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Gefangen in Analogien – 5 Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware

Matthias Weber
Matthias Weber

Die aktuellen Gegebenheiten zwingen Unternehmen zu Remote Work und Home Office. Excel-Tabellen, Aktenordner und On-Premise-Installationen haben es vielen Unternehmen schwierig gemacht, sich dieser Situation anzupassen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist der nächste Schritt die Digitalisierung. Ein erstes Hindernis ist dabei veraltete Unternehmenssoftware, die noch in vielen Firmen im Einsatz ist. Woran man erkennt, dass man in diesen Gewässern mit veralteter Unternehmenssoftware unterwegs ist, verraten diese 5 Anzeichen.

5 Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware

Anzeichen 1: Doppelte Datenhaltung – mehrere Softwarelösungen beinhalten die gleichen Daten

Beispielfall aus der Praxis:

Klaus Klever ist Geschäftsführer der Klever GmbH, einem mittelständischen Unternehmen, das er über Jahre aufgebaut hat. Während einer internationalen Krise stellt Klaus fest, dass seine Daten auf verschiedenen Systemen und Dateien verteilt sind. Er kann überhaupt keinen Überblick mehr, sodass mitunter Daten nur in einem System gepflegt werden und in einem anderen veraltet sind. Aufgrund der Krise muss Klaus seine Mitarbeitenden ins Home Office schicken und das Chaos nimmt seinen Lauf.

Dieses Beispiel auf der Praxis beschreibt den Einsatz mehrerer Softwarelösungen – oft auch Excel-Listen – welche identische Daten beinhalten. Der Konflikt besteht im Abstimmungsbedarf zwischen den Programmen und Listen. Datenänderungen in dem einen System müssen auch in dem anderen Programm nachgepflegt werden. Welcher Datenstand aktueller ist, ist oft nicht klar. Neuere Daten werden mit älteren Informationen überschrieben. Team-Ressourcen für diesen Abgleich werden unnötig gebunden.

Gerade wenn getrennte CRM- und ERP-Systeme in Betrieb sind, entstehen Ressourcenverschwendungen. Warum werden separate Systeme eingesetzt? Alte Warenwirtschaftssysteme haben häufig kein geeignetes CRM-Modul. Für das Kundenbeziehungsmanagement wird ein eigenes Programm angeschafft und schon hat man Komponenten im eigenen Unternehmen, nicht zueinander passen. Haben Sie schon mal versucht mit Rudern ein Segelboot voranzutreiben? Prinzipiell wäre es möglich, mit einem passenden Segel ist es jedoch wesentlich einfach – man fängt den Digitalwind ein und nutzt ihn.

Klar ist: Doppelte Datenhaltung ist ein klares Zeichen für eine veraltete Unternehmenslösung, eine integrierte CRM- und ERP-Lösung ist notwendig.

Anzeichen 2: Fehlende Schnittstellen – Doppelte Datenerfassung in mehreren Systemen

Beispielfall aus der Praxis:

Diana aus dem Vertrieb ändert in einer Excel-Listen einen Datensatz zu einem Kunden. Als Vincent aus dem Marketing wenig später eine Liste für einen Newsletterversand aus einer anderen Datei generiert, fehlt ihm die Änderung von Diana.

Gleiches gilt auch im Unternehmen, wenn mehrere Softwaresysteme für einen Geschäftsprozess notwendig sind. Dies ist nicht nur bei komplexen und aufwändigen Geschäftsprozessen denkbar. Spezial-Software für einzelne Bereiche sind dann dementsprechend die Alternative zu aufwändigen Sonderprogrammierungen in einem Programm. Der Prozessablauf muss aber auch hier effizient und sicher ablaufen. Dies ist nicht gewährleistet, wenn die Programme nicht über Schnittstellen kommunizieren können. Daten müssen in die Systeme mehrfach eingegeben werden. Dies erhöht natürlich den Arbeitsaufwand und erzeugt Falscheingaben.

