Vor allem Unternehmen, die Dienstleistungen wie Hostingservices oder Wartungsvereinbarungen erbringen, wickeln diese über monatlich wiederkehrende Rechnungen ab. Hierfür bildet ein leicht abzuwickelndes Vertragsmanagement die optimale Grundlage. Gerade aber Unternehmen, die umgeben vom Papiergebirge in Analogien ansässig sind, wickeln ihr Vertragsmanagement jedoch mit Hilfe von oft mehreren Exceltabellen ab. Dies macht die monatliche Rechnungsstellung mühsam und zeitaufwendig. Wir zeigen, wie ein modernes ERP-System wie Haufe X360 Sie im Vertragsmanagement unterstützen kann. Folgen Sie uns ins DigiTAL!
Was ist ein Vertrag?
Per Definition handelt es sich bei einem Vertrag um ein „mehrseitiges Rechtsgeschäft, das ein Schuldverhältnis zwischen den Parteien begründet“. Der Vertrag basiert damit auf zwei übereinstimmenden und vor allem empfangsbedürftigen Willenserklärungen. Wann eine Willenserklärung zugegangen ist, ist in §§ 130 ff. BGB hinterlegt. Eine weitere Voraussetzung für das Schließen eines Vertrags ist die Geschäftsfähigkeit. Das BGB sieht alle Menschen grundsätzlich als geschäftsfähig an. Aufgrund dessen sind die Ausnahmen der Geschäftsfähigkeit in § 104 BGB geregelt.
Haben Sie übrigens gewusst, dass Verträge grundsätzlich formfrei sind? Ein Vertrag kann somit auch durch konkludentes Handeln geschlossen werden. Für bestimmte Verträge ist eine bestimmte Form – wie beispielsweise die Schriftform – vorgeschrieben.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Das Vertragsmanagement umfasst nicht nur die geordnete Ablage der zuvor geschlossenen Verträge. Vielmehr sind die aktiven Vertragsdaten zu überwachen, um etwaige Kündigungsfristen im Auge zu behalten und mit der Kundschaft in neue Verhandlungen treten zu können. Ferner bildet das Vertragsmanagement die Basis für die monatliche Faktura der Verträge – und damit einen unerlässlichen Grundstein für den Unternehmenserfolg.
Erfolgt das Vertragsmanagement noch zum Großteil analog und über mehrere Dateien verteilt, birgt dies für Ihr Unternehmen nicht zu unterschätzende Risiken. Denn zum einem binden Sie durch eine aufwendige Monatsfaktura Kapazitäten in Ihrem Team, die anderweitig besser einsetzbar wären. Zum anderen versäumen Sie vielleicht sogar wichtige Fristen zur Vertragserneuerung. Ein effizientes Vertragsmanagement auf Grundlage eines modernes ERP-System wie Haufe X360 wendet diese Risiken von Ihnen ab und steigert so Ihr Unternehmenswachstum.
Beispielfall aus der Praxis:
Die Klever GmbH ist in Analogien ansässig. Die Verträge des Unternehmens sind zum Teil in Aktenordnern, aber vor allem auf unzählige Exceltabellen verteilt. Dies gestaltet die monatliche Vertragsfaktura sehr aufwendig, da die Mitarbeitenden des Geschäftsführers Klaus Klever die Daten jeden Monat aufs Neue zusammensuchen müssen. Es nicht leicht, dabei den Überblick zu behalten. Und dann passiert das, was passieren musste: Ein Mitarbeitender erstellt für einen Vertragspartner eine Rechnung, obwohl der Vertrag ausgelaufen ist. Empört wendet sich der Adressat direkt an Klaus und macht seinem Unmut, wie so etwas denn passieren könne, gehörig Luft …
Das Vertragsmanagement mit Haufe X360
Um das Vertragsmanagement in Haufe X360 nutzen zu können, müssen Sie dies in der ScreenID= CS100000 (Funktionen aktivieren/deaktivieren) aktivieren. Anschließend finden Sie das Modul wie gewohnt in der linken Sidebar.
Unter Vertragsmanagement → Stammdaten → Vertragselemente können Sie in der ScreenId=CT2010PL verschiedene Vertragselemente definieren. Diese benötigen Sie im Anschluss, um Vorlagen für Verträge erstellen zu können. Über das „+“ fügen Sie einen neuen Datensatz zu den Vertragselementen hinzu.
