Wenn ein Unternehmen wächst, müssen Veränderungen durch Daten unterstützt werden. Die beste Möglichkeit hierfür ist der Sales Funnel Report.

Der Sales Funnel: Diese Geschäftseinblicke gewinnen Sie aus dem Funnel Report

Der Funnel Report ist ein spezifischer Bericht, mit dem Sie untersuchen können, wie sich ein Objekt auf sein Ziel zubewegt. In HubSpot können Sie sehen, wie sich entweder Kontakte in Richtung Kunde bewegen oder wie Geschäfte abgeschlossen und gewonnen werden.

Wenn Unternehmen wachsen und skalieren, wollen wir, dass Veränderungen des Prozesses, der Teams und der Infrastruktur durch Daten unterstützt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Teams in der Lage sind, Berichte zu erstellen, die die Leistung klar zeigen. Und zwar nicht nur die Kernmetriken und KPIs für das Unternehmen, sondern um zu beleuchten, wo es Raum für Verbesserungen gibt oder wo sich aktuelle Hindernisse verbergen. Der Funnel Report bietet beides. Ein einfacher Bericht kann dabei helfen, die Entscheidungsfindung in Bezug auf Dinge wie Vertriebsprozess, Vertriebskanalförderung und Teamleistung zu lenken.

Sie können Ihnen die Konversionsrate zwischen diesen Phasen liefern und sowohl Marketing– als auch Vertriebsmitarbeitern helfen, besser zu verstehen, was gut funktioniert und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Für den Contact Funnel Report verwenden wir die Lebenszyklusphase der Kontakteigenschaften, um zu sehen, wie sie sich bewegen. Bei Geschäften wird untersucht, wie sich das Geschäft durch die einzelnen Phasen der Verkaufspipeline bewegt.

Sie können Ihre Funnel Reports auf 2 Arten anzeigen:

  • Alle Phasen: ein Bericht über Kontakte oder Geschäfte, welche die von Ihnen ausgewählten Phasen innerhalb des angegebenen Datumsbereichs durchlaufen haben. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Konversionsrate zwischen den einzelnen Phasen einbeziehen möchten. Voraussetzung dafür ist, dass die Geschäfte innerhalb dieses Zeitrahmens die ausgewählten Phasen in dieser Reihenfolge durchlaufen haben. Das heißt, wenn sie eine Stufe überspringen oder in einer anderen als der gewählten Reihenfolge durchlaufen haben, fallen sie an der Stelle aus der Zählung heraus, an der sie abgewichen sind.
  • Beliebige Phasen: ein Bericht über Kontakte oder Geschäfte, die jemals eine der von Ihnen ausgewählten Phasen innerhalb des angegebenen Datumsbereichs durchlaufen haben. Für diesen Bericht ist es nicht erforderlich, dass die Geschäfte die ausgewählten Phasen nacheinander durchlaufen. Vielmehr wird nur gezählt, wie viele Geschäfte in jeder Phase innerhalb dieses Zeitrahmens stattgefunden haben.

1. Verstehen Sie die Gewinnwahrscheinlichkeit Ihrer Geschäftsphasen

Unabhängig davon, ob Sie eine neue Pipeline einrichten oder eine Überprüfung der bestehenden Pipeline durchführen, ist eines der Kernmerkmale die Gewinnwahrscheinlichkeit. In HubSpot hat jede Geschäftsphase ein prozentuale Gewinnwahrscheinlichkeit. Damit kann man ausdrücken wie wahrscheinlich das Geschäft ist. Wenn es dann um Prognosen geht, prognostiziert das Tool nur den Prozentsatz der Einnahmen in der Pipeline. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Prognosen aufgrund von Geschäften, die sich noch in einem sehr frühen Stadium ihres Verkaufsprozesses befinden, in größere Zahlen gesprengt werden, als sie eigentlich sein sollten.

Wenn ich zum Beispiel fünf Phasen in meiner Pipeline habe, stellen wir sie so ein, dass ich nach Abschluss einer Konsultation eine 40%ige Chance auf einen Abschluss habe. Wenn ich 4 Geschäfte in dieser Phase der Pipeline habe, die alle 100.000 Euro wert sind, dann sind in dieser Phase der Pipeline insgesamt 400.000 Euro vorhanden. Anstatt jedoch zu prognostizieren, dass wir für den Monat, in dem sie abgeschlossen werden sollen, mit 400.000 Euro rechnen können, wird das Tool nur 20% davon prognostizieren: 160.000 Euro.

Sales Funnel

Wie können wir also den Sales Funnel Report hier nutzen?

