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Wie Sie Verzögerungen bei der ERP-Einführung vermeiden können

Matthias Weber
Matthias Weber

Eine angenehme, erfolgreiche ERP-Implementierung mag wie ein unmöglicher Traum klingen, aber für Unternehmen, die die Geheimnisse zur Vermeidung von Verzögerungen bei der ERP-Implementierung kennen, ist sie Realität.

Wie Sie Verzögerungen bei der ERP-Einführung vermeiden können

Unternehmen, die eine ERP-Implementierung planen, fürchten sich vielleicht vor dieser Erfahrung – und das aus gutem Grund. Sie haben vielleicht schon Horrorgeschichten über langwierige, schmerzhafte und letztlich erfolglose Implementierungen gehört, die zu unternehmensweiter Frustration und unnötigen Kostenüberschreitungen aufgrund dieser „unvermeidlichen“ ERP-Implementierungsverzögerungen geführt haben.

Die Wahrheit ist jedoch, dass Verzögerungen bei der ERP-Implementierung vermeidbar sind, und das fängt schon damit an, dass man versteht, was überhaupt zu Verzögerungen führt.

Warum Verzögerungen bei der ERP-Implementierung auftreten

Die Implementierung eines ERP-Systems ist oft ein komplexes, umfangreiches Unterfangen, das Zeit, konzentrierte Anstrengungen und reichlich Ressourcen erfordert. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier fünf Hauptgründe, warum es zu Verzögerungen bei der ERP-Einführung kommen kann.

Idealistische, aber unpraktische Erwartungen

In einer perfekten Welt wäre eine ERP-Implementierung in nur wenigen Wochen abgeschlossen, würde das Budget nicht überschreiten und wäre ein großer Erfolg für alle Mitarbeiter. Das sind die unrealistischen Erwartungen, die viele Unternehmen hegen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt, aber die Unternehmen sind nicht immer schuld daran, dass sie sich diese unerreichbaren Standards setzen. Einige ERP-Anbieter versprechen zu viel und halten nicht, was sie versprechen. Sie garantieren unwahrscheinliche und ungenaue Zeitpläne, die, wenn sie nicht eingehalten werden, am Ende alle mehr Zeit und Geld kosten.

Unausgewogene Führung und Teams

Bei jedem Projekt, das ein Unternehmen in Angriff nimmt, ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Leider ist sich nicht jedes Unternehmen darüber im Klaren, wie wichtig es ist, das Führungsteam, die Manager und die potenziellen Benutzer auf die Details einzustimmen, bevor eine ERP-Implementierung in Angriff genommen wird. Ein solcher Mangel an Kommunikation kann zu widersprüchlichen Erwartungen führen, vor allem, wenn die einzelnen Personen unterschiedliche Erfahrungen mit der Einführung von Software oder Plattformen mitbringen.

Langsame und zögerliche Entscheidungsfindung

Langwierige Diskussionen und zögerliche Entscheidungen sind der Todesstoß für eine schnelle und erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist wichtig, die relevanten Daten zu prüfen, bevor Sie Entscheidungen treffen, und sicherzustellen, dass die Aufgaben erledigt werden. Aber wenn Sie sich zu viel Zeit lassen, kann dies den Implementierungsprozess verlangsamen und die Kosten in die Höhe treiben.

Überfordertes Implementierungsteam

ERP-Implementierungsteams setzen sich zwangsläufig aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen zusammen, die bestimmte Rollen für das ERP-Projekt übernehmen: ein Executive Sponsor, ein Projektleiter, ein technischer Leiter und Fachexperten. Unabhängig von den Rollen, die sie übernehmen, müssen die Teammitglieder ihre Implementierungsaufgaben oft zusätzlich zu ihren normalen, alltäglichen Aufgaben erfüllen. Dieser zusätzliche Stress kann sich negativ auf ihre Leistung auswirken und zu weiteren Verzögerungen bei der ERP-Implementierung beitragen.

