In der vergangenen Woche haben Sie wahrscheinlich Ihre Aufgaben neu priorisiert, Ihren Kalender umgestellt und vielleicht sogar Überstunden gemacht, um etwas zu erledigen. Damit sind Sie nicht allein. Jüngsten Untersuchungen zufolge arbeiten 87 % der Wissensarbeiter im Vergleich zum Vorjahr jeden Tag zwei Stunden später. Dennoch wird jede Woche mehr als ein Viertel der Termine nicht eingehalten. Jeden Tag jonglieren wir mit konkurrierenden Anforderungen an unsere Zeit und erleben dadurch mehr Chaos als Klarheit.
Zum Glück gibt es eine Lösung: Zeitblocker.
Hier ist der Grund, warum Sie mit Zeitblockern arbeiten sollten!
Mit Zeitblocker können Sie die Kontrolle über Ihren Kalender zurückgewinnen, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Die Zeitblockierung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufmerksamkeit mit Ihren Absichten in Einklang zu bringen, sodass Sie immer der richtigen Arbeit zur richtigen Zeit den Vorrang geben. Mit Zeitmanagement-Vorlagen können Sie auch Zeit für Ihre persönliche Zeit, Ausfallzeiten, Mittagessen und andere wichtige Dinge einplanen, die in unserer „Always-on“-Arbeitswelt oft zu kurz kommen.
Was sind Zeitblocker?
Die Arbeit mit Zeitblockern ist eine Zeitmanagementstrategie, bei der Sie jeden Teil – und wir meinen jeden Teil – Ihres Tages einplanen. Bei der Zeitblockierung unterteilen Sie die Arbeitswoche effektiv in mundgerechte Zeitfenster, in denen Sie Ihre E-Mails abrufen, an Projekten arbeiten, eine Pause einlegen oder sogar Sport treiben.
Wie die meisten Zeitmanagement-Strategien ist auch die Zeiteinteilung eine Möglichkeit, Ihren Tag neu zu gestalten und ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wohin Ihre Zeit tatsächlich fließt. Laut dem Anatomy of Work Index gaben 71 % der Wissensarbeiter an, sich im Jahr 2020 mindestens einmal ausgebrannt zu fühlen. Darüber hinaus gaben 32 % dieser Personen an, dass der Hauptgrund für ihr Burnout darin besteht, dass sie nicht in der Lage sind, abzuschalten oder abzuschalten. Wenn Sie Arbeitsblöcke einplanen, können Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie Ihre wichtigen Aufgaben erledigen, sondern auch, dass Sie sich Zeit für Ruhe und Selbstfürsorge nehmen.
So funktionieren Zeitblocker
Um einen Zeitblock zu erstellen, gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und planen einen Zeitblock für die Bearbeitung dieser Aufgaben. Es gibt zwei wesentliche Grundlagen der Zeitblockierung:
- Die visuelle Planung von Zeitblöcken in Ihrem Kalender, damit Ihre Arbeit nicht unterbrochen oder überplant werden kann.
- Gruppierung gleichartiger Aufgaben in einem konzentrierten Zeitblock.
Sie könnten zum Beispiel damit beginnen, um 9 Uhr morgens einen einstündigen Zeitblock für die Beantwortung von E-Mails einzurichten. Dann legen Sie einen Zeitblock von 10 Uhr bis 11:30 Uhr an, um an Ihrem Hauptprojekt für den Tag zu arbeiten, z. B. an der Überprüfung und Fertigstellung einer Präsentation. Um 11:30 Uhr legen Sie einen weiteren einstündigen Zeitblock für das Mittagessen an – und so weiter.
