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Gemeinsames Projektmanagement mit Asana

Asana gehört zu den beliebtesten Lösungen zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben. Das Tool vereint Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation unter einer Oberfläche.

Die Software entstammt einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein, die 2008 auch das gleichnamige Unternehmen gründeten. Asana sollte ursprünglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter steigern und entwickelte sich daraufhin zu einer der erfolgreichsten Lösungen für gemeinsames Projektmanagement

asana

Asana greift verschiedenen Ideen der GTD-Methodik („Getting Things Done“) von David Allen auf. Damit kann mehr Perspektive auf die einzelnen Themen und gleich mehr Kontrolle über die zu erledigenden Arbeiten erreicht werden.

Die Herausforderung

Das größte Hindernis für Teams ist heute die Tatsache, dass sie mehr Zeit mit der Koordination der Arbeit verbringen als mit der eigentlichen Arbeit. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute verbringt der durchschnittliche Mitarbeitende:

  • 28% seiner Zeit mit der Beantwortung von E-Mails
  • 19% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen und deren Auffinden
  • 14% ihrer Zeit für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Das bedeutet folglich, dass Teams nur 39% ihrer Zeit mit wirklich rollenspezifischer Arbeit verbringen. Stellen Sie sich vor, wie viel schneller und effizienter Teams sein könnten, wenn wir diese Zahl erhöhen könnten.

Die Lösung

Zu einer effektiven Zusammenarbeit im Team gehören die so genannten „drei C“:

  • Content
  • Communication
  • Coordination

Die meisten Tools fokussieren sich jedoch vor allem auf die ersten beiden Punkte. Dabei ist gerade die Koordination entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit von Team. Sie beantwortet nämlich eine wichtige Frage, die Dateifreigabe- und Messaging-Tools nicht beantworten können: Wer macht was bis wann? Asana vereint im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools alle drei Bereiche und verschafft Teams somit abteilungsübergreifend Klarheit über Plan, Prozess und Verantwortung.

Asana

Die Preise von Asana

Für Asana gibt es verschiedene Preisstufen:

Basic (kostenlos)

Die Basic-Variante von Asana ist ideal für Personen oder Teams, die gerade erst mit dem Projektmanagement beginnen. Bereits die kostenlose Version von Asana bringt eine ganze Reihe an unbegrenzten Basisfunktionen mit sich. Dazu gehören Projekte, Aufgaben, Aktivitätsprotokolle, Speicherplatz sowie Kommentare. Sie haben 3 verschiedene Projektansichten: Listen-, Board- und Kalenderansichten.

Premium (10,99€ im Monat)

Die Premium-Variante richtet sich an Teams, die Projektpläne erstellen müssen, auf die sie vertrauen können. Selbstverständlich bringt auch die Premium-Version unbegrenzte Basisfunktionen mit sich und ergänzt diese unter anderem mit erweiterten Funktionen für Berichte, automatisierten Workflows und erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Business (24,99€ im Monat)

Die Business-Variante von Asana ist ideal für Teams und Unternehmen, die die Arbeit mehrerer Vorhaben verwalten müssen. Sie haben mehr Möglichkeiten für Ihre Projekt- und Portfolio-Ansicht, die Ihr Management erleichtern. Außerdem können Sie unbegrenzt viele Dashboards, Workload-Ansichten und Integrationen mit Tableau und Power BI.

Als vierte Version gibt es noch Asana Enterprise. Es richtet sich an Unternehmen, die zusätzliche Sicherheit, Kontrolle und Unterstützung brauchen. Profitieren Sie hier von konfigurierbaren Mitgliedereinstellungen, einer verbesserten Datenkontrolle, personalisiertem Support.

Sprechen Sie uns einfach an und wir helfen Ihnen dabei herauszufinden, welches Paket am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.

Der Funktionsumfang von Asana

Visualisieren Sie Ihre Arbeit nach Ihren Vorstellungen:

Erfassen Sie die Arbeit Ihres Teams an einem gemeinsamen Ort. Wählen Sie die Projektansicht aus, die am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt und arbeiten Sie zusammen, egal wo Sie sich gerade befinden.

