Wer einen Lieferservice anbietet, muss auch entsprechend die Frachtpreise berechnen, die er seiner Kundschaft in Rechnung stellt. Der Frachtpreis hängt in der Regel von einer ganzen Reihe von Faktoren ab. Dazu gehören beispielsweise Versandtarife von Drittanbietern, deren Dienste das Unternehmen in Anspruch nimmt, die Versandregionen, das Gewicht oder Volumen der Waren und der Gesamtbetrag der jeweiligen Bestellung. Die Frachtberechnung in Haufe X360 (ehemals lexbizz) zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag
Frachtberechnung in Haufe X360 (ehemals lexbizz)
In Haufe X360 (ehemals lexbizz) können Sie das System so konfigurieren, dass sich der Frachtpreis automatisch auf einem Verkaufsdokument berechnet. Alternativ lassen sich die Frachtpreise für jedes Dokument manuell eingeben. Ist die automatische Frachtberechnung eingestellt, können Nutzende den automatisch berechneten Frachtpreis für einen Kundenauftrag immer noch überschreiben. Konkrete Details zur Berechnung von Frachtkosten und -preisen in Haufe X360 (ehemals lexbizz) erfahren Sie nachfolgend.
Konfiguration der automatischen Frachtkostenberechnung
Wenn Sie die Frachtkosten und Preis für bestimmte Auftragsarten automatisch berechnen lassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Automatische Frachtberechnung aktivieren
Sie aktivieren die automatische Frachtberechnung für jede anwendbare Auftragsart, indem Sie das Kontrollkästchen „Frachtkosten ermitteln“ in der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ des Screens Auftragsarten (SO201000) auswählen. Bei Kundenaufträgen dieser Art gilt diese Einstellung nur für ausgehende Sendungen mit dem Vorgang Fehler, das heißt nur für Sendungen, die an Ihre Kundschaft versendet werden.
2. Fracht bei Retouren berechnen
Für eingehende Sendungen, die über einen lokalen Spediteur versendet werden, können Sie festlegen, dass die Frachtkosten berechnet und auf diese Sendungen angewendet werden müssen, indem Sie das Kontrollkästchen Fracht bei Retouren berechnen für den entsprechenden Versandcode im Screen Versandarten (CS207500) aktivieren.
3. Versandeinstellungen festlegen
Sie erstellen die Versandeinstellungen für jede Versandmethode mithilfe des Screens Versandarten (CS207500). Die konkreten Versandeinstellungen hängen vom jeweiligen Spediteur ab. Gerne unterstützen wir Sie bei der richtigen Konfiguration der jeweiligen Einstellung.
4. Lieferbedingungen festlegen
Mit dem Screen Lieferbedingungen (CS208000) legen Sie die Bedingungen für einen Versand fest, die das System zur Berechnung des Frachtpreises in Abhängigkeit von der Bestellmenge verwendet.
Einzelheiten hierzu finden Sie im Folgenden unter Frachtpreisberechnung.
Frachtpreisberechnung
Der in einem Kundenauftrag angegebene Versandcode bestimmt die Frachtkosten. Zur Berechnung des Frachtpreises verwendet das System entweder Standardversandbedingungen, die für einen Kunden auf dem Screen Kunden (AR303000) angegeben werden können, oder Lieferbedingungen, die Sie manuell für den konkreten Kundenauftrag vorgeben. Der Frachtpreis kann Versicherungen, Bearbeitungsgebühren oder andere Gebühren enthalten.
Um Bestellungen attraktiver zu machen, können Sie die Versandbedingungen so konfigurieren, dass bei Bestellungen über einem bestimmten Wert, keine Frachtkosten anfallen. Mit dem Screen Lieferbedingungen (CS208000) können Sie Bestellwertgrenzen und spezifische Nachlässe auf Basis der bestellten Menge festlegen.
Frachtinformationen auf Verkaufsbelegen
Der Kundenauftrag ist der erste Verkaufsbeleg, der die Frachtinformationen enthält. Wenn der Verkaufsprozess in Ihrem Unternehmen auch den Versand umfasst, können Sie die Frachtinformationen in dem Reiter „Versand“ bearbeiten.
Eine Rechnung zu einem Kundenauftrag kann den Frachtpreis enthalten, der aus dem Kundenauftrag oder der Sendung übernommen wurde. Für jede Versandbedingung können Sie festlegen, welches Dokument die Versandinformationen bereitstellt – ein Kundenauftrag oder der Sendung -, indem Sie die entsprechende Option im Dropdown „Frachtpreis in Rechnung stellen basierend auf“ im Screen Lieferbedingungen (CS208000) auswählen.
