Menü

5 Tipps für Microsoft Outlook

Der Digital-Hafen
Sandra Mandelsperger
Sandra Mandelsperger

Outlook hilft täglich Millionen von Menschen bei der Verwaltung ihrer E-Mails und Termine. Dabei unterschätzen die meisten, wie zeitaufwändig das sein kann. Mit einigen Tricks können Sie mit Outlook noch viel effizienter arbeiten: weniger Aufwand für das tägliche Management sollte die Devise sein. Das bedeutet unter anderem, dass Sie jede E-Mail nur einmal anfassen. Wir zeigen Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie Outlook noch komfortabler verwenden.

1. Shortcuts erleichtern Ihr Leben!

Bei häufig wiederkehrenden Aktionen sparen Shortcuts viel Zeit und zusätzliche Mausklicks.

Das sind unsere Lieblings-Shortcuts:

  • Auf eine E-Mail antworten:  Strg + R
  • Eine neue E-Mail erstellen:  Strg + Umschalt + M
  • Eine E-Mail öffnen:  Strg + 1
  • Ihren Kalender öffnen:  Strg + 2
  • Die Kontaktliste öffnen:  Strg + 3
  • Aufrufen Ihrer Aufgaben:  Strg + 4
5 Tipps für Microsoft Outlook

2. Richten Sie sich Regeln ein!

Landen Ihre E-Mails auch zuerst im allgemeinen Postfach und Sie sortieren die Nachrichten dann anschließen in die passenden Ordner oder Unterordner ein? Das muss nicht sein: Um Zeit zu sparen, können Sie sich in Outlook über Regeln E-Mails automatisch ablegen lassen. Dieser Tipp hält den Posteingang dauerhaft sauber und spart Zeit.

Richten Sie sich Regeln ein!

So erstellen Sie eine neue Regel in Outlook:

  1. Erstellen Sie zuerst einen beliebigen Ordner, in welchem die E-Mails landen sollen
  2. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und klicken Sie unter „Erweiterte Aktivitäten“ den Befehl „Regel erstellen”.
  3. Wählen Sie de entsprechenden Ordner aus.
  4. Unter „weitere Optionen“ können Sie die Regeln noch weiter anpassen.

Beispielfall aus der Praxis:

Verena Verbung ist für das Marketing in der Klever GmbH verantwortlich. Um stets informiert zu bleiben, hat sie verschiedene Marketing-Newsletter abonniert. Wenn diese in ihrem Postfach laden, übersieht sie allerdings schnell wichtige E-Mails. Daher hat sie sich für ihre Newsletter eine Regel eingerichtet, sodass diese direkt in einem separate n Order landen.

3. Erstellen Sie direkt Asana-Aufgaben

Kennen Sie das? Kurz vor Feierabend erhalten Sie einen wichtige Mail, auf die Sie gleich am nächsten Tag antworten möchten. Bis zum nächsten Tag landen aber weitere E-Mails in Ihrem Postfach, so dass die Nachricht weiter nach untern rutscht und dann schnell in Vergessenheit gerät. Asana ist ein tolles Tool für Ihr Projektmanagement und die Verwaltung Ihrer Aufgaben. Durch die Outlook-Erweiterung von Asana können Sie auf jeder E-Mail eine Aufgabe erstellen.

5 Tipps für Microsoft Outlook

4. Hängen Sie andere Kalender ein!

5 Tipps für Microsoft Outlook

Wenn Sie Termine mit anderen Teammitgliedern vereinbaren möchten, kann es schwierig werden: Wann hat die andere Person Zeit und wann ist Sie bereits verplant? Lassen Sie sich doch dazu einfach den Kalender freigeben!

In Outlook können Sie weitere Kalender zu Ihrer Ansicht hinzufügen. Klicken Sie dazu auf der linken Seite auf „Kalender hinzufügen“ und wählen Sie dann die entsprechende Person aus, deren Kalender Sie sehen möchten.