Indem Sie Ihren Kalender mit Zeitblöcken versehen, legen Sie nicht nur Zeitabschnitte für wichtige Arbeiten wie die Beantwortung von E-Mails oder die Erledigung von Aufgaben fest, sondern reduzieren auch das Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten. Wie oft holen Sie zwischen den Aufgaben E-Mails nach und versuchen, ein größeres Projekt zwischen anderen Aufgaben in Angriff zu nehmen? Mit der Zeitblockierung können Sie stattdessen bestimmte Zeiten für wichtige Aufgaben festlegen, sodass Sie sich effektiv auf Ihre wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
Zeitblocker vs. Timeboxing
Timeboxing ist eine weitere hilfreiche Zeitmanagementstrategie, die jedoch etwas anders funktioniert als die Arbeit mit Zeitblockern. Der Unterschied ist folgendermaßen:
Bei der Erstellung eines Zeitblocks weisen Sie einer Reihe von Aufgaben einen Zeitblock zu, z. B. dem Abrufen Ihrer E-Mails, Kundengesprächen oder dem Schreiben.
Bei der Erstellung eines Zeitkastens weisen Sie jeder Aufgabe einen eigenen „Kasten“ mit Start- und Endzeiten für jede Aufgabe zu.
Wenn Sie sich einen Kalender mit Zeitblöcken ansehen, sehen Sie große Zeitblöcke für gebündelte Aufgaben. So könnten Sie beispielsweise einen Block von 15:00 bis 16:30 Uhr für die „Überprüfung des Design-Feedbacks“ für mehrere von Ihnen erstellte Designs einplanen. Bei einem Kalender mit Zeitfenstern hingegen sind die einzelnen Aufgaben zeitlich festgelegt. So könnte eine Aufgabe von 15:00 bis 15:15 Uhr lauten: „Design-Feedback zum Facebook-Banner überprüfen“, eine andere Aufgabe von 15:15 bis 15:30 Uhr: „Homepage-Bild auf Grundlage des Design-Feedbacks überarbeiten“ usw.
Timeboxing in Ihrem Kalender kann besonders hilfreich sein, wenn Sie Ihre Arbeit innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens erledigen müssen oder wenn Sie häufig mit Perfektionismus zu kämpfen haben und Ihre Produktivität steigern möchten.
Zeitblocker vs. Aufgabenstapelung
Die Aufgabenstapelung ist ein Element der Zeitblocker. Beim Stapeln von Aufgaben werden ähnliche Aufgaben gesammelt und miteinander verbunden, so dass sie auf einmal bearbeitet werden können. Diese Aufgaben nehmen oft mehr Zeit in Anspruch, als wir denken, aber weil sie so schnell zu erledigen sind, verfolgen wir nicht, wie viel Zeit wir für sie aufwenden. Die Aufgabenstapelung kann Ihnen dabei helfen, die Zeit zu reduzieren, die Sie mit Einzelaufgaben und Ad-hoc-Arbeit verbringen. Stattdessen ermutigt Sie die Aufgabenzusammenstellung dazu, sich bewusst zu überlegen, wohin Ihre Zeit und Aufmerksamkeit fließt.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verwalten den Kalender für die sozialen Medien Ihres Unternehmens. Jeden Montag müssen Sie die Beiträge der Woche sortieren, eine Zusammenfassung der Beiträge der vergangenen Woche veröffentlichen und sich mit dem Designteam abstimmen, um sicherzustellen, dass die Arbeit für die nächste Woche im Zeitplan liegt. Normalerweise erledigen Sie diese Aufgaben, wann immer Sie können, und sie sind meist über den Tag verteilt.
Wenn Sie diese drei Aufgaben zusammen erledigen, sind Sie produktiver und können sich besser auf die Arbeit des Tages konzentrieren. Der letzte Schritt besteht darin, diese Arbeit in Ihrem Kalender zu planen, der dann zu einem Zeitblock wird.