Den Wert im Feld „Frachtpreis in Rechnung stellen basierend auf“ können Sie für die Versandbedingungen nicht mehr ändern, nachdem ein Auftrag mit den Versandbedingungen erstellt wurde.
Wenn der Frachtpreis bei der Eingabe des Kundenauftrags festgelegt werden kann, können Sie das Feld „Kundenauftrag“ auswählen. Somit beeinflussen Änderungen der Frachtinformationen den Frachtpreis auf der Rechnung für den Kundenauftrag nicht. Wenn der Frachtpreis stattdessen beim Versand festgelegt werden soll, können Sie „Sendung“ als Basisdokument für den Frachtpreis auswählen.
Frachtkosten für integrierte Transporteure
Bestimmte Spediteure wie UPS oder FedEx ermöglichen den direkten Zugriff auf ihre automatisierten Systeme, um ihrer Kundschaft Echtzeitinformationen über ihre Tarife zu liefern. In Haufe X360 können Sie die Integration mit diesen Spediteuren so einstellen, dass sie als integrierte Spediteure bezeichnet werden. Für weitere Informationen und Unterstützung hierzu stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Bei integrierten Spediteuren werden die Frachtkosten vonseiten der Spediteure auf der Grundlage der angegebenen Versandeinstellungen sowie der Abmessungen und Gewichte der Pakete berechnet. Die Berechnung des vollen Frachtbetrages einer Sendung basiert auf den Preisen der Spediteure und der für die Sendungen eingestellten Versandbedingungen.
Sie können die von verschiedenen Spediteuren angebotenen Frachtbeträge mit Hilfe des Dialogfelds „Günstigsten Frachttarif finden“ vergleichen. Diese können Sie über den Screen Kundenaufträge (SO301000) durch Klicken auf die Schaltfläche „Günstigsten Frachttarif finden“ auf der Registerkarte „Versand“ öffnen. Hier lassen sich die angebotenen Frachttarife von allen integrierten Spediteuren einsehen und der Spediteur mit dem niedrigsten Frachtbetrag auswählen.
Der Frachtpreis, den Sie der Kundschaft für die Lieferung durch den Spediteur in Rechnung stellen, wird als Summe aus dem Rechnungsbetrag für diese Lieferung, dem Frachtpreis gemäß den Versandbedingungen und dem Premium-Frachtpreis berechnet.
Frachtkosten für lokale Spediteure
Wenn Sie die Waren für einen Kundenauftrag über einen lokalen Spediteur versenden, schätzt das System die Frachtkosten auf der Grundlage der Tarife, die durch den im Screen Versandarten (CS207500) angegebenen Versandcodes definiert sind. Die Tarife für jeden Versandcode eines lokalen Spediteurs können Sie über die Registerkarte „Fracht“ des Screens Versandarten (CS207500) eingeben. Haben Sie Fragen zur Erstellung der Versandarten oder benötigen Sie Unterstützung, sind wir gerne für Sie da. Die Anzahl der Dezimalstellen für die Frachtpreise wird durch den Wert im Feld „Dezimalstellen Preis/Kosten“ im Screen Firmen (CS101500) festgelegt
Der Screen „Firmen“
Wenn ein Nutzender einen Kundenauftrag eingibt, der von einem lokalen Spediteur versandt werden soll, schätzt das System die Frachtkosten für den Auftrag auf der Grundlage des Versandcodes. Dabei wird der vordefinierte Tarif als Grundlage genutzt, die Sie für den Spediteur festgelegt haben. Das Gewicht jeder Bestellung wird automatisch in der gleichen Gewichtsstückliste berechnet, die im Feld Gewichtseinheit auf dem Screen Firmen (CS101500) angegeben ist.
Zu den Einzelheiten hinsichtlich der Einrichtung der Gewichtsberechnung eines Kundenauftrags helfen wir Ihnen gerne auf Anfrage weiter.
Die Währung der Fracht ist standardmäßig die Basiswährung.
Die Tarife werden für Versandregionen auf der Grundlage des Gewichts der gesamten Sendung und optional des Volumens festgelegt. Das Gewicht eines Auftrags vergleicht Haufe X360 mit bestimmten Grenzwerten. Der erste Grenzwert, der kleiner als das Auftragsgewicht ist, bestimmt den Frachttarif.
