte enthält drei Registerkarten, auf denen Sie verschiedene Regeln für die Dublettenprüfung angeben können. Während der Dublettenprüfung führt das System folgende Schritte durch:
- Es gleicht Leads mit anderen Leads, Kontakten und Geschäftskonten gemäß den auf der Registerkarte Prüfungsregeln für Lead- und Kontaktvalidierung festgelegten Regeln ab.
- Es vergleicht Kontakte mit anderen Kontakten und Leads auf der Grundlage der auf der Registerkarte Prüfungsregeln für Lead- und Geschäftspartnervalidierung angegebenen Regeln.
- Vergleicht Geschäftskonten mit anderen Geschäftskonten auf der Grundlage der auf der Registerkarte Validierungsregeln für Geschäftspartner angegebenen Regeln.
Sie können die folgenden Elemente auf der Registerkarte verwenden (die den im Screenshot beschrifteten Elementen entsprechen):
- Registerkarte Prüfungsregeln für Lead- und Kontaktvalidierung: Hier können Sie Einstellungen (übereinstimmende Felder, Bewertungsgewichte und Transformationsregeln) für die Lead- und Kontaktvalidierung festlegen.
- Spalte Prüfungsfeld: In dieser Spalte können Sie jedes Feld angeben, dessen Werte das System während des Validierungsprozesses vergleichen wird.
- Spalte Punkte-Gewichtung: Die hier angegebene Punktzahlgewichtung gibt an, welchen Anteil das Feld an der Gesamtpunktzahl für die Validierung hat, wenn zwei Werte übereinstimmen. Die Gesamtüberprüfungsbewertung eines Paares verglichener Datensätze wird als Summe der Gewichtungen der Felder berechnet, deren Werte übereinstimmen. Bei Verwendung der Regeln, die in dem im Screenshot gezeigten Beispiel angegeben sind, wird bei Übereinstimmung von E-Mail-Adressen die Gewichtung 1,5 und bei Übereinstimmung von E-Mail-Adressen und Nachnamen die Gewichtung 3,5 hinzugefügt.
- Spalte Umwandlungsregel: Für jedes aufgelistete Feld enthält diese Spalte eine der folgenden Optionen, die die Regel angeben, die das System zur Umwandlung der übereinstimmenden Feldwerte vor dem Vergleich verwendet:
- Keine: Es werden keine zusätzlichen Regeln angewendet; die gesamten Werte werden so verglichen, wie sie sind.
- Wörter trennen: Das System vergleicht die einzelnen Wörter, aus denen die beiden Werte bestehen.
- Domänenname: Das System vergleicht den entsprechenden Domänennamen, z. B. domain.com. Bei einer E-Mail-Adresse oder einer URL (dem Webfeld) verwendet das System den Domänenteil der Adresse. Wenn die E-Mail-Adresse z. B. email@example.com lautet, wird nur example.com zum Vergleich herangezogen.
- Feld Prüfungstoleranzen für Lead- und Kontaktvalidierung (Übersichtsbereich der Registerkarte): Hier können Sie den Schwellenwert angeben, der verwendet wird, um festzustellen, ob es sich bei den verglichenen Datensätzen um mögliche Duplikate handelt.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder interessieren Sie sich für Haufe X360 (ehemals lexbizz)? Treffen Sie sich doch einfach auf einen (virtuellen) Kaffee mit uns und lassen Sie sich individuell beraten.