Zeitblocker vs. Zeiterfassung
Unter Zeiterfassung versteht man die Aufzeichnung der Zeit, die Sie für ein Projekt aufwenden – in der Regel zu Abrechnungszwecken. In der Regel ist die Zeiterfassung eher eine Geschäftsfunktion als eine Zeitmanagementstrategie. Die Zeiterfassung ist für Teams und Organisationen wie Kreativagenturen, Anwaltskanzleien und Teams mit Freiberuflern oder Vertragsarbeitern üblich, die ihre Leistungen nach Zeitaufwand abrechnen. Wenn Sie mit der Zeiterfassung beginnen möchten, gibt es viele großartige Tools und Integrationen, die Ihnen bei der Zeiterfassung helfen.
Zeitblöcke können bei der Zeiterfassung hilfreich sein, da sie Ihnen einen klaren Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit Sie für jede Initiative aufgewendet haben – stellen Sie nur sicher, dass Sie sich an Ihre Zeitblöcke halten oder sie aktualisieren, wenn sich etwas ändert.
Tipp der Digital-Weber: Projektbasierte Zeiterfassung können Sie mit POPLIN machen. POPLIN macht ihre Projekte erfoglreicher und bietet unter anderem die Funktion der Zeiterfassung an.
Wer sollte Zeitblocker ausprobieren?
Zeitblocker ist nicht effektiv, wenn Ihr Kalender hauptsächlich mit Meetings gefüllt ist. Wenn Sie jedoch häufig freie Zeit in Ihrem Kalender haben, können Sie diese Strategie nutzen, um Ihre Aufmerksamkeit und Konzentration besser zu steuern. Wie das Parkinsonsche Gesetz besagt, „dehnt sich die Arbeit so aus, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt“ – die Zeitblockierung ist also eine gute Möglichkeit, die Kontrolle über Ihren Kalender zurückzugewinnen und die Arbeit bewusst zu planen.
Zeitblockierung ist besonders nützlich, wenn:
- Sie häufig versuchen, Multitasking zu betreiben
- Sie Hilfe brauchen, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen zu reduzieren
- Sie bewusst mit Ihrer Zeit und Energie bei der Arbeit umgehen möchten
- Sie ein klareres Gefühl dafür brauchen, wohin Ihre Zeit jeden Tag fließt
- Sie kämpfen mit Überarbeitung
Betrachten Sie jeden Block als einen ununterbrochenen Arbeitsabschnitt, in dem Sie wichtige Projekte in Angriff nehmen und sich in die Arbeit vertiefen können.
Was ist Deep Work?
Der Begriff „Deep Work“ wurde von Cal Newport geprägt, einem der größten modernen Befürworter des Zeitblockierens. Obwohl Zeitsperren im Laufe der Geschichte immer wieder verwendet wurden – Benjamin Franklin war einer der ersten, der sie einsetzte -, war Newport der erste, der Zeitsperren mit Deep Work im digitalen Zeitalter in Verbindung brachte. Laut Newport kann die Zeitsperre dabei helfen, große Blöcke ablenkungsfreier Zeit einzuplanen, in denen man tiefgründig und ohne Unterbrechung arbeiten kann.
7 Tipps, wie Sie noch heute mit dem Zeitblockern erfolgreicher werden
Die Zeiteinteilung ist in der Praxis einfach, aber es kann schwierig sein, sie umzusetzen und konsequent durchzuhalten. Mit diesen sieben Tipps können Sie Ihren Kalender in den Griff bekommen. Außerdem erhalten Sie Einblicke in die Fallstricke, auf die Sie in jeder Phase des Prozesses stoßen könnten.
Ermitteln Sie, was Sie an diesem Tag zu tun haben
Wie bei den meisten Zeitmanagementstrategien besteht der erste Schritt darin, herauszufinden, was Sie an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche tatsächlich zu erledigen haben. Falls Sie das noch nicht getan haben, sollten Sie sich darin üben, eine Aufgabenliste zu führen und zu aktualisieren, in der Sie alle wichtigen Aufgaben eintragen.
