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Der Sales Funnel: Volle Kraft voraus mit dem Funnel Report

Katrin Hemmerling
Katrin Hemmerling

Unternehmen, die mit ihrem individuellen Segel über den Datenfluss im DigiTAL angekommen sind, haben ihr digitales Unternehmenswachstum im Fokus. Wenn das Unternehmen wächst, ergeben sich aber auch Veränderungen. Diese Veränderungen müssen durch Daten unterstützt werden. Die beste Möglichkeit hierfür ist der Sales Funnel Report.

Der Sales Funnel: Volle Kraft voraus mit dem Funnel Report

Der Funnel Report ist ein spezifischer Bericht, mit dem Sie untersuchen können, ob Sie sich auf Kurs zu Ihrem Ziel „digitales Unternehmenswachstum“ befinden. HubSpot hilft Ihnen dabei festzustellen, ob Sie etwaige Kurskorrekturen vornehmen müssen. Sie sehen, wie sich entweder Kontakte in Richtung Kundschaft bewegen oder wie Geschäfte abgeschlossen und gewonnen werden.

Wenn Unternehmen wachsen und skalieren, möchten wir, dass Veränderungen des Prozesses, der Teams und der Infrastruktur durch Daten unterstützt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Teams in der Lage sind, Berichte zu erstellen, die die Leistung klar zeigen. Und zwar nicht nur die Kernmetriken und KPIs für das Unternehmen, sondern um zu beleuchten, wo es Raum für Kurskorrekturen gibt oder wo sich Hindernisse befinden, die es zu umschiffen gilt. Der Funnel Report bietet beides. Ein einfacher Bericht kann dabei helfen, die Entscheidungsfindung in Bezug auf Aspekte wie Vertriebsprozess, Vertriebskanalförderung und Teamleistung zu lenken.

Sie können Ihnen die Konversionsrate zwischen diesen Phasen liefern und sowohl Marketing– als auch Vertriebsmitarbeitenden helfen, besser zu verstehen, was gut funktioniert und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Für den Contact Funnel Report verwenden wir die Lebenszyklusphase der Kontakteigenschaften, um zu sehen, wie sie sich bewegen. Bei Geschäften wird untersucht, wie sich das Geschäft durch die einzelnen Phasen der Verkaufspipeline navigiert.

Beispielfall aus der Praxis:

Diana Diel leitet den Vertrieb der Klever GmbH. Manchmal hat Diana das Gefühl, ihre Abteilung wie durch raue See auf gut Glück zu navigieren. Ihr fehlt ein Tool, mit dem sie ihr Team sicher auf Kurs halten und bei etwaigen Hindernissen umgehende Kurskorrekturen vornehmen kann.

Sie können Ihre Funnel Reports auf 2 Arten anzeigen:

  • Alle Phasen: ein Bericht über Kontakte oder Geschäfte, welche die von Ihnen ausgewählten Phasen innerhalb des angegebenen Datumsbereichs durchlaufen haben. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Konversionsrate zwischen den einzelnen Phasen einbeziehen möchten. Voraussetzung dafür ist, dass die Geschäfte innerhalb dieses Zeitrahmens die ausgewählten Phasen in dieser Reihenfolge durchlaufen haben. Das heißt, wenn sie eine Stufe überspringen oder in einer anderen als der gewählten Reihenfolge durchlaufen haben, fallen sie an der Stelle aus der Zählung heraus, an der sie abgewichen sind.
  • Beliebige Phasen: ein Bericht über Kontakte oder Geschäfte, die jemals eine der von Ihnen ausgewählten Phasen innerhalb des angegebenen Datumsbereichs durchlaufen haben. Für diesen Bericht ist es nicht erforderlich, dass die Geschäfte die ausgewählten Phasen nacheinander durchlaufen. Vielmehr wird nur gezählt, wie viele Geschäfte in jeder Phase innerhalb dieses Zeitrahmens stattgefunden haben.