Verständnis der Eigenverantwortung für die Implementierung

Es besteht der Irrglaube, dass der Partner die volle Verantwortung für den Erfolg der Implementierung trägt. Oft glauben Kunden, dass sie einen Partner auswählen, der das ERP-System mit minimaler Beteiligung des Kunden implementieren kann. Dies führt zu kurz- und langfristigen Verzögerungen, höheren Kosten und oft zu Misserfolgen.

Wie Sie Verzögerungen bei der ERP-Einführung vermeiden können

Um Verzögerungen bei der ERP-Implementierung zu vermeiden, müssen Sie lediglich ein paar vernünftige Maßnahmen ergreifen.

Klären Sie Ihre Erwartungen

Der ERP-Anbieter und/oder ERP-Partner sollte Ihnen einen konkreten Implementierungsplan vorlegen, in dem die einzelnen Projektphasen aufgeführt sind. Dazu gehört auch, wie lange jede Phase dauern wird, was während der einzelnen Schritte des Prozesses geschehen wird und wie der ERP-Anbieter und/oder Partner mit Problemen oder Verzögerungen umgehen wird. Vergewissern Sie sich, dass Sie diese Informationen im Voraus erhalten, damit Sie klare Vorstellungen über den Zeitplan und die Kosten der Implementierung haben. Wir bei den Digital-Webern arbeiten beispielsweise nach der QITT-Methode, in der Transparenz die einzelnen Schritte klar sind.

Informieren Sie die Mitglieder Ihres Implementierungsteams und das gesamte Unternehmen über die Details

Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, indem Sie sie darüber informieren, was wann passiert. Sie sollten wissen, wann die ERP-Implementierung beginnen soll, wie die einzelnen Phasen ablaufen sollen, welche Verantwortlichkeiten die einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter während des Prozesses haben werden, welcher Zeitaufwand erforderlich ist und wann die Inbetriebnahme geplant ist. Sie sollten auch über alle Änderungen oder Probleme informiert werden, die sich während der ERP-Einführung ergeben.

Schaffen Sie ein agiles Führungsteam

Das Führungsteam sollte aus qualifizierten Führungskräften bestehen, die in der Lage sind, schnelle und entscheidende Entscheidungen zu treffen, damit die ERP-Implementierung im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

Verringern Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Implementierungsteammitglieder

Wenn Sie die Mitglieder des Implementierungsteams von ihren täglichen Aufgaben befreien, können sie ihre Aufmerksamkeit und Energie auf ihre Implementierungsaufgaben konzentrieren. Arbeiten Sie zumindest mit ihnen zusammen, damit sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen ihrer regulären Arbeit und der Implementierungsarbeit finden. Übertragen Sie vorübergehend einige (oder alle) ihrer täglichen Aufgaben auf andere qualifizierte Mitarbeiter, aber stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, dass diese Verschiebungen vorübergehend sind. Auf diese Weise unterstützen Sie das geistige und körperliche Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter während der ERP-Umstellung und verhindern eine Überlastung, die zu Burnout und Fehlern führen kann.

Teilen Sie die Verantwortung für den Erfolg der Implementierung

Sowohl der Kunde als auch der Partner tragen die Verantwortung für den Erfolg der Implementierung. Der Partner ist dafür verantwortlich, die Anforderungen des Kunden zu verstehen und dann bewährte Verfahren und Anleitungen bereitzustellen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, den Partner über die aktuellen Geschäftsprozesse aufzuklären, alle Empfehlungen des Partners zu prüfen und die endgültigen Entscheidungen zu treffen, die letztendlich den geschäftlichen Nutzen bringen.

Und es gibt noch eine Sache, die Unternehmen tun können, um Verzögerungen bei der ERP-Implementierung zu vermeiden: Wählen Sie das richtige ERP-System und den richtigen Anbieter. Unternehmen sind sich nicht einig darüber, wie die „richtige“ ERP-Software aussieht, aber es gibt einige universelle Anforderungen an den „richtigen“ ERP-Anbieter. Ihr ERP-Anbieter muss den Ruf haben, erfolgreiche ERP-Implementierungen durchzuführen und starke, kooperative Beziehungen aufzubauen, die für die Bewältigung von Herausforderungen während der ERP-Implementierung so wichtig sind.

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