Wir können den Funnel Report so anpassen, dass er nur die einzelne Geschäftsphase anzeigt, die Sie gerade überprüfen, zusammen mit der abgeschlossenen gewonnenen Phase. Dadurch erhalten Sie den Umwandlungsprozentsatz für diese Stufe, so dass Sie überprüfen können, ob die aktuell festgelegte Gewinnwahrscheinlichkeit korrekt ist.

  1. Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Berichte > Berichte
  2. Klicken Sie oben rechts auf Berichtsbibliothek
  3. Suchen Sie nach ‚Deal Stage Funnel‘ und klicken Sie auf ‚Editieren im Builder‘ im Bericht ‚Deal Stage Funnel mit Deal-Summen und Umwandlungsraten‘.
  4. Wählen Sie oben links unter den Filtern den Zeitraum aus, den Sie betrachten (ich empfehle oft 12 Monate für so etwas, um eine schöne Bandbreite an Daten zu erhalten). Wählen Sie dann ‚Filter ausblenden‘.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie ‚alle Stufen‘ ausgewählt haben.
  • Entfernen Sie „alle angelegten Geschäfte“ und fügen Sie in der Phase, die Sie überprüfen möchten, zusammen mit „abgeschlossen gewonnen“ hinzu.
  • Siehe den Umwandlungsprozentsatz auf der rechten Seite
Sales Funnel

Dann können Sie zu Ihren Geschäftseinstellungen gehen (Einstellungen > CRM > Geschäfte) und die Pipeline auswählen, um zu überprüfen, was derzeit als Gewinnwahrscheinlichkeit für diese Phase festgelegt ist.

2. Überprüfen Sie Ihre Deal Pipeline für alle Phasen, die nicht verwendet werden.

Wenn Sie sich Ihren Funnel Report insgesamt ansehen, kann es manchmal so aussehen, als ob eine bestimmte Phase ein Engpass wäre und dort keine Deals vorbeikommen. Eventuell bekommen Sie so den Eindruck, dass das nicht sehr genau ist, weil Sie wissen, dass Sie Geschäfte haben, die jeden Monat abgeschlossen werden. Die Phasen, die sich derzeit in Ihrer Verkaufspipeline befinden, sind möglicherweise nicht auf den Verkaufsprozess abgestimmt, den Ihre Vertreter durchlaufen. Um zu sehen, ob dies der Fall ist, nehmen Sie einen Querverweis mit einem beliebigen Stage Funnel Report vor. Dadurch werden Geschäfte angezeigt, die eine der ausgewählten Phasen unabhängig von der Reihenfolge durchlaufen haben. Wenn es also eine Phase gibt, die nicht so regelmäßig wie die anderen genutzt wird, wird dies in den Daten angezeigt.

So funktioniert das:

  1. Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Berichte > Berichte
  2. Klicken Sie oben rechts auf Berichtsbibliothek
  3. Suchen Sie nach ‚Deal Stage Funnel‘ und klicken Sie auf ‚Edit in Builder‘ auf dem Bericht ‚Deal Stage Funnel with deal totals and conversion rates‘.
  4. Wählen Sie oben links unter den Filtern den Zeitraum aus, den Sie betrachten (ich empfehle oft 12 Monate für so etwas, um eine schöne Bandbreite an Daten zu erhalten). Wählen Sie dann ‚Filter ausblenden‘.
  5. Stellen Sie sicher, dass Sie ‚alle Stufen‘ ausgewählt haben.
  6. Fügen Sie in allen Stufen für Ihre Geschäftspipeline ab der ersten Stufe, die Sie haben, hinzu > closed won (nicht closed lost hinzufügen)

Sie werden sehen, ob es eine Phase in der Mitte gibt, in der es wesentlich weniger Geschäfte gibt. tWenn ja, dann ist das eine Phase, die die Leute auf ihrem Weg durch die Pipeline möglicherweise überspringen.

Was können Sie tun, um zu verstehen, warum sie diese Bühne nicht benutzen? Häufig sehen wir, dass die Leute Geschäftsphasen schaffen, die nicht durchgängig Teil des Verkaufsprozesses sind. Beispiele, die ich in letzter Zeit gesehen habe, betreffen Dinge wie „Interessent auf Eis gelegt“, „braucht mehr Zeit“ oder „disqualifiziert“. Jede Geschäftsphase in der Pipeline sollte es sein:

  • Eine Aktion, die für jedes Geschäft durchgeführt wird (Demo geplant, Demo abgeschlossen, Entwürfe genehmigt, Verhandlung)
  • Anzeichen für eine Erhöhung des Engagements aus der Perspektive

Aus diesem Grund sind Dinge wie „per E-Mail verschickt“ oder „disqualifiziert“ keine großen Etappen, weil sie nicht bei jedem Deal passieren, oder wenn sie doch passieren, gibt es keinen Grund, die Gewinnwahrscheinlichkeit zu erhöhen. Für Aufgaben, die geschehen müssen (wie z.B. eine Folge-E-Mail), können wir tatsächlich Aufgaben erstellen, die die Verwaltung der Vertreter viel einfacher machen. Durch die Verwendung des Aufgaben-Tools können die Außendienstmitarbeiter all ihre Aufgaben an einem einzigen Ort erledigen.