Verstehen Sie die Gewinnwahrscheinlichkeit Ihrer Geschäftsphasen

Unabhängig davon, ob Sie eine neue Pipeline einrichten oder eine Überprüfung der bestehenden Pipeline durchführen, ist eines der Kernmerkmale die Gewinnwahrscheinlichkeit. In HubSpot hat jede Geschäftsphase ein prozentuale Gewinnwahrscheinlichkeit. Damit kann man ausdrücken wie wahrscheinlich das Geschäft ist. Wenn es dann um Prognosen geht, prognostiziert das Tool nur den Prozentsatz der Einnahmen in der Pipeline. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Prognosen aufgrund von Geschäften, die sich noch in einem sehr frühen Stadium ihres Verkaufsprozesses befinden, in größere Zahlen gesprengt werden, als sie eigentlich sein sollten.

Wenn Sie zum Beispiel fünf Phasen in Ihrer Pipeline haben, stellen Sie diese so ein, dass Sie nach Abschluss einer Konsultation eine 40%ige Chance auf einen Abschluss haben. Sind vier Geschäfte in dieser Phase der Pipeline , die alle 100.000 Euro wert sind, dann sind in dieser Phase der Pipeline insgesamt 400.000 Euro vorhanden. Anstatt jedoch zu prognostizieren, dass für den Monat, in dem sie abgeschlossen werden sollen, mit 400.000 Euro zu rechnen, wird das Tool nur 20% davon prognostizieren: 160.000 Euro.

Sales Funnel

Wie können Sie also den Sales Funnel Report hier nutzen?

Sie können den Funnel Report so anpassen, dass er nur die einzelne Geschäftsphase anzeigt, die Sie gerade überprüfen, zusammen mit der abgeschlossenen gewonnenen Phase. Dadurch erhalten Sie den Umwandlungsprozentsatz für diese Stufe, so dass Sie überprüfen können, ob die aktuell festgelegte Gewinnwahrscheinlichkeit korrekt ist.

  1. Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Berichte und wählen im Drop-Down-Bereich den Punkt Berichte aus
  2. Klicken Sie oben rechts auf Berichtsbibliothek
  3. Geben Sie ‚Deal-Phasen-Trichter‘ in das Suchfeld ein und klicken Sie auf ‚Editieren im Builder‘ im Bericht ‚Deal-Phasen-Trichter mit Deals insgesamt und Konversionsraten‘.
  4. Wählen Sie oben links unter den Filtern den Zeitraum aus, den Sie betrachten, wie beispielsweise 12 Monate, um eine schöne Bandbreite an Daten zu erhalten. Wählen Sie dann ‚Filter ausblenden‘.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie ‚alle Stufen‘ ausgewählt haben.
  • Wählen Sie über ‚Phase hinzufügen‘ die aus, die Sie überprüfen möchten, und fügen Sie anschließend ‚abgeschlossen gewonnen‘ hinzu.
  • Sie sehen den Umwandlungsprozentsatz auf der rechten Seite
Sales Funnel

Überprüfen Sie Ihre Deal Pipeline für alle Phasen, die nicht verwendet werden.

Wenn Sie sich Ihren Funnel Report insgesamt ansehen, kann es manchmal so aussehen, als ob eine bestimmte Phase ein Engpass wäre und dort keine Deals vorbeikommen. Eventuell bekommen Sie so den Eindruck, dass das nicht sehr genau ist, weil Sie wissen, dass Sie Geschäfte haben, die jeden Monat abgeschlossen werden. Die Phasen, die sich derzeit in Ihrer Verkaufspipeline befinden, sind möglicherweise nicht auf den Verkaufsprozess abgestimmt, den Ihre Vertreter durchlaufen. Um zu sehen, ob dies der Fall ist, nehmen Sie einen Querverweis mit einem beliebigen Stage Funnel Report vor. Dadurch werden Geschäfte angezeigt, die eine der ausgewählten Phasen unabhängig von der Reihenfolge durchlaufen haben. Wenn es also eine Phase gibt, die nicht so regelmäßig wie die anderen genutzt wird, wird dies in den Daten angezeigt.

