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Keine Angst vor projektbasierter Zeiterfassung: Nutzen Sie die Vorteile!

Zeiterfassung ist das Thema, mit dem Unternehmen sich aufgrund der Rechtsprechung in diesem Jahr auseinandersetzen müssen. Schwierig, wenn klare Vorgaben fehlen – das ist doch nur eine zusätzliche administrative Bürde. Wirklich? Zeiterfassung bietet Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Mit den richtigen Tools verursacht Zeiterfassung außerdem keinen Aufwand.

Zwar bringt Zeiterfassung Herausforderungen mit sich (keine klaren Vorgaben, Unwillen der Mitarbeitenden), die Vorteile überwiegen aber deutlich. Unternehmen müssen jetzt die Chance ergreifen, Zeiterfassung zu etablieren. Damit gehen sie sicher durch Krisen – und haben den Schlüssel für mehr Produktivität und Effizienz.

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung bezeichnet ein Verfahren, mit dem die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfasst werden. Dazu werden in der Regel Zeitstempel erfasst, die dann ausgewertet und verarbeitet werden. Auf diese Weise können z.B. die Zeiten für einzelne Projekte oder Mitarbeitende ermittelt werden oder auch die gesamte Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten und Voraussetzungen, welche wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

FAQ zu Zeiterfassung

Die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben eine Pflicht zur Zeiterfassung begründet. Zwar fehlen noch allgemeingültige Vorgaben, jedoch ist festgelegt, dass die Zeiterfassung unter anderem revisionssicher sein muss.

Arbeitszeit muss nicht zwingend auf die Minute genau erfasst werden. In der Regel reicht die Angabe der Stundenanzahl, die ein Mitarbeitender gearbeitet hat. Die Erfassung der Arbeitszeit auf die Minute kann jedoch in Einzelfällen erforderlich sein, etwa wenn ein Arbeitnehmender bei einer bestimmten Tätigkeit bezahlt wird, bei der die genaue Arbeitszeit wichtig ist.

Ja. Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitszeit. Es ist eine Möglichkeit, die Arbeitnehmende aufzuzeichnen, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Arbeitsstunden pro Woche einhalten. Es kann auch dazu verwendet werden, sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihre Pausen und Urlaubstage einhalten.

Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf die Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters, während Zeiterfassung die Erfassung der Zeit in Bezug auf eine bestimmte Aktivität oder Aufgabe beinhaltet. Arbeitszeiterfassung ist ein Teil der Zeiterfassung und beinhaltet normalerweise die Erfassung der Ein- und Ausgangszeiten, die Erfassung der Pausenzeiten und die Erfassung von Überstunden. Zeiterfassung beinhaltet jedoch auch die Erfassung der Zeit, die für ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Aufgabe oder eine bestimmte Aktivität aufgewendet wird.

Personalzeiterfassung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen, verwalten und überwachen können. Es wird verwendet, um zu verfolgen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter täglich, wöchentlich oder monatlich gearbeitet hat, und um die Arbeitszeiten für die Abrechnung und die Verwaltung der Mitarbeiter zu verwalten. Personalzeiterfassung kann auch dazu verwendet werden, um Mehrarbeit und Überstunden zu vermeiden, indem Abweichungen von den normalen Arbeitsstunden erkannt und korrigiert werden.

Was ist Arbeitszeit?

Der Begriff der Arbeitszeit ist im Arbeitszeitgesetz definiert. §2 Absatz 2 beschreibt die „Arbeitszeit im Sinne dieses Gesetzes die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen; […]“. Explizit ausgenommen von der Arbeitszeit ist der Arbeitsweg, der als Obligationszeit gilt. Strittig ist im Übrigen auch, ob Umkleide- und Rüstzeiten zur vergütungspflichten Arbeitszeit gehören. Das BAG hat mit einem Urteil im Jahr 2016 die Einzelfallentscheidung gefällt, dass maximal 27 Minuten pro Arbeitszeit hierfür als Arbeitszeit anzurechnen sind. Eine eindeutige und allgemeingültige Regelung gibt es bislang jedoch nicht.