Denken Sie daran, dass Sie nicht nur wissen müssen, woran Sie arbeiten müssen, sondern auch, welche Prioritäten Sie setzen sollten. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, was Ihre wichtigsten Aufgaben sind, damit Sie sie an diesem Tag erledigen können. Idealerweise suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie Details und Kontext zu Ihrer Arbeit hinzufügen können, z. B. die Priorität einer bestimmten Aufgabe, wichtige Anhänge oder Dokumente, relevante Mitarbeiter und mehr.
Potenzieller Fallstrick:
Auch mit Zeitblockern kann es Tage geben, an denen Sie nicht alle Ihre Aufgaben erledigen können. Wenn Sie nicht wissen, welche Arbeit Sie priorisieren sollen, haben Sie kein klares Gefühl dafür, welche Aufgaben Sie heute erledigen müssen und welche Sie auf morgen verschieben können.
Finden Sie heraus, wann Sie am produktivsten sind
Wenn Sie einen Zeitblock erstellen, planen Sie einen bestimmten Zeitraum für die Erledigung von Aufgaben ein – sei es die Beantwortung von E-Mails, die Teilnahme an Besprechungen, die Erledigung von Aufgaben oder etwas anderes. Zeitblöcke sind an sich schon hilfreich, aber Sie können die Effektivität eines Zeitblocks erhöhen, indem Sie die Arbeit auf Ihre Produktivitätsvorlieben abstimmen.
Wenn Sie es noch nicht wissen, denken Sie darüber nach, wann Sie sich am produktivsten fühlen. Fühlen Sie sich am Morgen energiegeladen? Wenn ja, sollten Sie die Arbeit, die am meisten Energie erfordert – sei es konzentrierte Arbeit oder Besprechungen – vor dem Mittagessen einplanen. Fühlen Sie sich am frühen Nachmittag schläfrig? Planen Sie kleinere Aufgaben ein, z. B. die Beantwortung von E-Mails, damit Sie Ihre Produktivität aufrechterhalten können. Bekommen Sie am späten Nachmittag einen zweiten Wind? Heben Sie wichtige Aufgaben für diese Zeit auf, und achten Sie darauf, dass Sie so wenig wie möglich abgelenkt werden, was Ihren Arbeitsfluss unterbrechen könnte.
Potenzieller Fallstrick:
Nachdem Sie ein paar Tage lang Zeitblockaden durchgeführt haben, sollten Sie am Ende des Tages überprüfen, wie Sie sich fühlen. Fühlen Sie sich ausgelaugt? Wenn ja, haben Sie möglicherweise falsch eingeschätzt, wann Sie tagsüber am produktivsten sind. Versuchen Sie, Ihre Arbeitsblöcke umzuplanen, um zu sehen, ob das hilft.
Gruppensitzungen, wenn möglich
Besprechungen sind ein weiterer Ort, an dem Sie Ihre bevorzugten Produktivitätszeiten in die Praxis umsetzen können. Möglicherweise haben Sie über den Tag verstreute Meetings, die Ihre Produktivität beeinträchtigen könnten, auch bekannt als Schweizer-Käse-Zeitplan! Verstreute Besprechungen können Ihre Produktivität behindern und Ihren Tagesplan schwer durchschaubar machen. Anstatt Zeit für konzentriertes Arbeiten und Freizeit zu haben, werden Sie ständig von Meetings unterbrochen.
Genau wie Aufgaben können Sie auch Besprechungen zeitlich blockieren. Anstatt sie über den Tag zu verteilen, sollten Sie einen Block von Besprechungen anstreben, die relativ nah beieinander liegen – mit ein paar Pausen dazwischen, damit Sie sich ausruhen und auftanken können -, damit Sie mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten haben.