Achtung: Das klappt natürlich nur bei Personen aus Ihrer Organisation so einfach. Ansonsten müssen die Personen Ihnen den Kalender extra freigeben.

5. Personalisieren Sie Ihr Outlook

Zum Schluss haben wir noch einen kleinen Design-Tipp für Outlook. Über das Zahnrad oben rechts rufen Sie die Einstellungen in Outlook auf. Dort können Sie ein Bild oder Muster über Ihre persönliche Ansicht wählen. Außerdem können Sie hier auch in den Dunkelmodus wechseln oder den Lesebereich anpassen.

Personalisieren Sie Ihre Ansicht

Haben Sie Fragen zu den Tipps für Outlook?

Haben Sie Fragen zu den Tipps für Microsoft Outlook oder wollen auch Sie die Reise ins DigiTAL wagen? Wir unterstützen auch kleine Unternehmen bei der Digitalisierung und weben Ihnen ein individuelles Segel für den passenden Digitalwind auf dem Datenfluss. Buchen Sie dafür ganz einfach und unverbindlich einen Termin und treffen Sie sich mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee – natürlich bekommen Sie die Termineinladung dann auch über Outlook! ☕

Wichtige Schlagwörter in diesem Beitrag:

Dieser Beitrag gehört in diese Kategorie:

Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – kein Kurs ist derselbe. Deshalb weben wir gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles Segel für die Reise ins DigiTAL. Unsere Software-Lösungen bilden hierfür Ihre individuelle Grundlage.

Seit mehr als 20 Jahren befahren wir DIGITAL-WEBER den Datenfluss ins DigiTAL. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein und helfen Ihnen, Digitalstrategien zu entwickeln sowie diese gemeinsam umzusetzen. 

Wer nicht weiß, wie er sein Schiff segelt, geht unter. Ob persönliche Coachings, maßgeschneiderte Workshops auch online oder zeitsparende Inhouse-Trainings – unsere Experten sind Ihr kompetenter Kapitän für alle Gewässer.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

Aktuelle Beiträge aus unserem Blog

So erreichen Sie uns!

DIE DIGITAL-WEBER
Schleißheimer Str. 39
85748 Garching bei München

Tel.: +49 (89) 24 41 46 52 – 0

E-Mail: team[[at]]die-digital-weber.de

Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Unser Trend-Radar

In unserem Trend-Radar finden Sie Themen, die unsere Kundschaft aktuell verstärkt beschäftigen.

Das beschäftigt unsere Kundschaft aktuell:

Digitale Geschäftsprozesse

Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

Unternehmens-
software

Projekt-
management

... und ein weiteres Thema:

Online-Marketing & Inbound

Sind auch Sie bereits einmal über den Begriff "Inbound" gestolpert und haben sich gefragt, was eigentlich dahintersteckt? Wir bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Bereiche und erklären, welche Bedeutung Inbound auch für Ihr Unternehmen und Ihre Marke hat.
... wichtig auch für viele Unternehmen:

Work Life Balance

Die Work-Life-Balance wird immer wichtiger. Sie steht für einen Zustand, in dem Arbeits- und Privatleben miteinander in Einklang stehen. Denn eine Crew, bei der die Work-Life-Balance stimmt, ist engagierter und motivierter. Das steigert das Unternehmenswachstum!

Hybrides
Arbeiten

Human Centric & Growth Mindset

... und das Meta-Thema unserer Zeit:

Von Analogien ins DigiTAL

Das DigiTAL ist ein virtueller Ort, in dem Sie mit Ihrem Unternehmen eine digitale Infrastruktur, eine EAS-Architektur, haben. Damit können Sie Ihr digitales Unternehmenswachstum vorantreiben. Kommen Sie mit uns ins DigiTAL, lassen Sie uns die Segel setzen!

Förderung mit
dem Digitalbonus

Enterprise Application Software (EAS)

Mehr aktuelle Themen auf unserem Blog: