Das wichtigste für Unternehmen sind passende Kontakte, die dann am besten zu Kundschaft werden. Daher sind die Datenbanken häufig voll davon. Doch Sie kennen das bestimmt auch: Hier mal einen Haken gesetzt, dort mal ein Formular ausgefüllt – und schon ist man im Verteiler eines Newsletters gelandet und bekommt auch nach Jahren noch Infos zu Angeboten. Doch das muss nicht sein: Dank der DSGVO können Kontakte ab sofort alle Infos zu ihren Daten anfragen und löschen lassen. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie Kundschaft in Haufe X360 löschen können.
Kundschaft löschen in Haufe X360
Bevor Sie einen Kontakt in Haufe X360 endgültig löschen können, müssen Sie bestimmte Voreinstellungen treffen. Rufen Sie die ScreenID=SM201010 (Benutzer) über Sicherheit → Benutzerverwaltung → Benutzer auf. Im Konto des jeweiligen Benutzenden muss zuerst die Rolle Data Privacy Controller für die entsprechenden Benutzenden aktiviert werden.
Anschließend steht Ihnen im Arbeitsbereich System Management die Sektion Datenschutz Verwaltung mit dem Screen Datenschutz Audit (ScreenId=GD101010) zur Verfügung.
Dort kann man je nach Auswahl, zum Beispiel wenn die generelle Einwilligung abgelaufen ist, die Daten anonymisieren (und bei Bedarf wiederherstellen) oder löschen.
Die Namen der Datensätze werden dann mit *** gekennzeichnet. Alle bestehenden Dokumente, Rechnungen, etc. bleiben somit weiterhin im System bestehen und gehen nicht verloren. Es gibt nur keinen Bezug zur jeweiligen Kundschaft mehr.
Eine Kopplung zur Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Darum gibt es die Empfehlung, das Ablaufdatum entsprechend zu kennzeichnen.
Haufe X360 kann Daten auch automatisiert löschen. Wir empfehlen die endgültige Löschung des Datensatzes jedoch im Rahmen einer Routineprüfung.
Beispielfall aus der Praxis:
Eine alte Kundin der Klever GmbH ruft bei Diana Diel im Vertrieb an und fordert die Löschung ihrer Daten. Diana prüft zuerst, ob überhaupt Daten vorhanden sind und gleicht dies mit den gesetzlichen Pflichten ab. Tatsächlich findet sie eine alte Rechnung im System. Daher schickt sie eine Mitteilung an die Kundin mit dem Datum der Löschung. Dann sperrt sie den Datensatz und setzt ihn auf aktiv. Nachdem das System die Daten automatisch anonymisiert hat, kann Diana den Datensatz endgültig löschen.
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