Cloud-ERP wird nicht nur immer verbreiteter und zugänglicher für mittelständische Unternehmen, sondern auch ein zunehmend effektiverer Geschäftstreiber. Doch um die Technologie erfolgreich einsetzen zu können, ist es wichtig zu wissen wie sie funktioniert, welche Vorteile sie hat und worauf zu achten ist.
Cloud-ERP als Business Enabler
Business Software wird immer wichtiger – auch für kleine und mittlere Unternehmen. Das zeigt dementsprechend auch eine eine IDC-Analyse: Der Markt für Business Software ist 2018 gegenüber 2017 um rund neun Prozent auf knapp 14 Milliarden Euro gewachsen. Der Anteil der Public Cloud Services an den Anbieterumsätzen lag im vergangenen Jahr unter dem Strich bei 22 Prozent. Den größten Teil weisen dabei mit jeweils mehr als 60 Prozent Kollaboration und CRM auf. Bei ERP sind es jeweils knapp 30 Prozent.
Diese Entwicklung scheint nicht überraschend, sehen doch viele Entscheider im Mittelstand die Cloud als wesentlichen Treiber ihres Geschäfts. Ob Schnittstellen, Einsparungspotenzial, schnelle Bereitstellung von Diensten oder Mobilität – das Cloud-ERP bietet viele Business-Chancen.
Die Qual der Wahl
Wer sein Business vorantreiben möchte, muss vor allem seine Daten im Griff haben. Sicherheitsbedenken lassen viele KMU aber überlegen, welche der bestehenden Möglichkeiten die beste ist.
Folgende Optionen gibt es grob zusammengefasst:
Self-Hosting
Lohnt sich ein eigener Server? Vor dieser Frage stehen viele Betriebe. Denn immerhin erfordert ein eigener Server zusätzliche Kosten, viel Know-how und kontinuierliche Arbeit. Das zeigt sich schon in der Konfiguration der Server-Anwendungen und bei den Themen Sicherheitsupdates, Firewall und beim Schutz vor Denial-of-Service-Angriffen. Auch bei Backups und der Überwachung von System-Logs ist umfassendes IT-Wissen gefragt. Dem gegenüber steht die physikalische Hoheit über die Daten im eigenen Rechenzentrum.
Private Cloud
Bei einer Private Cloud handelt es sich um eine unternehmenseigene Cloud. Diese kann auch von einem externen Dienstleister betrieben und nach dem Pay-per-use-Prinzip abgerechnet werden. Zu den Vorteilen gehören die Bündelung der Ressourcen in einem flexiblen Pool, die Nutzung einer unbeschränkten Bandbreite, eine bedarfsgerechte Skalierung der technischen Ressourcen und eine automatisierte Durchführung von Prozessen. Hinzu kommt: Beim Private-Cloud-ERP-Modell sind im Gegensatz zur Public Cloud noch mehr Anpassungen sowie Zusatzprogrammierungen möglich. Zu den Konsequenzen zählen höhere Sicherheitsstufen durch den Dienstleistenden und der Bedarf an geschultem externen Personal, das beim Betrieb unterstützt.
Public Cloud
In einer Public Cloud sind IT-Infrastrukturen wie Rechenleistung, Speicherplatz oder Anwendungen über das öffentliche Internet zugänglich. Es entfallen Betrieb und Wartung von IT-Ressourcen, was wiederum zu sinkenden Personalkosten führt und es Anwenderunternehmen erlaubt, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Darüber hinaus fallen keine Investitionskosten für Server-Hardware an. Auch braucht es keine Investitionen in Überkapazitäten, zum Beispiel für Lastspitzen. Die Zahlung erfolgt auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs. Zu den Nachteilen zählt, dass in der Public-Cloud-ERP-Edition oft keine Programmanpassungen möglich sind. Die Software kann nur über die vorhandenen Konfigurationsmöglichkeiten eingestellt werden. Zusatzentwicklungen sind nicht möglich.
Datensicherheit in der Cloud
Als weiteren Nachteil sehen viele Betriebe noch die Datensicherheit – obwohl Cloud-Software-Herstellende und Cloud-Anbietende in den letzten Jahren stark darin investiert haben. Sie setzen zum Beispiel auf lokale Rechenzentren, die zertifiziert und hochverfügbar sind. Darüber hinaus entlasten sie – etwa durch Datacenter-Sicherheitskonzepte – immer mehr die KMUs, die den stetig wachsenden Rechts- und Sicherheits-Anforderungen kaum noch gewachsen sind.
Mit Schnittstellen Megatrends ermöglichen
Unsere Welt wird immer vernetzter. Treiber dieser Entwicklung sind Trends wie Cloud-Computing, Internet-of-Things oder Industrie 4.0. Ihr Potenzial ist aber nur dann nutzbar, wenn zum Beispiel Sensoren mit Maschinen und Maschinen mit dem Cloud-ERP kommunizieren. Basis dafür sind sogenannte Application Programming Interfaces, kurz APIs. Diese Programmierschnittstellen können Daten austauschen, weiterverarbeiten und Inhalte zwischen verschiedenen Geräten transferieren – und das system- und anbieterübergreifend.
