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So arbeiten Sie effizienter: 5 Möglichkeiten, um die Effizienz im Team zu steigern

Matthias Weber
Matthias Weber

Im Laufe einer Arbeitswoche stoßen selbst die besten Teams auf Hindernisse, die zu einem Rückgang der Effizienz im Arbeitsalltag führen. Unproduktive Besprechungen, zu viele E-Mails und die Unkenntnis darüber, woran alle anderen arbeiten, können Ihr Team von ihrer eigentlichen Aufgabenliste ablenken und zu unzureichenden Resultaten führen. Wir haben 5 Tipps, damit Ihr Team effizienter arbeiten kann:

So arbeiten Sie effizienter: 5 Möglichkeiten, um die Effizienz im Team zu steigern

Teameffizienz steht für die Anzahl hoch relevanter Arbeitsvorgänge, die Ihr Team erledigen kann. Dabei werden Reibungspunkte und Ablenkungen ausgeklammert. Es geht vor allem darum, einen effizienten Arbeitsplatz zu schaffen, den Teamgeist zu fördern und damit die Teamleistung insgesamt zu verbessern, das führt zu einer Effizienzsteigerung generell.

Um die Teameffizienz zu steigern, müssen Sie alle Probleme beseitigen, die Ihrem Team bei täglichen hoch relevanten Arbeitsvorgängen im Wege stehen können. Laut des Berichts zur Anatomie der Arbeit verbringen Mitarbeitende den Großteil ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit (60 %) und lediglich 27 % ihrer Zeit mit fachspezifischen Tätigkeiten. Indem Sie die Effizienz Ihres Teams verbessern und Ihrem Team Zeit für die wichtigsten Aufgaben geben, können Sie aus diesem Dilemma entkommen.

Wir haben 5 Tipps für Effizienzsteigerung im Team gesammelt:

1. Meeting-Effizienz steigern

Ein Punkt, der im Arbeitsalltag viel Zeit in Anspruch nimmt, sind Meetings. Meetings sind wichtig und können für Klarheit und Produktivität in Ihrem Team sorgen. Unabhängig davon, welche Art von Meeting Sie planen, diese einfachen Punkte sorgen für eine höhere Umsetzbarkeit, Produktivität und Effektivität:

So arbeiten Sie effizienter: 5 Möglichkeiten, um die Effizienz im Team zu steigern
  • Sie sollten sich als Team oder Unternehmen auf feste Meetingkonventionen einigen. Sollen die Teilnehmenden beispielsweise alle per Video zugeschaltet sein? Wer ist zuerst an der Reihe, wenn mehrere Personen etwas beizutragen haben? Diese Dinge sollten vor dem Meeting klar sein.
  • Erstellen und teilen Sie vor dem Meeting eine Agenda, so können sich alle Teilnehmenden im Vorfeld informieren und vorbereiten. Um die Effizienz Ihres Teams in Meetings zu steigern, sollten Sie sich über das Ziel des Meetings im Klaren sein. Erstellen und teilen Sie eine Tagesordnung mit allen Beteiligten, damit jeder auf demselben Stand ist. Wenn es zusätzliche schriftliche Informationen oder Dokumente gibt, können Sie diese ebenfalls an die Tagesordnung anfügen.
  • Beauftragen Sie vor dem Meeting eine Person damit, Protokoll zu führen. Idealerweise sind diese Notizen am gleichen Ort verfügbar wie Ihre Tagesordnung. Anhand dieses Protokolls können Sie Aktionen mit Fristen und Verantwortlichen erstellen.
  • Sammeln Sie Feedback für mehr Produktivität. Sprechen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team ab, damit das Meeting für alle Beteiligten erfolgreich ist. Wenn nur wenige Teilnehmende vom Meeting profitieren, könnten Sie stattdessen auf digitale Updates oder Projektstatusberichte umsteigen.

2. Unnötige Meetings vermeiden

Meetings können produktiv sein, vorausgesetzt, dass es eine klare Tagesordnung gibt, die richtigen Leute teilnehmen und jeder bereit ist, zu einer Lösung beizutragen. Leider ist dies nicht immer der Fall. Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Effizienz Ihres Teams zu steigern, besteht darin, unnötige Besprechungen abzuschaffen.

Bevor Sie ein Meeting planen, sollten Sie sich fragen, ob es wirklich notwendig ist. Manchmal neigt man dazu, ein Meeting einzuberufen, obwohl andere Kommunikationsmöglichkeiten möglicherweise effektiver wären. Indem Sie auf unnötige Meetings verzichten, geben Sie allen mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, auf die es wirklich ankommt. Wenn Sie zum Beispiel ein Meeting planen, in dem es um ein Update zum Projektstatus gehen soll – könnten Sie nicht statt eines Meetings ein digitales Status-Update verschicken?

Planen Sie zudem auch Meeting-freie Tage ein. Wenn man mindestens einen ganzen Tag fokussiert  arbeiten kann, dann leistet dieser wertvolle Block von mehreren ununterbrochenen, besprechungsfreien Stunden, in denen man sich voll und ganz einem Projekt widmen kann, einen großen Beitrag zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität.

