Gründende und Selbstständige müssen sich vielen Fragen stellen. Eine davon ist, ob Software bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben helfen kann. Im Zentrum stehen hier vor allem die Abläufe und Prozesse, die es kontinuierlich zu optimieren gilt. Wer die Frage für sich mit ja beantwortet, ist bei der Suche nach dem richtigen Programm schnell überfordert. Die Vielzahl an Lösungen ist im wahrsten Sinne überwältigend. Um sich dieser zu nähern, braucht es vor allem einige wichtige Vorüberlegungen für die Auswahl einer Cloud-ERP-Lösung:
Auswahl einer Cloud-ERP-Lösung: 5 Faktoren zur Softwareauswahl
Wer seine ERP-Lösung aus der Cloud beziehen möchte, sollte sich zuerst allgemein mit Software-as-a-Service-Lösungen beschäftigen. Denn hier gibt es neben Funktionalität und Kosten auch noch weitere Faktoren, die eine wichtige Rolle spielen:
1. Wichtigste Features identifizieren
Gleich welche Software ein Unternehmen anschafft, die Programmfeatures bestimmen die Kaufentscheidung maßgeblich mit. Was nützt auch das benutzerfreundlichste oder kostengünstigste System, wenn damit nicht die gesteckten Ziele erreicht werden? Daher gilt – besonders bei Business-Anwendungen – Funktionalität ist Trumpf.
Tipp: Mit der Anlage einer Feature-Liste kann man die vorhandenen Lösungen strukturiert vergleichen. Ein anschließendes Ranking qualifiziert die fünf besten Lösungen. Mit diesen Lösungen kann man sich in der Folge weiter befassen.
2. Auswahl ausgiebig testen
Wer Cloud-Services in Erwägung zieht, sollte sich auch gleich mit dem Vorteil vertraut machen. Nämlich das ausgiebige Testen der Lösung. Das ist, je nach Anbieter circa einen Monat lang möglich. Die Registrierung eines Probe-Accounts ist in der Regel in nur wenigen Minuten erledigt. Zudem sind die Produkte aus der Wolke meist so nutzerfreundlich, dass sich Testende schnell zurechtfinden. So ergibt sich in kürzester Zeit ein erster Eindruck von der Lösung.
Tipp: Wer für größere Teams auf der Suche nach einem passenden System ist, sollte gleich die Mitarbeitende einbinden. Damit bekommt mein differenziertes und individuelles Bild, ob alle Kollegen mit der Software zurechtkommen.
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3. Preismodelle prüfen
Transparente und kalkulierbare Kosten zeichnen zuverlässige SaaS-Anbieter aus. Daher veröffentlichen wir auch unsere Tarife und Preiskonditionen auf der Website. Das erleichtert den Vergleich der ausgewählten Lösungen, da in dieser Phase der Produktauswahl keine Gespräche mit dem Anbietenden nötig sind.
Tipp: Wer versucht, potentielle Kaufende mit dem Argument zu vertrösten, dass die Lösung für ein einfaches Preismodell zu komplex ist, sollte schon aus der Liste der zu evaluierenden Anbietenden fliegen.
Beispielfall aus der Praxis
Die derzeitige Situation ist für Klara Klever, Geschäftsführerin der Klever GmbH, nicht einfach. Sie informiert sich in den Medien regelmäßig über die Konjunkturprognosen, um entsprechend vorbereitet zu sein. Denn eins weiß Klara: Das Unternehmen muss ruhig durch die Dauer des Abschwungs gesteuert werden. Um sicher durch die Rezession zu navigieren, nutzt sie außerdem ein ERP-System.
4. Level des Kundensupports klären
Trotz hoher Bedienfreundlichkeit wird es im Laufe der Nutzung dazu kommen, den jeweiligen Kundensupport anzurufen. Dieser sollte vor allem schnell, freundlich und kompetent sein. Hinzu kommen die Support-Leistungen, die es unbedingt im Vorfeld zu klären gilt: Bei uns wird das bereits bei Vertragsabschluss klar kommuniziert und sie zahlen nur, was sie auch wirklich benötigen.
Tipp: Je geschäftskritischer die Anwendungen sind, desto wichtiger ist der Support. Ein Hilfestellung via Mail in Englisch reicht dann nicht mehr aus, ein anderes Service-Level muss möglich sein.
5. Auf Datensicherheit achten
Für viele Nutzer spielt der Server-Standort eine große Rolle. Daher wird gerade ein seriöser CloudProvider stets über die jeweiligen Datensicherheitsmaßnahmen ausführlich und freiwillig informieren. Auf jeden Fall sollten Cloud-Nutzer nachfragen, in welchem Land ihre Daten liegen und welche Datenschutzregelungen dort gelten.
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