Seit vielen Jahren verkauft Konstantin seine Fahrräder über den Webshop, der im Cloud-ERP integriert ist. Durch die starke Nachfrage nach E-Bikes floriert das Geschäft und das Thema eCommerce bekommt einen hohen Stellenwert. Darum braucht Fred eine spezielle eCommerce-Software. Über eine API, die vom eingesetzten ERP bereitgestellt wird, kann einfach auf den neuen Shop umgeschalten werden. Dieses Vorgehen erspart den Wechsel des ERP-Systems und einen aufwendigen Datentransfer. Nach wenigen Schritten kann Fred nun seine Daten in das neue System überspielen, neue Funktionen nutzen und sein Geschäft weiter ausbauen.
Mit Pay-per-use Kosten einsparen
ERP-Systeme sind bisher mit hohen Anschaffungskosten verbunden und gehen obendrein zu Lasten anderer Investitionen wie Produktentwicklung oder Personal. Nicht so bei Cloud-ERP, das beispielsweise mit dem Lizenzmodell Pay-per-use arbeitet. Hier wird die Leistung nach Nutzung abgerechnet. Voraussetzung: Die Abrechnung richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der aktuellen Nutzerzahl – dann bleiben die Kosten im planbaren Rahmen.
Dank des neuen Online-Shops erhält Konstantin immer mehr Fahrrad-Bestellungen. Um sich auf sein Kerngeschäft, die Online-Beratung und Reparatur zu konzentrieren, stellt er zwei neue Mitarbeitende ein. Eine Buchhalterin und einen Verkäufer. Beide brauchen Zugriff auf das System. Mit wenigen Klicks erweitert Fred seine Lizenzen und hat dabei die monatlich anfallenden Kosten stets im Blick. Das gesparte Geld geht direkt ins Online-Marketing und die Anschaffung des neuesten E-Bikes.
Mit Agilität rechtliche Vorgaben meistern
Neue Gesetze wie beispielsweise die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stellen vor allem mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Um diese effizient zu lösen, sollten Firmen folglich auf geprüfte Hersteller setzen. Sie bieten Anwendenden ein Löschkonzept, mit dem sich entsprechend Daten anonymisieren lassen. Ermöglicht wird das durch einen Assistenten, der Kundendaten unwiederbringlich überschreibt und löscht.
Wie viele kleine und mittelständische Betriebe steht auch Konstantin unter Druck, seine Kundendaten rechtskonform zu verwalten. Um keine Zeit zu verlieren, setzt er auf seine ERP-Software. Die erlaubt nicht nur die flexible Anpassung der Lizenzen, sondern auch die Buchung von neuen Funktionen wie den Anonymisierungsassistenten. Ist die Funktion integriert, überlegt sich Fred, welche Daten anonymisiert und welche von der Löschung ausgenommen werden. Besonders sensible Kundendaten lassen sich einfach auswählen und für die Anonymisierung kennzeichnen. Weiter unterstützt die Software bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist, zum Beispiel bei Einkaufs- und Verkaufsbelegen.
Mit Mobilität Mitarbeiter und Kunden begeistern
Business Software kann mehr als nur Ressourcen, Kapital und Material verwalten. Sie kann auch die Arbeitsweise neu definieren. Zum Beispiel erhalten Mitarbeitende die Freiheit, von überall zu arbeiten. Gleichzeitig steigern Unternehmen mit mobilen Lösungen ihr Image: Im Außendienst etwa können sich Mitarbeitende in Echtzeit die Lagerbestände anzeigen lassen und die Konfiguration eines Produktes vornehmen – und das mit dem Kaufenden an einem Gerät.
Auch Konstantin will mobiler werden. Durch die Cloud-ERP-Lösung kann er der neuen Buchhalterin die Arbeit von zu Hause ermöglichen, was ihr bei der Kinderbetreuung hilft. Der neue Verkäufer erhält durch die neu eingeführte mobile Kasse die Möglichkeit, Artikel zu erfassen und gleichzeitig den Kaufenden im Laden zu begleiten. Das bietet Kaufenden ein optimiertes Einkaufserlebnis, das auch die Loyalität stärkt.
Fazit: Business Software pusht das Geschäft
Das Beispiel aus der Praxis zeigt, wie Unternehmenssoftware im Alltag hilft. Sie unterstützen dabei, Trends umzusetzen, Kosten zu sparen und sogar die Arbeitsweise positiv zu verändern. All das nützt Unternehmern wie Fred, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und nicht wertvolle Zeit für Administration, Recherche oder analoge Prozesse zu verschwenden. Diesen Vorteil erkennen auch immer mehr kleine und mittlere Betriebe. Darum ist auch davon auszugehen, dass der Markt für Business Software in den kommenden Jahren weiter wachsen wird.