  • Listenansicht: Verwenden Sie eine To-do-Liste, um sämtliche Arbeitsschritte oder Prozesse des Projekts an einem Ort zu erfassen und jeden Schritt von Anfang bis Ende zu verwalten.
  • Zeitleiste: Stellen Sie Projektpläne als Zeitleiste dar, um den Zusammenhang zwischen den Aufgaben zu sehen. So sehen Sie auch bei Planänderungen alle Arbeitsvorgänge.
  • Boards: Organisieren Sie Ihre Arbeit wie Haftnotizen und verfolgen Sie Aufgaben in jeder Phase. Boards helfen, Ihre Arbeitsprozesse transparenter zu gestalten.
  • Kalender: Betrachten Sie Ihre Arbeit in einem Kalender, um Lücken und Überlappungen in Ihrem Zeitplan zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Verwalten Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende:

  • Projekte: Organisieren Sie die Arbeit für Ihre Events, Meetings oder Vorhaben, die Sie mit anderen teilen, als Listen oder Kanban-Boards in Projekten.
  • Aufgaben: Unterteilen Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams in überschaubare Arbeitsschritte.
  • Unteraufgaben: Untergliedern Sie Aufgaben in kleinere Teilaufgaben oder führen Sie zusätzliche Punkte auf, die zur Fertigstellung der Gesamtaufgabe erledigt werden müssen.
  • Meilensteine: Visualisieren Sie wichtige Etappenziele in Ihrem Projekt, um den Fortschritt zu erfassen und zu teilen.
  • Aufgabenverantwortliche: Weisen Sie Aufgaben einer Person zu. So wissen alle, wer verantwortlich ist.
  • Abschnitte: Gruppieren Sie Aufgaben in unterschiedliche Abschnitte eines Projektes, um diese an Ihren Workflow anzupassen, verschiedene Arbeitstypen aufzuteilen und Aufgaben zu organisieren.
  • Benutzerdefinierte Felder: Gehen Sie über die bloße Nutzung von Aufgaben hinaus und erfassen Sie einfach alles in Asana. Feldnamen, -typen und -werte sind frei definierbar, damit Sie Felder für jegliche Art von Informationen erstellen können, die für Ihren Workflow wichtig sind.
  • Fälligkeitsdaten und -zeiten: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, um den Fälligkeitszeitpunkt klar zu bestimmen, auf den alle zielgerichtet hinarbeiten können – unabhängig von Zeitzonen.
  • Anhänge: Fügen Sie Dateien von Ihrem Computer, aus Dropbox, Box oder Googe Drive zu jeglicher Aufgabe oder Diskussion hinzu. Sie können Dateien von individuellen Aufgaben oder auf Projektebene ansehen.
  • Regeln: Verwenden Sie Regeln, um wichtige Aktionen in Ihren Prozessen zu automatisieren, damit Teams keine Arbeitsschritte mehr vergessen.
  • Genehmigungen: Optimieren und erklären Sie Ihren Genehmigungsprozess, damit alle Beteiligten wissen, welche Arbeiten wann und wie genehmigt werden müssen.
  • Abhängigkeiten: Aufgabenabhängigkeiten geben an, welche Aufgaben bereits begonnen werden können und welche Aufgaben noch auf die Fertigstellung anderer Aufgaben warten.
  • Benutzerdefinierte Vorlagen: Erstellen Sie Ihre eigenen Projektvorlagen, damit Ihr Team schnell und einfach mit der Arbeit beginnen kann.
  • Berichte: Behalten Sie den Fortschritt und die Arbeitsauslastung im Auge. Nutzen Sie Diagramme und andere visuelle Darstellungen mit Echtzeit-Informationen, um Status-Updates mit anderen zu teilen, mögliche Probleme zu erkennen und die Arbeit auf Kurs zu halten.
  • Portfolios: Anhand von Portfolios sehen Sie in Echtzeit, wie Ihre Projekte vorankommen. Somit können Sie proaktiv auf Risiken eingehen und allen Beteiligten über Updates informieren.