Manuelle Datenübertragung verlangsamt den Geschäftsprozess, erzeugt Fehlinformationen durch Tippfehler oder durch in der Zwischenzeit geänderten Informationen. Solch eine Situation ist ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware im Unternehmen. Moderne Lösungen besitzen ausreichend Schnittstellen, durch die eine automatisierte Kommunikation stattfindet. Automatisierung über Schnittstellen erhöht die Prozess- und Datenqualität, die Geschwindigkeit des Geschäftsprozesses und reduziert Arbeitsaufwand im Unternehmen.

Anzeichen 3: Veraltetes Datenbanksystem – Wartung und Lauffähigkeit treiben IT-Kosten in die Höhe

Fallbeispiel aus der Praxis:

Emil Eitie kümmert sich in der Klever GmbH um die IT. Allerdings ist er mit der Pflege der alten Systeme so ausgelastet, dass er keine Zeit mehr für andere wichtige Dinge wie Datenschutz mehr hat. Er ist so überlastet, dass auch ihm mittlerweile Fehler unterlaufen. Wenn Emil bloß mehr Zeit hätte…

Ebenso verhält es sich mit veralteten Datenbanksystemen für Ihre Unternehmenssoftware. Denn alte Software ist oft nur auf alten Servern lauffähig. Die eingesparten Kosten für ein Update werden schnell für die aufwändige Instandhaltung der Altsysteme ausgegeben. Teure Spezialisten erhöhen das IT-Budget, die für die Wartung notwendig sind. Sicherheitslücken in den alten Programmen gefährden die Datensicherheit. Wenn IT-Kosten durch hohe Wartungsgebühren hochgetrieben werden, so ist das ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.

Auch zeitgemäße Software erzeugt Softwarepflegegebühren. Diese liegen aber in aller Regel preislich unter der Wartung für veraltete Software. Regelmäßige Updates oder eine Neuanschaffung spart langfristig Geld.

Anzeichen 4: Kein mobiler Datenzugriff – Mobile Work ist für Mitarbeiter nicht möglich

Fallbeispiel aus der Praxis:

Im Zuge einer weltweiten Pandemie sitzt das Team der Klever GmbH jetzt im Home Office. Emil Eitie hat es mit Hängen und Würgen geschafft, Zugriff auf das Firmennetzwerk zu ermöglichen. Denn noch muss Moritz Moos aus der Buchhaltung einmal pro Woche ins Büro um die Rechnungen auszudrucken und zu verschicken.

Eine Unternehmenslösung sollte daher auch diese Anpassungsfähigkeit aufweisen. Mobile Work hält in die Arbeitswelt Einzug und fordert eine entsprechende Flexibilität. Das Arbeiten von unterwegs oder zu Hause muss für Mitarbeiter über Mobile Apps oder Weboberflächen möglich sein. Wenn die Software dies nicht ermöglicht, ist dies ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.

Anzeichen 5: Performance Probleme – Geschäftsprozesse verzögern sich, da Unternehmenssoftware hängt

Fallbeispiel aus der Praxis:

Die Klever GmbH hat einen erhöhten Auftragseingang. Die Aufträge müssen schnellstmöglich ins System. Dianas Team tut was es kann, jedoch hängt sich das System bei Eingaben oft auf oder benötigt lange zum Laden. Wie soll man da die Auftragsflut erfassen?

Den gleichen Einfluss haben jedoch auch Performance Probleme in der Unternehmenssoftware auf den Betrieb. Datenspeicherprozesse dauern länger, Mitarbeitende müssen länger bleiben und Ware wird wegen den langsamen IT-Prozessen nicht schnell genug versendet. Dies ist ein Anzeichen, dass die Unternehmenssoftware veraltet ist und eine Neuanschaffung sinnvoll. Mit neuer Software können Performance Probleme eliminiert und Geschäftsprozesse optimiert werden. Ein Beispiel: Rechnungen automatisch elektronisch versenden.

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