Outlook hilft täglich Millionen von Menschen bei der Verwaltung ihrer E-Mails und Termine. Dabei unterschätzen die meisten, wie zeitaufwändig das sein kann. Mit einigen Tricks können Sie mit Outlook noch viel effizienter arbeiten: weniger Aufwand für das tägliche Management sollte die Devise sein. Das bedeutet unter anderem, dass Sie jede E-Mail nur einmal anfassen. Wir zeigen Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie Outlook noch komfortabler verwenden.
1. Shortcuts erleichtern Ihr Leben!
Bei häufig wiederkehrenden Aktionen sparen Shortcuts viel Zeit und zusätzliche Mausklicks.
Das sind unsere Lieblings-Shortcuts:
- Auf eine E-Mail antworten: Strg + R
- Eine neue E-Mail erstellen: Strg + Umschalt + M
- Eine E-Mail öffnen: Strg + 1
- Ihren Kalender öffnen: Strg + 2
- Die Kontaktliste öffnen: Strg + 3
- Aufrufen Ihrer Aufgaben: Strg + 4
2. Richten Sie sich Regeln ein!
Landen Ihre E-Mails auch zuerst im allgemeinen Postfach und Sie sortieren die Nachrichten dann anschließen in die passenden Ordner oder Unterordner ein? Das muss nicht sein: Um Zeit zu sparen, können Sie sich in Outlook über Regeln E-Mails automatisch ablegen lassen. Dieser Tipp hält den Posteingang dauerhaft sauber und spart Zeit.
So erstellen Sie eine neue Regel in Outlook:
- Erstellen Sie zuerst einen beliebigen Ordner, in welchem die E-Mails landen sollen
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und klicken Sie unter „Erweiterte Aktivitäten“ den Befehl „Regel erstellen”.
- Wählen Sie de entsprechenden Ordner aus.
- Unter „weitere Optionen“ können Sie die Regeln noch weiter anpassen.
Beispielfall aus der Praxis:
Verena Verbung ist für das Marketing in der Klever GmbH verantwortlich. Um stets informiert zu bleiben, hat sie verschiedene Marketing-Newsletter abonniert. Wenn diese in ihrem Postfach laden, übersieht sie allerdings schnell wichtige E-Mails. Daher hat sie sich für ihre Newsletter eine Regel eingerichtet, sodass diese direkt in einem separate n Order landen.
3. Erstellen Sie direkt Asana-Aufgaben
Kennen Sie das? Kurz vor Feierabend erhalten Sie einen wichtige Mail, auf die Sie gleich am nächsten Tag antworten möchten. Bis zum nächsten Tag landen aber weitere E-Mails in Ihrem Postfach, so dass die Nachricht weiter nach untern rutscht und dann schnell in Vergessenheit gerät. Asana ist ein tolles Tool für Ihr Projektmanagement und die Verwaltung Ihrer Aufgaben. Durch die Outlook-Erweiterung von Asana können Sie auf jeder E-Mail eine Aufgabe erstellen.
4. Hängen Sie andere Kalender ein!
Wenn Sie Termine mit anderen Teammitgliedern vereinbaren möchten, kann es schwierig werden: Wann hat die andere Person Zeit und wann ist Sie bereits verplant? Lassen Sie sich doch dazu einfach den Kalender freigeben!
In Outlook können Sie weitere Kalender zu Ihrer Ansicht hinzufügen. Klicken Sie dazu auf der linken Seite auf „Kalender hinzufügen“ und wählen Sie dann die entsprechende Person aus, deren Kalender Sie sehen möchten.
Achtung: Das klappt natürlich nur bei Personen aus Ihrer Organisation so einfach. Ansonsten müssen die Personen Ihnen den Kalender extra freigeben.
5. Personalisieren Sie Ihr Outlook
Zum Schluss haben wir noch einen kleinen Design-Tipp für Outlook. Über das Zahnrad oben rechts rufen Sie die Einstellungen in Outlook auf. Dort können Sie ein Bild oder Muster über Ihre persönliche Ansicht wählen. Außerdem können Sie hier auch in den Dunkelmodus wechseln oder den Lesebereich anpassen.
Haben Sie Fragen zu den Tipps für Outlook?
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