Die aktuelle Rechtsprechung

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) fällte am 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 ein Urteil, das durch den Eingriff der Gewerkschaft CCOO in die Deutsche Bank SAE ausgelöst wurde. Mit dem Urteil des EuGH wurde festgestellt, dass Mitgliedstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der von einem jeden Arbeitnehmender geleisteten täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Dieser Pflicht zur Zeiterfassung kam das BAG mit seinem Urteil 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022 nach. Somit ist den Arbeitgebenden nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine Zeiterfassung aller Arbeitszeiten vorgeschrieben. Damit wurde die Pflicht zur Zeiterfassung, die bereits durch das Arbeitszeitgesetz vorgegeben wurde, erweitert. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die verpflichtende Zeiterfassung.

Aufgabe der Zeiterfassung

Die Aufgabe der Zeiterfassung besteht darin, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen und auszuwerten. Durch die Zeiterfassung können Arbeitgebende nachvollziehen, wie viel Zeit ein Mitarbeitender für seine Arbeit benötigt und wie viele Stunden er bezahlt werden muss. Darüber hinaus kann die Zeiterfassung auch dazu verwendet werden, um die Produktivität zu messen und um die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften zu überwachen. Doch auch andere Punkte sind Aufgabe der Zeiterfassung:

Erfüllung der Nachweispflicht:

Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Aspekt der Nachweispflicht. Aufgrund der Zeiterfassung kann ein Unternehmen nachweisen, dass es die gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen einhält, insbesondere bezüglich der Arbeits- und Pausenzeiten. Dies kann bei einer Prüfung von externen Stellen wie dem Finanzamt oder dem Arbeitsamt als Nachweis dafür herangezogen werden, dass alle gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden. In vielen Fällen ist eine Zeiterfassung auch für die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen notwendig.

Übersicht über Zeit & Produktivität:

Zeiterfassung spielt eine sehr wichtige Rolle für eine effiziente und produktive Arbeitsumgebung. Eine gute Zeiterfassung hilft dabei, die Zeit, die alle Mitarbeitenden aufwenden, zu kontrollieren. Dies gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie viel Zeit die Mitarbeitenden auf ein bestimmtes Projekt verwenden. Dies hilft Ihnen auch, Probleme zu erkennen und zu beheben, die sich auf die Produktivität auswirken können. Mit einer guten Zeiterfassung können Sie auch die Effizienz der Arbeit und den Fortschritt beurteilen. Es hilft Ihnen auch, die Kosten zu kontrollieren, die mit Ihren Projekten verbunden sind.

Reduzierung von Fehlzeiten & Minusstunden:

Durch die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden können Unternehmen sicherstellen, dass der einzelne Mitarbeitende seine Arbeitsstunden einhält und korrekt abrechnet. Eine genaue Zeiterfassung kann auch als Grundlage für eine gerechte und faire Verteilung von Arbeit und Verantwortung dienen, indem sichergestellt wird, dass alle Mitarbeitende die gleiche Arbeitsbelastung haben. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die Produktivität zu steigern und Fehlzeiten und Minusstunden zu reduzieren.

Grundlage der Projektfaktura bei B2B-Dienstleistenden:

Zeiterfassung spielt bei B2B-Dienstleistenden eine wichtige Rolle als Grundlage für die Projektfaktura. Mit einer sorgfältigen und genauen Zeiterfassung können Unternehmen die Zeitnutzung ihrer Mitarbeitenden überwachen, die Effizienz ihrer Arbeit messen und den Erfolg ihrer Projekte steuern. Auf diese Weise können sie den Umsatz und die Gewinne ihres Unternehmens steigern. Darüber hinaus kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten dazu beitragen, dass die Rechnungsstellung korrekt und transparent ist und dass die Kundschaft zufrieden ist.

Arten der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung hat sich im Laufe der Geschichte stark verändert. Gab es früher noch Lochkarten, dominieren nun moderne Systeme mit integrierten Token. Wir stellen Ihnen nachfolgend einzelne Lösungen näher vor.

Zeiterfassungsterminals

Unternehmen, die verstärkt auf eine Präsenzpflicht setzen, haben häufig physische Zeiterfassungsterminals im Einsatz, die im Eingangsbereich der betreffenden Gebäude platziert sind. Die Mitarbeitenden lösen die Zeiterfassung hier mittels Transponder, Token oder Karten aus, wenn Sie das Gebäude Betreten und Verlassen.

Behelfslösungen wie Excel

Gerade kleinere Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden setzen nach wie vor auf Excel als Behelfslösung. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten hier manuell, die Meldung an die Buchhaltung erfolgt separat. Häufig sind Behelfslösungen fehleranfällig, da beispielsweise die Pausenzeiten nicht immer automatisch erfasst sind.

Eigenständige Softwarelösungen

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Anbieter von eigenständigen Softwarelösungen für die Zeiterfassung. Die Mitarbeitenden erledigen die Zeiterfassung online über verschiedene Devices wie den Computer, ein Tablet oder auch das Smartphone. Einige Lösungen dienen rein der Zeiterfassung. Andere – wie POPLIN – bieten weitere Funktionen und gehen über eine reine Zeiterfassung hinaus.

In Software integrierte Lösungen

Insbesondere ERP-Systeme verfügen häufig eine bereits integrierte ZeiterfassungERP-Lösungen wie Haufe X360 oder myfactory Cloud ERP bieten damit beispielsweise eine wertvolle Basis für eine effiziente Projektfaktura. Die Mitarbeitenden können zudem die Arbeitszeiten auch im Home-Office erfassen und müssen nicht auf eine separate Lösung zurückgreifen.

Vorteile der Zeiterfassung

Die Entscheidungen des EuGH und des BAG, die Zeiterfassung zur Pflicht zu machen, sind unumstößlich. Arbeitgebende sollten aber auch die Möglichkeiten, die sich mit der digitalen Transformation ergeben, nutzen und die Pflicht als Chance sehen. Denn Zeiterfassung kann für alle Beteiligte auch Vorteile bringen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung sorgt für Transparenz in Unternehmen. Zu einem können alle Beteiligten überprüfen, ob die arbeitsvertragliche Pflicht über die zu leistenden Arbeitsstunden eingehalten ist oder ob – im schlimmsten Fall – permanent erhebliche Minderarbeit geleistet wird. Zum anderen ist eine korrekte Zeiterfassung eine objektive Messung über die Leistung der Arbeitnehmenden, die etwaiges Optimierungspotenzial offenbart.

Fairness

Zeiterfassung kann dazu beitragen, mehr Fairness im Unternehmen zu schaffen. Durch die Verfolgung der Arbeitszeiten können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitende gleiche Arbeitsbedingungen und -zeiten haben. Unternehmen können auch sicherstellen, dass alle Mitarbeitende für die gleiche Anzahl von Stunden bezahlt werden, was zu mehr Gleichheit führt. Darüber hinaus können Zeiterfassungssysteme Unternehmen dabei helfen, die Arbeitszeiten besser zu planen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Erhöhte Produktivität

Unternehmen erhalten durch die Pflicht zur Zeiterfassung eine verlässliche Übersicht nicht nur über die reine Arbeitszeit der Mitarbeitenden, sondern auch über deren Produktivität. Insbesondere Softwarelösungen bieten den Arbeitgebenden in der Regel eine monatliche Auswertungsmöglichkeit. Diese führt übersichtlich die Auslastung der einzelnen Mitarbeitenden auf. Auf diesem Wege können überlastete Mitarbeitende entlastet und von Mitarbeitenden mit weniger Workload unterstützt werden. Dies steigert die Produktivität im Unternehmen.

Bessere Planbarkeit im Projektgeschäft

Zu guter Letzt kann Zeiterfassung dazu beitragen, dass Projekte besser planbar sind. Indem man Aufgaben und Projekte in benötigte Zeiten einteilt und die tatsächliche Arbeitszeit aufzeichnet, können Projekte leichter geplant und überwacht werden. Auf diese Weise können auch zusätzliche Ressourcen rechtzeitig bereitgestellt werden, sodass Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden können.