So funktioniert das:

  1. Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Berichte und wählen im Drop-Down-Bereich den Punkt Berichte aus
  2. Klicken Sie oben rechts auf Berichtsbibliothek
  3. Geben Sie ‚Deal-Phasen-Trichter‘ in das Suchfeld ein und klicken Sie auf ‚Editieren im Builder‘ im Bericht ‚Deal-Phasen-Trichter mit Deals insgesamt und Konversionsraten‘.
  4. Wählen Sie oben links unter den Filtern den Zeitraum aus, den Sie betrachten, wie beispielsweise 12 Monate, um eine schöne Bandbreite an Daten zu erhalten. Wählen Sie dann ‚Filter ausblenden‘.
  5. Stellen Sie sicher, dass Sie ‚alle Stufen‘ ausgewählt haben.
  6. Fügen Sie in allen Stufen für Ihre Geschäftspipeline ab der ersten Stufe, die Sie haben, hinzu

Sie werden sehen, ob es eine Phase in der Mitte gibt, in der es wesentlich weniger Geschäfte gibt. Wenn ja, dann ist das eine Phase, die die Leute auf ihrem Weg durch die Pipeline möglicherweise überspringen.

Was können Sie tun, um zu verstehen, warum sie diese Phase nicht benutzen? Ein häufiger Grund ist das Erschaffen von Geschäftsphasen, die nicht durchgängig Teil des Verkaufsprozesses sind, wie beispielsweise „Projekt auf Eis gelegt“, „braucht mehr Zeit“ oder „ungeeignet“. Jede Geschäftsphase in der Pipeline sollte folgendes sein:

  • Eine Aktion, die für jedes Geschäft durchgeführt wird (Demo geplant, Demo abgeschlossen, Entwürfe genehmigt, Verhandlung)
  • Anzeichen für eine Erhöhung des Engagements

Aus diesem Grund sind Dinge wie „per E-Mail verschickt“ oder „ungeeignet“ keine großen Etappen, weil sie nicht bei jedem Deal passieren. Oder wenn sie doch passieren, gibt es keinen Grund, die Gewinnwahrscheinlichkeit zu erhöhen. Für Aufgaben, die zu erledigen sind (wie z.B. eine Follow-Up-Mail), können Sie Aufgaben erstellen, die die Verwaltung viel einfacher machen. Durch die Verwendung des Aufgaben-Tools kann das Außendienstteam all ihre Aufgaben an einem einzigen Ort erledigen.

Sales Funnel

Verstehen Sie die Gesamtwirkung Ihres Lead-Nutrition-Programms

Ein Verständnis für die Entwicklung Ihrer Kontakte ist wichtig. Sie können einen Sales Funnel Report für Kontakte verwenden, um den Einfluss der Leadpflege, die Leistung der Vertriebskanäle und die Qualität der vom Marketing generierten Kontakte zu verstehen. Betrachten Sie als Beispiel die Bewertung Ihrer gesamten Leadpflege. Viele Unternehmen haben eine Lead-Betreuung eingerichtet, um etwaige Kundschaft von einem Standard-Lead zu einem qualifizierten Marketing-Lead zu machen. Um die Auswirkungen zu verstehen, erstellen Sie einen Funnel Report speziell für die Marketing-Lead-Konvertierung

Identifizieren Sie Ihre leistungsfähigsten Marketingkanäle auf der Grundlage der Konvertierung

Aus eher marketingtechnischer Sicht kann ein Funnel Report eine gute Möglichkeit sein, um zu verstehen, welche Ihrer Kontakte am ehesten zu Kundschaft werden können. Sie können diese Informationen dann verwenden, um zu ermitteln, welche Kanäle Sie in Zukunft nutzen können. Wenn es darum geht, einen Funnel für die Standard-Lebenszyklusphase zu erstellen, gehen Sie analog zum Sales Funnel Report vor.

Fazit

Jeder dieser Berichte hilft Ihnen beim Verständnis was mit Ihren Leads und Möglichkeiten geschieht. Sobald Sie sich mit der Einstellung von Filtern, Zeitrahmen und der Wahl zwischen den Stufen vertraut gemacht haben, navigieren Sie Ihr Unternehmen sicher zum digital Unternehmenswachstum.

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