Für eine Wiederkehrende Abrechnung hinterlegen Sie unter Abrechnungsart, ob am Anfang oder Ende des Intervalls die Rechnung erstellt werden soll. Im Artikel Intervall wählen Sie den gewünschten Artikel aus. Beachten Sie hierbei, dass lediglich Nicht-Lagerartikel in eine Vertragsposition aufgenommen werden können.
Die Vorlagen für Verträge finden Sie unter Vertragsmanagement → Stammdaten → Vorlagen Verträge in der ScreenId=CT2020PL. Einen neuen Datensatz fügen Sie wie gewohnt über das „+“ hinzu. Unter Einstellungen Vertrag legen Sie fest, um welche Vertragsart (verlängerbar, läuft ab, unbegrenzt) es sich handelt. Ferner können Sie die Dauer des Vertrags ebenso hinterlegen wie den Verlängerungszeitpunkt und die Verlängerungsfrist.
Ob eine monatliche Rechnung zu erstellen ist und ob diese an die Kundschaft oder einen übergeordneten Debitor zu senden ist, definieren Sie in der Übersicht unter Einstellungen Abrechnungen. Die zuvor festgelegten Vertragselemente fügen Sie unter Details hinzu. Nach einer abschließenden Prüfung, ob alles korrekt hinterlegt ist, aktivieren Sie noch die Checkbox Aktiv, um die Vertragsvorlage zu aktivieren.
So erstellen Sie einen Vertrag in Haufe X360
Die Kundenverträge befinden sich unter Vertragsmanagement → Stammdaten → Kundenverträge in der ScreenId=CT3010PL. Hier finden Sie eine Übersicht über alle Kundenverträge, die Sie selbstverständlich nach verschiedenen Aspekten wie aktiv, abgelaufen oder auch Erweiterung anstehend filtern können. Einen neuen Vertrag legen Sie wiederum über das „+“ als neuen Datensatz an.
Hinterlegen Sie die Kundschaft und die gewünschte Vertragsvorlage. Sobald Sie Ihre Eingaben speichern, vergibt Haufe X360 eine Vertrags ID. Ein Klick auf Vertrag einrichten richtet den Vertrag mit dem tagesaktuellen Datum ein. Anschließend aktiveren Sie den Vertrag mit einem Klick auf Vertrag aktivieren. Sie können zudem beide Schritte mit einem Klick vollziehen. Sie finden die Funktion Vertrag einrichten und aktivieren in der Verarbeitung unter …
Die Vertragsabrechnung in Haufe X360
Mit Hilfe der Massenverwaltung im Vertragsmanagement in Haufe X360 können Sie zum gewünschten Zeitpunkt alle abzurechnenden Verträge fakturieren. Mit einem Klick auf Alle Verarbeiten werden die Verträge berechnet und die entsprechenden Rechnungen dazu erstellt. Möchten Sie nur einzelne Verträge berechnen, aktivieren Sie die Checkbox neben dem entsprechenden Vertrag und wählen dann die Option Verarbeiten.
Die Rechnungen aus der Vertragsabrechnungen finden Sie unter Debitoren. Über die Massenverwaltung können Sie dann beispielsweise die Rechnungen mit einem Klick per E-Mail versenden. Wählen Sie hierzu im Dropdown unter Aktion die Aktion Beleg per E-Mail senden aus. Schon ist die monatliche Vertragsfaktura abgeschlossen!
💡 Gut zu wissen: Ablaufende Verträge 💡
Mit der Abfrage Ablaufende Verträge im Vertragsmodul haben Sie die Möglichkeit, sich die Kundenverträge anzeigen zu lassen, die zu dem von Ihnen gewählten Enddatum ablaufen. So haben Sie stets im Blick, wo Ihr Vertriebsteam aktiv werden und mit der Kundschaft zwecks Vertragsverlängerung Kontakt aufnehmen sollte.
Haben Sie Fragen?
Möchten auch Sie Ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten und benötigen dabei Unterstützung? Dann verabreden Sie sich doch mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee ☕. Gemeinsam finden wir heraus, wo Ihre Herausforderungen liegen, für die es eine Lösung zu finden gilt. Wir freuen uns auf Sie!