Potenzieller Fallstrick:
Es wird Fälle geben, in denen Besprechungen außerhalb Ihres idealen Zeitblocks angesetzt werden. Das ist nicht schlimm. Die Zeitblockierung ist eine Strategie, die Ihnen hilft, bewusst mit Ihrer Zeit umzugehen, aber sie wird nicht dafür sorgen, dass Ihr gesamter Tag in einen perfekten Zeitplan passt. Um mit der Zeitblockierung erfolgreich zu sein, sollten Sie versuchen, flexibel mit Ihrem Kalender umzugehen und Dinge umzuplanen, wenn es nötig ist.
Planen Sie Ihre Zeitblöcke
Sobald Sie wissen, wann Sie am produktivsten sind, und Sie die Möglichkeit hatten, Ihren Terminkalender zu planen, ist es an der Zeit, die restlichen Zeitblöcke zu planen und festzulegen. Überlegen Sie sich, welche Prioritäten Sie für den Tag haben, und planen Sie für jeden Aufgabenstapel in Ihrem Kalender eine bestimmte Zeit für die Konzentration ein. Es ist in Ordnung, wenn Sie mehr als einmal am Tag auf Aufgaben zurückkommen wollen – zum Beispiel könnten Sie zwei oder drei Zeitblöcke einplanen, um Nachrichten zu überprüfen und zu beantworten.
Potenzieller Fallstrick:
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Zeitblöcke so zu planen, dass Sie sie sehen und sich selbst an diese Verpflichtung halten können. Wenn jedoch die gesamte Zeit in Ihrem Kalender verplant ist, kann es für Teammitglieder schwierig sein, Besprechungen in letzter Minute zu planen oder Sie für wichtige Chats zu erreichen.
Um dies zu vermeiden, schlagen wir vor, jeden Zeitblock in Ihrem Kalender zu kennzeichnen. So könnten Sie zum Beispiel am Morgen eine „Konzentrationszeit“, in der Mittagspause eine „Persönliche Zeit“ und am Nachmittag einen „Nicht terminierten Arbeitsblock“ für vertiefte Arbeit einrichten. Wenn Sie klarstellen, welche Art von Zeitblock Sie eingeplant haben, fühlen sich die Teammitglieder eher in der Lage, bestimmte Blöcke bei Bedarf zu überplanen.
Blockieren Sie persönliche Zeit
Zeitblocker ist nicht nur eine Methode, um Ihre Arbeitsaufgaben zu planen – Sie sollten auch jeden Tag eine Auszeit einplanen. Genauso wie Sie Zeit für die Arbeit einplanen, können Sie auch für persönliche Aktivitäten einen Zeitblock einrichten, der Ihnen hilft, diese einzuhalten. Planen Sie nicht nur das Mittagessen ein, sondern gönnen Sie sich auch kurze Pausen für persönliche Dinge, alltägliche Aktivitäten oder andere tägliche Aufgaben, die Sie erledigen müssen, z. B. die Kinder von der Schule abholen oder am frühen Nachmittag trainieren.
Ein möglicher Fallstrick:
Nicht jeder persönliche Zeitblock muss einen Zweck haben. Überlegen Sie sich, ob Sie einen persönlichen Zeitblock offen lassen wollen, damit Sie vor Ort entscheiden können, ob Sie einen Spaziergang machen, die sozialen Medien checken, Ihre Wohnung aufräumen oder Ihre Mutter anrufen wollen. Ohne einen festen Zweck für diese persönliche Zeitspanne können Sie tun, was Ihnen in dieser Zeit am besten gefällt – es gibt keine falschen Antworten (wir werden es Ihrer Mutter nicht sagen).
Lassen Sie unerwartete Unterbrechungen oder Arbeiten zu
Die Zeitplanung scheitert, wenn Sie keinen Spielraum für Überraschungen in Ihrem Tag haben, z. B. unerwartete Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen, oder Besprechungen in letzter Minute, die während eines wichtigen Zeitblocks angesetzt werden. Sie wollen diese Situationen meistern, aber Sie wollen auch nicht, dass sie Ihren Tag völlig entgleisen lassen.