3. Ermittlung von Leistungsträgern für Geschäftsabschlüsse

Wenn es um Verkaufsteams geht, die sowohl an Fähigkeiten als auch an Größe zunehmen, ist eines der großen Dinge, die wir sehen, dass die Menschen ihre Leistungsträger identifizieren wollen. Manchmal kann es auf individueller Ebene sein, manchmal auf Teamebene, um ihre Prozesse für Dinge wie den Wissensaustausch zu verstehen. Wie auch immer, Sie können in HubSpot einen Sales Funnel Report erstellen, der Ihnen dabei hilft, dies aufzuschlüsseln. Wir können dies auf verschiedene Weise tun:

  • Option 1: Erstellen Sie ein Dashboard mit Funnel Reports für jede der verschiedenen Personen oder Teams, die Sie vergleichen möchten. Jetzt haben Sie ein Dashboard, das Sie für Ihre Top-Performer ständig überprüfen können (oder um jeden zu identifizieren, der Schwierigkeiten haben könnte und zusätzliche Hilfe oder ein Coaching benötigt). Sie können auf dem Dashboard auch einen Filter für den Zeitrahmen hinzufügen, um den Zeitraum, den Sie überprüfen, zu ändern.
  • Option 2: Erstellen Sie stattdessen ein einziges Dashboard mit verschiedenen Berichten und ändern den Filter. Sie können auch ein Gesamtberichts-Dashboard für Vertriebsmitarbeiter/Teams haben, das mehr als nur ein Funnel Report ist. Dazu gehören Dinge wie ihre abgeschlossenen Geschäfte, die jeden Monat von der ursprünglichen Quelle (Google/social/etc) gewonnen wurden, Berichte über ihre Aktivitätsergebnisse und vieles mehr. Sehen Sie sich die zu diesem Zweck erstellten Dashboards an, z.B. die Dashboard-Vorlage für Vertriebsleiter.
Sales Funnel

4. Verstehen Sie die Gesamtwirkung Ihres Lead-Nutrition-Programms

Wenn wir uns Kontakte anschauen, ist es wichtig zu verstehen, wie sie sich entwickeln. Sie können einen Sales Funnel Report für Kontakte verwenden, um den Einfluss der Leadpflege, die Leistung der Vertriebskanäle und die Qualität der vom Marketing generierten Kontakte zu verstehen. Nehmen wir das Beispiel der Bewertung Ihrer gesamten Leadpflege. Viele Kunden haben eine Lead-Betreuung eingerichtet, um Menschen von einem Standard-Lead zu einem qualifizierten Marketing-Lead zu machen. Um die Auswirkungen zu verstehen, erstellen Sie einen Funnel Report speziell für die Lead>MQL-Konvertierung.

5. Identifizieren Sie Ihre leistungsfähigsten Marketingkanäle auf der Grundlage der Konvertierung

Aus eher marketingtechnischer Sicht kann ein Funnel Report eine gute Möglichkeit sein, um zu verstehen, welche Ihrer Kontakte am ehesten zu einem Kunden werden können. Sie können diese Informationen dann verwenden, um zu ermitteln, welche Kanäle Sie in Zukunft nutzen können. Wenn es darum geht, einen Funnel für die Standard-Lebenszyklusphase zu erstellen, ist das ziemlich identisch mit dem Funnel für die Geschäftsphase.

Fazit

Jeder dieser Berichte dient dazu, zu verstehen, was mit Ihren Leads und Möglichkeiten geschieht. Sobald Sie sich mit der Einstellung von Filtern, Zeitrahmen und der Wahl zwischen den Stufen vertraut gemacht haben, können Sie nach fast allen Kontakt- oder Geschäftsobjekten filtern, um sehr spezifische Einblicke in Kanäle und Segmente zu erhalten. Schauen Sie sich an, was für Sie funktioniert, während Sie Leads zu glücklichen, langfristigen Kunden machen.

Haben Sie Fragen zur Verwendung eines Sales Funnel Reports? Wir helfen Ihnen gerne weiter!