Herausforderungen

Die Führungskraft steht vor der Herausforderung, den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass die Hauptaufgabe einer Zeiterfassung weder Kontrolle noch Überwachung ist. Denn viele Arbeitnehmende haben oft diese negative Haltung gegenüber Zeiterfassungs-Systemen. Viele Mitarbeiter fürchten, dass Arbeitgeber sensible Daten – gerade in einer App – von ihnen automatisch erfassen können. Im schlimmsten Fall mündet dies in einem Vertrauensverlust gegenüber dem Unternehmen. Ebenso besteht die Gefahr in der Arbeitszeiterfassung, dass Teammitglieder nach dem Motto „Zeit geht vor Leistung“ nicht mehr zielorientiert arbeiten, sondern lediglich darauf achten, ihre Arbeitszeiten zu erfüllen und sich auf das Erfassen der Daten in einer Stempeluhr konzentrieren.

Was ist POPLIN?

Gerade in Unternehmen, welche in der Dienstleistungsbranche tätig sind, sind Projektmanagement und Projektabwicklung das Tagesgeschäft. Doch insbesondere dann, wenn Servicefälle über das Ticketsystem generiert werden, das Projektteam mit Projektmanagement-Tools wie Asana arbeitet und der Verkauf die neuen Aufträge im ERP-System anlegt, kommt man schnell durcheinander. Es fehlt der Überblick über das Projekt, die Faktura wird aufwändig. POPLIN bringt diese verschiedenen Systeme zusammen und bietet zudem eine Funktion zur Zeiterfassung.

Whitepaper: Zeiterfassung

Das Thema Zeiterfassung ist vielschichtig. Neben rechlichen Vorgaben gibt es aber auch generelle Vorteile einer projektbasierten Zeiterfassung. Erfahren Sie in unserem Whitepaper mehr darüber:

 

In diesem Whitepaper erfahren Sie:

 

Unsere aktuellen Blog-Beiträge zum Thema!

Unser #digitalTeam schreibt regelmäßig über Themen die unsere Kundschaft bewegen. Lesen Sie hier die aktuellsten Beiträge:

Trendthema: projektbasierte Zeiterfassung
Matthias Weber

Wie Zeiterfassung Ihre Mitarbeiter motivieren kann

Das Thema Zeiterfassung stößt in Unternehmen bei den Mitarbeitern oft auf wenig Gegenliebe. Zu bekannt ist die berühmt berüchtigte Stempeluhr, die in vielen Eingangsbereichen anzutreffen ist. Außerdem befürchten viele einen gesteigerten Kontrollwahn oder auch Schikanieren durch den Arbeitgebenden hinsichtlich der Arbeitszeit. Mitunter kommt es sogar zu Meinungsverschiedenheiten, was Überstunden betrifft. Eine gute Führungskraft muss darum beim Thema Arbeitszeiten dagegen steuern. Schließlich wirkt sich die Stimmung im Unternehmen auf die Motivation der Mitarbeiter und damit auch auf den Unternehmenserfolg aus. Die Experten der Digital-Weber erklären die Vorteile der Zeiterfassung für die Mitarbeiter. 

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Trendthema: projektbasierte Zeiterfassung
Matthias Weber

Die Wahl des passenden Zeiterfassungssystems

Mit der Pflicht zur Zeiterfassung müssen Unternehmen sich in der Auswahl der passenden Zeiterfassungssysteme zurechtfinden, um die künftigen Anforderungen erfüllen zu können. Das betrifft vor allem Unternehmen, die dieses Thema nicht im Fokus hatten. Doch das Angebot ist aber vielfältig und unübersichtlich, sodass man wie einem Wald die passende Lösung vor lauter Angeboten nicht sieht. Welche Lösung ist am besten für das Unternehmen geeignet? Welche Systeme existieren eigentlich? Und wie erklärt man den Mitarbeitenden, dass ein weiteres System zu implementieren ist, in dass sich jeder einzelne erst einarbeiten muss? Das klingt nach einem beschwerlichen, zeitraubenden Weg. Zeit, die kostbar ist und für andere Themen aufgewendet werden könnte. Unsere Experten geben Ihnen die Antworten auf diese Frage.