Wenn diese Situationen bei der Arbeit häufig auftreten, schlagen wir vor, einen Zeitblock am Nachmittag für flexible Zeit zu reservieren. Auf diese Weise haben Sie bereits einen Zeitblock für unerwartete Aufgaben. Oder Sie können die unterbrochene Arbeit in Ihren flexiblen Zeitblock am Nachmittag verschieben, wenn ein Zeitblock am Vormittag unterbrochen wird.
Potenzieller Fallstrick:
Vergewissern Sie sich, dass jede neue Aufgabe, die auftaucht, eine höhere Priorität hat als das, woran Sie gerade arbeiten. Oft fühlt sich unerwartete Arbeit dringend an, aber das bedeutet nicht, dass sie wichtiger ist als das, woran Sie ursprünglich gearbeitet haben. Denken Sie immer daran, welche Prioritäten Sie bei Ihrer Arbeit haben, und stellen Sie Ihren Zeitplan entsprechend um.
Planen Sie für verlorene Zeit
Auch der effektivste Zeitblocker wird im Laufe des Tages Zeit verlieren. Es ist unvermeidlich, dass Sie eine Slack-Nachricht oder eine E-Mail abrufen müssen, die hohe Priorität zu haben scheint. Vielleicht erhalten Sie einen Telefonanruf, den Sie annehmen müssen. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, werden Sie sicherlich von einem Mitbewohner, einem Kind oder einem Haustier abgelenkt. Das ist ganz normal und in Ordnung!
Überlegen Sie sich, ob Sie bestimmte Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit und andere für intensive Arbeit einplanen wollen. Wenn Sie Ihre E-Mails abrufen und Ihre täglichen Aufgaben erledigen, können Sie unterbrochen werden, ohne dass diese Ablenkung Sie zurückwirft. Wenn Sie jedoch einen Zeitblock für intensive Arbeit einplanen, sollten Sie alle Benachrichtigungen schlummern lassen und den Modus „Nicht stören“ einschalten.
Potenzieller Fallstrick:
Es kann eine Weile dauern, bis Sie die beste Strategie zur Minimierung von Ablenkungen herausgefunden haben. Passen Sie Ihre Zeitblöcke immer wieder an und ändern Sie sie nach Bedarf. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass Sie mit dieser Zeitmanagement-Technik weniger Zeit verlieren.
Nach Bedarf anpassen
Wie bei allen Zeitmanagementstrategien sollten Sie Ihre Zeitblöcke optimieren und anpassen, bis sie sich für Sie richtig anfühlen. Sie werden nicht gleich beim ersten Versuch einen perfekten Tag haben. Lassen Sie sich Zeit, und tun Sie, was sich richtig anfühlt. Denken Sie daran: Diese Strategie ist nur dann effektiv, wenn sie Ihren Zielen und Bedürfnissen entspricht – optimieren Sie also, was funktioniert, und verwerfen Sie alle Strategien, die Ihnen nicht helfen, produktiver zu sein.
Potenzieller Fallstrick:
Wenn Zeitblockierung nicht Ihr Stil ist, ist das auch in Ordnung. Versuchen Sie es mit einer anderen Zeitmanagementtechnik, z. B. Timeboxing, einer zielorientierten Zeitmanagementstrategie, bei der Sie jeder Aufgabe ein Anfangs- und Enddatum zuweisen.
Nächster Schritt: Entscheiden Sie, was Sie mit Ihrer zusätzlichen Zeit anfangen wollen
Das Blockieren von Zeit kann Ihnen helfen, bewusster mit Ihrer Zeit umzugehen. Indem Sie bestimmte Zeitblöcke für wichtige Arbeiten reservieren, können Sie sich auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit und Energie durch Multitasking und Aufschieberitis zu verlieren. Wie alle Zeitmanagement-Strategien ist auch das Blockieren von Zeit nur dann effektiv, wenn Sie genau wissen, was Sie bis wann tun müssen.
