Das Wasser des Datenflusses ist das neue Öl – das wissen auch viele kleine und mittelständische Unternehmen. Einziges Problem: sie nutzen ihre oft zahlreich vorhandenen Daten-Schätze nicht. Das hat mehrere Gründe: Zum einen arbeiten sie immer noch mit Excel, das nur begrenzte Funktionen besitzt. Zum anderen nutzen sie verschiedene Systeme, die untereinander die Informationen nicht austauschen können. myfactory setzt auf ein integriertes System mit zentraler Datenhaltung, das mit Smart Reports den Zugriff auf Informationen stark vereinfacht.

Smart Reports von myfactory – Mehr Effizienz durch integrierte Daten

myfactory, hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der Erstellung von Auswertungen und Belegen. Dazu entwickelte das Unternehmen das Modul Smart Reports. Darüber lassen sich bestimmte Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenstellen und zum Beispiel Belege wie Rechnungen individuell gestalten. Basis dafür sind die Daten im ERP-System – aber auch eigene SQL-Statements lassen sich hier integrieren. Das Modul ist in allen Cloud-Abos verfügbar. 

David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe: 

“Die Anforderungen der Kundschaft werden immer komplexer. Das zeigt sich zum Beispiel auch im Belegwesen. Ob Rechnung, Auftrag oder Lieferschein – oft braucht es eine Vielzahl von Daten, die kombiniert und aufbereitet werden müssen. Dabei hilft unser Modul Smart Reports. Mehr noch: Mit ihm lassen sich nicht nur Belege, sondern auch aufwendige Stammblätter erstellen, aber auch Listen, aus denen sich konkrete Maßnahmen für die Zukunft ableiten lassen.” 

Smart Reports: Funktionsweise und Anwenderbeispiele 

Daten aus einer Hand: Smart Reports von myfactory

Mit dem Modul myfactory Smart Reports erstellen technisch versierte Anwendende eigene Berichte – zum Beispiel für die Visualisierung von Daten nach individuellen Anforderungen. Dabei kann der Nutzende sowohl auf selbst erstellte Datenquellen (DataViews) als auch auf bestehende Datenquellen (ReportPages) zugreifen. Weiter lassen sich auch die eigenen SQL-Statements als Datenquelle nutzen. Das Bericht-Layout ist einfach zu bearbeiten. Um die Erstellung von zum Beispiel Belegen zu vereinfachen, sieht der Anwendende jede Auswirkung seiner Änderung direkt im Dokument.

Das ermöglicht der Editor „What You See Is What You Get“ (Was Sie sehen, ist das, was Sie bekommen). Für Smart Reports gibt es viele Anwendungen, zum Beispiel: 

Der Belegdruck

Der Druck von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen erfolgt häufig maßgeschneidert – entsprechend den Anforderungen der Kundschaft. Dank der dynamischen Höhenberechnung erstellen Anwendende mit wenigen Klicks individuelle Dokumente mit entsprechendem Abstand pro Textfeld. Das macht die Reportings präziser und verhindert das Abschneiden von Textteilen.

Der Listendruck

Unternehmen, die ein Lager mit vielen Produkten führen, stehen oft vor der Herausforderung, ihre Nachbestellungen effizient zu planen. Dabei können Smart Reports helfen, indem sich Anwendende die Listen mit den Verkaufszahlen eines Produktes über mehrere Jahre hinweg ausgeben lassen. Mit dieser Datenbasis lassen sich Prognosen für die kommenden Monate ableiten.

Beispielfall aus der Praxis:

Klaus Klever ist der Geschäftsführer der Klever GmbH, einem mittelständischen Betrieb für Sitzmöbel. Mithilfe der Smart Reports in myfactory kann Klaus eine hohe Nachfrage nach Sonnenliegen im Juli feststellen. Deshalb plant er jetzt intelligent seine Kapazitäten, um die Anfragen seiner Kundschaft abdecken zu können.

Smart Reports Designer: Aufbau und Vorteile 

Durch den Smart Reports Designer lassen sich neue Smart Reports erstellen oder bestehende Berichte mit den bereitgestellten Werkzeugen bearbeiten. Dabei folgen Smart Reports im Wesentlichen immer dem gleichen Aufbau: 

  • Smart Reports bestehen aus Sektionen, zum Beispiel Seitenkopf, Seitenfuß und Positionen.
  • Die Sektionen beinhalten Felder, zum Bespiel Datenfeld, fester Text und Aggregationsfeld.
  • Die optische Darstellung von Feldern, zum Beispiel Schriftgröße, Farbe und Ausrichtung, kann von Formaten beschrieben werden. Diese lassen sich den Feldern zuweisen.
Smart Reports: Mit wenigen Klicks lassen sich Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine individuell und ohne Textabbrüche erstellen. (Quelle: myfactory)

In den Sektionen können die Felder beliebig positioniert und in ihrer Größe verändert werden. Letzteres erreichen Anwendende, indem sie die gewünschte Größe im rechten Detailbereich festlegen oder ganz einfach mit der Maus verschieben und vergrößern beziehungsweise verkleinern. Der Reportdesigner rechnet dabei alle Angaben exakt in Millimeterangaben um, und gibt so eine genaue Druckwiedergabe am Bildschirm wieder. 

Innerhalb eines Berichts können mehrere Datenquellen verwendet werden: Für einen Kunden oder eine Kundin lassen sich etwa in einem Bereich die offenen Posten anzeigen und in einem anderen die gekauften Artikel. Damit sind auch aufwendige Kundenstammblätter möglich. Link-Tipp: Weitere Infos zum Smart Reports Designer sind im Web zu finden. 

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