Die Ereignisse der vergangenen Monate und Wochen haben viele Unternehmen vor Herausforderungen gestellt. Selten war es herausfordernder, das Schiff auf Kurs zu halten. Jeden Tag sehen sich Führungskräfte angesichts potenziell disruptiver Marktdynamiken damit konfrontiert, schnell und agil zu handeln. Täglich stehen eine neue Lagesondierung und darauf aufbauende Entscheidungen an. Das Resultat sind ein hoher Abstimmungsbedarf und neue Leadership-Modelle. Scrum bietet dafür die Grundlage.
Agile Unternehmensführung mit Scrum
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und das macht sich bemerkbar. Unternehmen müssen sich ganz nach dem Motto Human Centric auf ihre Mitarbeitenden fokussieren und Verhaltensweisen ändern. Das Stichwort ist agile Unternehmensführung. Agil bedeutet beweglich, an die Situation angepasst und nicht starren Hierarchien oder Strukturen unterworfen. Ganz im Gegensatz zum klassischen Rollenverständnis, bei dem Mitarbeitende der Führungskraft dienen, stellt sich bei den modernen Führungsmethoden der Leitende in den Dienst seines Teams. Er unterstützt es so gut, wie es geht, um den möglichst besten Output zu erhalten. Die Verantwortung für das Gelingen eines Projektes teilt sich dabei das gesamte Team.
Basis für den Erfolg moderner Führung ist dabei vor allem die Kommunikation: Transparenz, Dialog, Vertrauen und kurzfristige Feedbacks. Um agiles Projektmanagement auch im Alltag sinnvoll einsetzen zu können, bedarf es einfacher Regeln, definierter Rollen und täglicher Abstimmungen im Team. Eine Möglichkeit, die wir auch bei den DIGITAL-WEBERN nutzen, bietet Scrum.
In einem Scrum-Projekt sollen wenige und einfache Regeln gelten, die maßgeblich dafür sind, dass das Projektteam die gemeinsamen Ziele erreicht. Entscheidend ist, dass ein Team beim agilen Projektmanagement sich selbst organisieren kann und auch darf. Es soll auch interdisziplinär zusammengesetzt sein, sodass unterschiedliche Kompetenzen zusammenkommen. Dafür gibt es bestimmte Rollen und Termine.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Product Owner
Der Product Owner hat die wichtige Aufgabe, die Interessen des Unternehmens (Business Value) und der Kunden (User Value) in Einklang zu bringen und den Wert aus dem Produkt oder Projekt zu maximieren. Damit das gelingt, benötigt der Product Owner ein tiefgreifendes Verständnis der Kundenbedürfnisse und der strategischen Rahmenbedingungen aus Sicht des Unternehmens. Das wichtigste Werkzeug des Product Owners ist das Backlog und die Priorisierung der darin enthaltenen Themen. Zudem formuliert der Product Owner für jeden Sprint ein Sprint-Ziel.
Scrum-Master
Der Scrum Master war möglicherweise bisher ein Teamleitender oder einer vergleichsbaren Leitungsposition. Seine wichtigste Aufgabe ist, das Team und den Product Owner darin zu befähigen, ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Dazu beseitigt er Hindernisse, trägt zu einer effizienten Umsetzung bei und unterstützt das Team in der Einhaltung des Scrum-Prozesses. Zudem schützt der Scrum Master das Team vor ungewollter Einflussnahme. Dazu coacht er auch beteiligte Stakeholder wie beispielsweise Geschäftsführende oder andere Führungskräfte und stellt sicher, dass agile Prinzipien von allen Beteiligten gelebt werden.
Team
Das Team arbeitet autonom und selbstorganisiert an der Umsetzung der verabredeten Aufgaben. Dazu bestimmt das Team die in einem Sprint zu erledigenden Aufgaben nach den Prioritäten des Product Owners. Das heißt, es werden keine Arbeitspakete zugeteilt. Stattdessen entscheidet das Team während des Plannings anhand von Priorität und Machbarkeit, welche der Aufgaben im Rahmen des Sprints erledigt werden können. In einem Team müssen alle notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten vorhanden sind, um die verabredeten Aufgaben zu lösen und die Ziele des Sprints zu erreichen.
Beispielfall aus der Praxis
Emil Eitie leitet die IT-Abteilung der Klever GmbH. Zuvor war er in der Software-Entwicklung tätig. Für die Entwicklungsprojekte kam Scrum zu Einsatz. Von den Mitarbeitenden hört Emil oft, dass es Optimierungsbedarf in der Klever GmbH gibt, wenn Projekte anstehen. Emil überlegt nicht lange: Er erklärt dem Geschäftsführer Scrum und dessen Vorteile.
Der Scrum-Prozess
Der Scrum-Prozess besteht in einer wiederkehrenden Abfolge von Sprints. Dabei ist ein Sprint ein fest definiertes Zeitintervall, in dem das Team an der Erledigung der vereinbarten Aufgaben und der Erreichung des Sprint-Ziels arbeitet. Die Dauer eines Sprints beträgt typischerweise 1-4 Wochen und wird in Abhängigkeit des Projektes festgelegt.
Jeder Sprint startet mit einem gemeinsamen Sprint Planning, an dem das gesamte Scrum-Team teilnimmt. Während des Plannings werden anstehende Aufgaben diskutiert und der erwartete Aufwand geschätzt.
Das Daily ist eine tägliche Synchronisation des umsetzenden Teams. Da die Dauer auf 15 Minuten begrenzt ist, findet es oft im Stehen statt. Deswegen wird es mitunter auch “Stand Up” genannt. Es sollte nicht länger als 15 Minuten dauern und ist dazu da, dem restlichen Team ein kurzes Update zu geben, um sich mit den Kollegen zu synchronisieren.
Am Ende jedes Sprints folgt das sogenannte Sprint Review bzw. Sprint Retrospective, in dem der vergangene Sprint besprochen wird. Was wurde geschafft? Wo hat es Probleme gegeben? Was kann beim nächsten Sprint besser gemacht werden?
Die Umsetzung im täglichen Arbeitsalltag
Für das Sprint Planning in Scrum können geeignete Tools viel Unterstützung für die Teams bieten. Hierzu bietet sich beispielsweise ein Projektmanagement-Tool wie Asana an. Asana gehört zu den beliebtesten Lösungen zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben. Das Tool vereint Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation unter einer Oberfläche.
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