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Trendthema: projektbasierte Zeiterfassung
Matthias Weber

Zeiterfassung ist Pflicht! – Eine Katastrophe?

Die Urteile des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben die Pflicht zur Zeiterfassung begründet. Aber weder der EuGH noch das BAG haben in ihren Entscheidungen allgemeingültige Vorgaben dafür gegeben, wie die Zeiterfassung zu erfolgen hat. Zwar hat das BAG einige Wochen nach Urteilsverkündung noch eine vollständige Urteilsbegründung geben, sich aber auch hierbei nicht auf eindeutige Vorgaben festgelegt. Dies hat dazu geführt, dass viele Arbeitgebende die Pflicht zur Zeiterfassung als Last sehen. Dabei bringt sie auch einige Chancen, wie wir im DigiTAL erkannt haben. Wir bringen für Sie Licht in das Dunkel und erklären Ihnen, warum die Pflicht zur Zeiterfassung gut für Ihr Unternehmen sein kann.

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POPLIN
Manuel Weber

Die Zeiterfassung in POPLIN

Auch wenn Zeiterfassung durch die aktuelle Gesetzgebung in den Fokus der Wahrnehmung gerückt ist – in vielen Unternehmen war sie schon länger essenziell! Unternehmen können durch die Projektabrechnung ihre Liquidität hochhalten. Dafür müssen sie die Projektabrechnung mit so wenig Aufwand wie möglich durchführen. Im DigiTAL gibt es deswegen verschiedene Angebote für eine effiziente und transparente Projektzeiterfassung. Sie bildet die Basis für die anschließende Rechnungsstellung. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie die Zeiterfassung in POPLIN funktioniert und welche Vorteile diese bietet.

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Haufe X360
Manuel Weber

Projektzeiterfassung in Haufe X360

Zeit ist Geld. Und das nicht erst seit den derzeitigen Krisenzeiten. Deswegen sollte der Aufwand für Unternehmen, die ihre Leistungen auf Projektbasis abwickeln und berechnen, so gering wie möglich sein. Eine transparente und effiziente Projektzeiterfassung bildet nicht nur die Basis für die Projektfaktura – sie reduziert auch den Aufwand für die Mitarbeitenden. Die Experten der Digital-Weber haben im DigiTAL verschiedene Lösungen im Portfolio. Wie beispielsweise die moderne ERP-Lösung Haufe X360. Wir erklären Ihnen, wie Sie mit diesem ERP-System den Prozess der Zeiterfassung sowie der Projektfaktura verbessern können. 

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myfactory Cloud ERP
Manuel Weber

Projektzeiterfassung in myfactory Cloud ERP

Unternehmen müssen ihre Liquidität hochhalten. Nicht nur in Krisenzeiten wie diesen. Es gilt, die Projektabrechnung mit so wenig Aufwand wie möglich durchführen zu können. Im DigiTAL gibt es deswegen verschiedene Angebote für eine effiziente und transparente Projektzeiterfassung. Sie bildet die Basis für die anschließende Rechnungsstellung. Wir erklären Ihnen, wie eine etablierte Lösung wie myfactory Cloud ERP Ihr Unternehmen hierbei unterstützen und den Prozess der Projektzeiterfassung sowie der Projektfaktura verbessern kann.

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Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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In unserem Trend-Radar finden Sie Themen, die unsere Kundschaft aktuell verstärkt beschäftigen.

Das beschäftigt unsere Kundschaft aktuell:

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Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

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Sind auch Sie bereits einmal über den Begriff "Inbound" gestolpert und haben sich gefragt, was eigentlich dahintersteckt? Wir bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Bereiche und erklären, welche Bedeutung Inbound auch für Ihr Unternehmen und Ihre Marke hat.
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