3. Aufgaben richtig priorisieren

Ihre Mitarbeitenden müssen viele verschiedene Aufgaben erledigen, die auf unterschiedliche Projekte verteilt sind. Auf den ersten Blick betrachtet scheint jede von ihnen wichtig und dringend zu sein. In welche Aufgaben sollten Mitarbeitende zuerst den größten Teil ihrer Zeit und Überlegungen investieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

Einige Aufgaben und Projekte sind wichtiger als andere. Hierbei kommt es darauf an, dass man gut definierte Ziele und eine Vorstellung davon hat, wie die eigene Arbeit zum Erreichen dieser Ziele beiträgt – so kann Ihr Team effizienter arbeiten. Kurzfristige Ziele bieten die Grundlage für langfristige Ziele, wie zum Beispiel einen Produktlaunch. Hilfreich ist eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben auf die unternehmensweiten oder abteilungsbezogenen Ziele ausgerichtet sind. Auf diese Weise ziehen alle am selben Strang und können Entscheidungen treffen, die sich auf das Gesamtziel auswirken.

4. Berücksichtigen Sie die Stärken Ihres Teams

So arbeiten Sie effizienter: 5 Möglichkeiten, um die Effizienz im Team zu steigern

Jedes Teammitglied hat unterschiedliche Erfahrungen, Stärken und Schwächen, die sie zu einem wertvollen Teil Ihres Teams machen. Ebenso arbeiten verschiedene Menschen gerne an unterschiedlichen Dingen. Eines Ihrer Teammitglieder könnte zum Beispiel gerne Recherchearbeiten durchführen und Berichte darüber erstellen, während eine andere Teamkollegin lieber mit Kunden telefoniert.

Wenn Sie wissen, wer in Ihrem Team eine bestimmte Fähigkeit besonders gut beherrscht, unterstützen Sie damit den reibungslosen Ablauf von Aufgaben und Projekten. Wenn Sie außerdem wissen, dass sich eine Person stark für eine bestimmte Aufgabe begeistert, dann wird sie mit größerer Wahrscheinlichkeit qualitativ bessere Arbeit leisten und die Aufgabe schneller erledigen. Zudem sollten Sie nach Möglichkeit Aufgaben zuweisen, die von der verantwortlichen Person als bereichernd oder herausfordernd wahrgenommen wird. Dadurch stärken Sie ebenfalls die Leistung Ihres Teams.

5. Fördern Sie bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Verschiedene Teams können sich in Ihren Fähigkeiten und Kenntnissen hervorragend unterstützen und ergänzen. Schließlich arbeiten Sie als Teil eines größeren Unternehmens auf dasselbe Ziel hin. Indem die Arbeit von anderen Teams für alle einsehbar ist, weiß jeder, woran gerade gearbeitet wird. Es ermutigt die Teams zu einer besseren Zusammenarbeit, wenn sich deren Arbeit und Ziele überschneiden.

Entsprechende Software kann die teamübergreifende Transparenz erhöhen, indem sie jede Phase eines Projekts mit einer einzelnen Gruppe von Zielen verknüpfen. Solche Lösungen dienen als zentraler Knotenpunkt, um das, woran Sie arbeiten, mit den übrigen Teammitgliedern zu teilen. Dadurch lassen sich die Bereiche identifizieren, in denen Menschen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zusammenarbeiten können. Wenn Ihr Team mit einer einzigen Informationsquelle arbeitet, ebnen Sie den Weg für eine bessere Zusammenarbeit im Team und eliminieren mögliche Hindernisse, um Arbeitsvorgänge mit hoher Relevanz zu erledigen. Gleichzeitig steigern Sie die Teameffizienz damit erheblich.

Haben Sie bereits eine Lösung, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit möglich macht? Unsere Experten der Digital-Weber helfen Ihnen gerne mit der Auswahl einer entsprechenden Software, die alle relevanten Schnittstellen abdeckt. Außerdem beraten wir auch Unternehmen beim Aufbau einer EAS-Architektur, wenn eben eine Software nicht ausreicht und entsprechende Datenflüsse notwendig sind.

Beispielfall aus der Praxis

Diana Diel leitet das Vertriebsteam der Klever GmbH. Ihr Tag ist von vielen Meetings geprägt, sodass sie mitunter gar nicht dazu kommt, ihre Aufgaben abzuarbeiten. Deshalb möchte sie ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Sie ordnet aus, welche Meetings obsolet sind – schließlich gibt es genügend Meetings, die auch eine E-Mail hätten sein können …

Erfolgreich sein und effizienter arbeiten

Die Effizienzsteigerung und Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe ist ein kontinuierlicher Prozess. Bereits einfache Methoden sowie die passende Software können dazu beitragen, die Arbeitseffizienz aller Mitarbeiter Ihres Teams zu optimieren.

Haben Sie Fragen dazu, wie Sie effizienter arbeiten können? Lassen Sie uns das doch bei einem (virtuellen) Kaffee ☕ besprechen – wir freuen uns auf Sie!

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