Die Finanzbuchhaltung ist ein wichtiges und komplexes Thema in Unternehmen. Gerade wenn Unternehmen internationale Geschäftsbeziehungen unterhalten, fallen spezielle Vorgaben im Hinblick auf die Buchhaltung an. Eine einfache Rechnungsstellung genügt häufig nicht, Sie müssen eine Proforma-Rechnung ausstellen. Glücklicherweise unterstützt moderne Software wie Haufe X360 (ehemals lexbizz) Sie dabei. Die Cloud-ERP-Lösung vom lexware Anbieter Haufe Group basiert auf der etablierten ERP-Lösung Acumatica und ist optimal an die deutsche Buchhaltung angepasst. So passieren keine Fehler, und Ihrem weltweiten Handel steht nicht mehr im Weg. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die Besonderheiten der Proforma-Rechnung und erklären, wie Sie sie Schritt für Schritt in Haufe X360 erzeugen können.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung (manchmal auch Pro-Forma-Rechnung) ist eine Rechnung, die keine Zahlung bzw. Zahlungsforderung zur Folge hat. Sie ist daher eher als eine Art Kostenvoranschlag oder Beleg zu sehen, der lediglich eine bestimmte Summe nennt und nicht zur Zahlung auffordert.
Im Gegensatz zu einer Handelsrechnung wird eine Proforma-Rechnung beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung oder Lieferung in ein anderes Land darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken. So können Sie bei Auslandsgeschäften Ware kostenlos an den Empfänger liefern, die Zollerhebung bleibt dabei unberührt. Aber Vorsicht: Der Zoll legt den für die Ware tatsächlich gezahlten Preis zu Grunde. Es ist daher nicht möglich, im Nachhinein eine andere Rechnung mit einem geänderten Preis auszustellen.
Die Proforma-Rechnung wird mitunter auch als Vorabkopie der endgültigen Rechnung oder auch Handelsrechnung ausgestellt und enthält dann wie diese die Adress- und Kontodaten des Lieferanten, die Anschrift und gegebenenfalls die Lieferadresse der jeweiligen Kundschaft, die genaue Bezeichnung der Ware, die Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen sowie den Preis. Im Geschäftsverkehr wird diese Art der Proformarechnung gewöhnlich zur Beantragung eines Akkreditivs benötigt. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um eine Auftragsbestätigung und wird oft auch an deren Stelle verwendet.
Wofür benötigen Sie eine Proforma-Rechnung?
Sind Sie sich unsicher, wann Sie jetzt genau eine Proforma-Rechnung benötigen? Es ist üblich, dass Kaufende in vielen Ländern Angebote für eine Lieferung in Form einer Proforma-Rechnung verlangen, um Devisen zuzuteilen, Akkreditive zu eröffnen oder eine Importlizenz zu erhalten. Vor allem für Zollzwecke bei Außenhandelsgeschäften finden Proforma-Rechnungen Anwendung. Sie werden im Export als Beleg ausgestellt, um den Warenwert z.B. bei den folgenden Vorgängen zu kennzeichnen:
- bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.). D.h. auch zu einem späteren Zeitpunkt darf keine Berechnung erfolgen.
- für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland.
- für kostenlose Mustersendungen.
- Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.
Was muss eine Proforma-Rechnung enthalten?
Eine Proforma-Rechnung ist durch den Zusatz „Proforma-Rechnung“ bzw. eng. „proforma invoice“ zu kennzeichnen. Die anderen Inhalte entsprechen den Angaben einer klassischen Exportrechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Handelsregisternummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und Steuerbefreiung aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- eventuell Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Bankverbindung des Absenders
- Einzel- und Gesamtpreis sowie separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
- Lieferbedingungen
- Zahlungsbedingungen und Versandart
- Verpackungsdaten
- Zolltarifnummern
Besonderheiten bei Mustersendungen
Wenn Sie Muster versenden möchten, sollten Sie in der Proformarechnung einen möglichst realistischen Warenwert angeben. Doch welche Güter kommen eigentlich als Muster in Frage?
In der Regel handelt es sich hier um Ware, die deutlich erkennbar nur zur Nutzung als Probe zur Verfügung gestellt wird und sich auch nur für diesen Zweck eignet. Falls eine Kennzeichnung als Muster aber nicht möglich ist, werden Produkte mit einer Höchstmenge von bis zu fünf Einheiten und einem Warenwert von maximal 50,00 Euro in der Regel als Mustersendung anerkannt. Details dazu können Sie in Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung nachlesen.
Wenn Sie keine realistischen Vorstellungen über den tatsächlichen Warenwert einer Sendung haben, sollten Sie es nach Möglichkeit vermeiden, den Wert in der Proformarechnung so stark herabzustufen, dass bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung fällt ein nicht korrekt angegebener Warenwert auf.
Die Proforma-Rechnung mit Haufe X360 (ehemals lexbizz)!
Mit moderner und flexibler Software lassen sich ganz einfach Proforma-Rechnungen aus Aufträgen erzeugen. Das Cloud ERP Haufe X360 übernimmt diese Aufgabe für Sie, ohne dass Sie spezielle Vorkenntnisse oder eine zusätzliche Buchhaltungssoftware benötigen. Proforma-Rechnungen sind in Haufe X360 ganz einfach zu finden und zu erstellen. Folgenden Sie dazu dem folgenden Pfad:
- Verkauf -> Transaktionen -> Angebote/Kundenaufträge
- Dort wählen Sie den gewünschten Lieferauftrag (LA) aus.
- Gehen Sie auf Berichte und wählen Sie dort die Proforma-Rechnung aus.
Fazit: Accio Unternehmenswachstum!
Internationaler Handel muss nicht zwingend kompliziert sein. Wenn Sie wissen, wann Sie eine Proforma-Rechnung benötigen und welche Angaben diese enthalten muss, gelingt er Ihnen im Schlaf. Mit Haufe X360 können Sie schnell und unkompliziert die Proforma-Rechnung generieren und somit Zeit und Kosten sparen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Proforma-Rechnungen schnell und unkompliziert mit Haufe X360 erstellen.
Neugierig geworden? Treffen Sie sich einfach und unverbindlich auf ein (virtuelles) Butterbier mit uns. Gemeinsam finden wir heraus, wie wir Sie bei Ihrem digitalen Unternehmenswachstum unterstützen können.