Das System berechnet die Frachtkosten auf der Grundlage der Berechnungsmethode, die Sie im Screen Versandarten für den Spediteur auswählen.
Dabei entspricht der Frachttarif dem Tarif, der für einen bestimmten Gewichts- und Volumenbereich in der Registerkarte „Fracht“ in der Versandart definiert ist.
Der Screen „Versandarten“
Manuelle Eingabe von Frachtbeträgen Sie können das System so konfigurieren, dass Nutzende die Frachtkosten, den Frachtpreis oder beides manuell in einem Kundenauftrag oder einer Sendung eingeben können. Um die Möglichkeit der manuellen Eingabe einzurichten, wählen Sie auf der Registerkarte „Details“ im Screen Versandarten (CS207500) für den Versandcode eines lokalen Spediteurs im Feld „Berechnungsart“ die Option „Manuell“.
Nun lassen sich die Frachtkosten manuell im Feld „Frachtkosten“ auf der Registerkarte „Gesamt“ im Screen Kundenaufträge (SO301000) angeben.
Alternativ zum Anlegen eines Versandcodes können Sie einen Frachtpreis manuell in einen Kundenauftrag oder einen Transport eingeben. Das System behält den manuell eingegebenen Frachtpreis bei und berechnet den Preis nicht neu, wenn Sie eine der Auftragszeilen ändern. Um den Frachtpreis manuell für die jeweilige Belegart einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.
- Kundenauftrag: Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Gesamt“ des Screens Kundenaufträge (SO301000) das Kontrollkästchen „Frachtpreis überschreiben“, und geben Sie im Feld „Frachtpreis“ den Frachtpreis für diesen Kundenauftrag ein.
- Lieferungen: Auf der Registerkarte „Versand“ des Screens Lieferung (SO302000) klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Frachtpreis überschreiben“, und geben Sie im Feld „Frachtkosten“ den Frachtpreis für diese Sendung ein.
Frachtbetrag bei Teillieferungen
Sie können einen Kundenauftrag generell auch durch mehrere Sendungen erfüllen. Dafür muss im Screen Kundenaufträge (SO301000) auf der Registerkarte „Versand“ im Feld „Versandregel“ die Option „Lieferrückstand erlaubt“ ausgewählt sein. Bei mehreren Sendungen können Sie festlegen, wie Haufe X360 den Frachtbetrag auf die einzelnen Sendungen aufteilt. Wählen Sie dafür im Feld „Frachtkostenaufteilung bei Teilversand“ auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ im Formular Einstellungen Kundenaufträge (SO101000) eine der folgenden Optionen:
- „Frachtkosten bei Erstlieferung“, um den vollen Frachtbetrag der ersten Lieferung der Bestellung zuzuordnen.
- „proport. Aufteilung“, um den Frachtbetrag proportional zu den Beträgen der Teillieferungen auf die Sendungen zu verteilen.
Anpassung des Frachtpreises
Wenn Sie zusätzliche Konditionen in Rechnung stellen möchten, z.B. extreme Zerbrechlichkeit oder ungewöhnliche Verpackungsmaße, können Sie einen zusätzlichen Frachtpreis eingeben. Dieser wird dann im System zur Auftragssumme hinzurechnet. Der Zusatzfrachtpreis kann für einen Kundenauftrag als Pauschalbetrag auf der Registerkarte „Gesamt“ des Formulars Kundenaufträge (SO301000) angegeben.
Manchmal werden die tatsächlichen Fracht- und Bearbeitungskosten erst bekannt, wenn alle Sendungen abgeschlossen sind. Der Spediteur teilt dann die tatsächlichen Versandkosten für alle Pakete mit. Oft ist die Wahrscheinlichkeit einer Änderung bei lokalen Spediteuren etwas größer, da die verwendeten Tarife veraltet sein können. Integrierte Spediteure stellen in der Regel Echtzeittarife zum Zeitpunkt des Versands bereit.
Hinweis: Der Gesamtbetrag des Auftrags muss nach der Anpassung des Zusatzfrachtpreises größer oder mindestens gleich Null sein – andernfalls kann die Rechnung nicht freigegeben werden.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder Interessieren Sie sich für Haufe X360 (ehemals lexbizz)? Treffen Sie sich doch einfach auf einen (virtuellen) Kaffee mit uns und lassen Sie sich individuell beraten.