Unser Funfact:

Ein besonders witziges Detail in Asana sind die sogenannten „Celebrations“. Sie können die Option über „Meine Profileinstellungen -> Ansicht -> Bei Aufgabenfertigstellung gelegentlich Celebrations anzeigen“ aktivieren. Bei Fertigstellung einer Aufgabe fliegt dann ab und ein mythisches Wesen in Form eines Einhorns, Phönix, Narwals oder Yetis über den Bildschirm.

Integrationen:

Asana ist eine Plattform zur Koordinierung Ihrer gesamten Arbeit. Mit mehr als 100 Integrationen können Sie in Asana alles verknüpfen, was Ihr Team zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordinierung benötigt. Hier eine Auswahl der Integrations-Möglichkeiten:

  • Google Drive
  • Microsoft Teams
  • Everhour
  • Zoom
  • Adobe Creative Cloud
  • Harvest
  • Dropbox
  • Slack
  • Salesforce
  • Gmail
  • Instagantt
  • Microsoft Power BI
  • Box
  • Office 365
  • Outlook
  • Sharepoint
  • Tableau
  • Zapier
  • OneDrive

Neugierig geworden?

Asana ist ein missionsorientiertes Unternehmen, so wie wir, DIE DIGITIAL-WEBER. Unsere Mission lautet: Gemeinsam für digitales Unternehmenswachstum. Daher versteht sich von selbst, dass wir unserem eigenen agilen Projekt-Management ebenfalls Asana einsetzen. Für uns ist das der perfekte fit. Evtl. für Sie auch? Lassen Sie uns deswegen gemeinsam mal ausprobieren und treffen Sie sich schnell und unverbindlich auf einen (virtuellen) Kaffee mit uns:

Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – kein Kurs ist derselbe. Deshalb weben wir gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles Segel für die Reise ins DigiTAL. Unsere Software-Lösungen bilden hierfür Ihre individuelle Grundlage.

Seit mehr als 20 Jahren befahren wir DIGITAL-WEBER den Datenfluss ins DigiTAL. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein und helfen Ihnen, Digitalstrategien zu entwickeln sowie diese gemeinsam umzusetzen. 

Wer nicht weiß, wie er sein Schiff segelt, geht unter. Ob persönliche Coachings, maßgeschneiderte Workshops auch online oder zeitsparende Inhouse-Trainings – unsere Experten sind Ihr kompetenter Kapitän für alle Gewässer.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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So erreichen Sie uns!

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Unser Trend-Radar

In unserem Trend-Radar finden Sie Themen, die unsere Kundschaft aktuell verstärkt beschäftigen.

Das beschäftigt unsere Kundschaft aktuell:

Digitale Geschäftsprozesse

Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

Unternehmens-
software

Projekt-
management

... und ein weiteres Thema:

Online-Marketing & Inbound

Sind auch Sie bereits einmal über den Begriff "Inbound" gestolpert und haben sich gefragt, was eigentlich dahintersteckt? Wir bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Bereiche und erklären, welche Bedeutung Inbound auch für Ihr Unternehmen und Ihre Marke hat.
... wichtig auch für viele Unternehmen:

Work Life Balance

Die Work-Life-Balance wird immer wichtiger. Sie steht für einen Zustand, in dem Arbeits- und Privatleben miteinander in Einklang stehen. Denn eine Crew, bei der die Work-Life-Balance stimmt, ist engagierter und motivierter. Das steigert das Unternehmenswachstum!

Hybrides
Arbeiten

Human Centric & Growth Mindset

... und das Meta-Thema unserer Zeit:

Von Analogien ins DigiTAL

Das DigiTAL ist ein virtueller Ort, in dem Sie mit Ihrem Unternehmen eine digitale Infrastruktur, eine EAS-Architektur, haben. Damit können Sie Ihr digitales Unternehmenswachstum vorantreiben. Kommen Sie mit uns ins DigiTAL, lassen Sie uns die Segel setzen!

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