Moderne Unternehmen sind zu komplex, als dass die mit Excel organisiert werden können. ERP-Systeme planen, steuern und verwalten daher die unternehmerischen Aufgaben, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik in Unternehmen.

Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, steuern und verwalten. Gewährleistet werden sollen hierdurch auch ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.

Ein ERP-System besteht aus verschiedenen Anwendungen und Bereichen für die Verwaltung der Kernprozesse, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind: Dies sind unter anderem Finanzwesen und Rechnungswesen, Logistik, Personalwesen, Beschaffung, Vertrieb sowie Bestandsführung. ERP-Anwendungen sind in ein komplettes System integriert und nutzen eine gemeinsame Datenbank, um Prozesse und Informationen unternehmensweit zu optimieren.

Digitalisierung von Prozessen mittels ERP

Nicht nur globale Großunternehmen profitieren von ERP-Software. Die passende Software ersetzt auch die Tabellenkalkulation oder Excel-Tabelle in kleineren Unternehmen und bringt mehr Effizienz in jeden Bereich Ihres Unternehmens. ERP-Systeme für kleine Unternehmen sind normalerweise cloudbasiert, schnell zu installieren und skalierbar.

Jede Anwendung (oder jedes Modul) wird bei ERP-Systemen in der Regel separat lizenziert, sodass Unternehmen die gewünschten Funktionen auswählen und nach Bedarf erweitern und skalieren können. Bereits einfache, herkömmliche ERP-Software integriert all diese Prozesse in ein einziges System.

Darüber gehen moderne ERP-Systeme allerdings weit hinaus. Sie schaffen mithilfe der neuesten Technologien, wie maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz (KI), zusätzlich Transparenz, Effizienz und Intelligenz in allen Unternehmensbereichen.

Bei der Einführung von ERP-Systemen unterstützen Sie dann entsprechende Experten.

5 Vorteile des passenden ERP-Systems

  1. Einfachere IT: Die Verwendung von integrierter ERP-Software mit einer gemeinsamen Datenbank vereinfacht Ihre IT. Sie müssen nicht mehr viele verschiedene Programme nutzen, um alle Prozesse abzubilden und erleichtern Ihren Mitarbeitern dadurch die Arbeit.
  2. Geringeres Risiko: Sie maximieren durch die Implementierung eines passenden ERP-Systems die Transparenz und Kontrolle im Unternehmen, stellen die Einhaltung von Vorschriften, zum Beispiel im Datenschutz, sicher und vermeiden zudem Risiken dank Prognosen.
  3. Höhere Produktivität: Sie optimieren und automatisieren Ihre Kerngeschäftsprozesse mit ERP-Software, somit können alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit weniger Ressourcen ein noch besseres Ergebnis erzielen.
  4. Mehr Agilität: Das richtige ERP-System führt zu effizienten Abläufen und dem einfachen Zugriff auf Echtzeitdaten. Somit erkennen Sie neue Chancen schneller und können sie zügig für sich nutzen und gewinnen.
  5. Mehr Transparenz: Alle wichtigen Daten liegen sind an einem Ort übersichtlich gespeichert und zugänglich. Sie beseitigen damit Informationssilos, schaffen eine einheitliche, zentrale Datenbasis und erhalten schnelle Antworten auf entscheidende geschäftliche Fragen.

ERP in der Cloud

Bei cloudbasierter ERP-Software wird die ERP-Lösung in der Cloud und nicht on-premise installiert. Das heißt: Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen das ERP-System und dessen Module nicht lokal auf dem Computer, sondern nutzen die Lösung via Internet in der Cloud. Die Cloud bietet eine ideale Umgebung für ERP, da sie eine zugängliche, zuverlässige, sichere und hoch skalierbare Plattform für unternehmenskritische Software ist.

Es gibt mittlerweile auch ERP Software, die als Open Source verfügbar ist, diese lässt sich jedoch bei vielen Funktionen nicht anpassen und passt daher nicht für alle Prozesse eines Unternehmens.

Echte cloudbasierte ERP-Software, wie beispielsweise das lexbizz Cloud ERP oder das myfactory Cloud ERP, ist speziell für den Einsatz in der Cloud entwickelt und schöpft das Potenzial der Cloud-Umgebung vollständig aus. Sie werden eine lokale Anwendung Ihres ERP-Systems nicht vermissen.

5 Vorteile von Cloud-ERP

  1. Kosten- und Ressourcenersparnis: Eigene Software bedeutet auch eigene Infrastruktur, egal ob das Server-Farmen und Rechenzentren sind. Bei einer Inhouse-Installation entstehen immer Aufwand und Kosten durch Anschaffung, Wartung und Management. Bei einer Cloud-ERP-Lösung liegt die Verantwortung für die Infrastruktur beim Cloud-Anbieter.
  2. Sicherheit: Sicherheitsstandards ändern sich, und Unternehmen müssen rechtliche Vorschriften zu Datenschutz und Datensicherheit einhalten. Durch Cloud-ERP-Lösungen wird diese Last von kompetenten Cloud-Anbietern übernommen. Dieser hält durch regelmäßige Sicherheitspatches und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen die Cloud up-to-date – ganz ohne Eigenaufwand der Nutzer. So bleiben Daten sicherer als unternehmensintern.
  3. Mobilität: Einer der größten Vorteile von Cloud-Software ist ihre unternehmensweite Mobilität. Eine ERP-Lösung aus der Cloud erlaubt Nutzern, von überall auf die Unternehmenssoftware zuzugreifen.
  4. Immer up-To-Date: Ein Cloud-ERP-Lösung ist keine einmalige Anschaffung, sondern ein abonnierter Service. Dadurch müssen sich Unternehmen, gerade im KMU-Umfeld, keine Sorgen über schnell alternde Software machen. Regelmäßige Online-Updates aktualisieren Cloud-Software-Lösungen unternehmensweit, halten somit alles auf dem neuesten Stand und bringen Sie im eigenen Business weiter.
  5. Flexibilität: Cloud-ERP-Anbieter ermöglichen Unternehmen mit ihrer Lösung, nach Bedarf mehr Speicherplatz, Rechenleistung oder bestimmte Services dazuzubuchen oder abzubestellen. Die Software kann mit dem Unternehmen wachsen – dabei wird nie mehr als die notwendigen Funktionen oder Modul benutzt. Dies spart Kosten und hält die Software schlank und übersichtlich. 

Bestandteile eines ERP-Systems

ERP-Systeme bestehen aus miteinander kommunizierenden IT-Systemen, die einen Überblick über die Geschäftsprozesse und vorhandenen Ressourcen geben. Sie basieren auf einer zentralen Datenverwaltung. Ein zentraler Punkt von ERP-Systemen ist beispielsweise die Materialbedarfsplanung. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die einzelnen Bestandteile und Module. Dabei beinhalten nicht alle ERP-Systeme alle Funktionen, einige spezialisieren sich zum Beispiel auf Lagerwirtschaft oder Einkauf. Unternehmen sollten ihr System also ganz individuell nach den jeweiligen Anforderungen und Bedürfnissen auswählen. 360-Grad-Unternehmenssoftware wie myfactory oder lexxbizz können dahingegen alle Bereiche abdecken oder sind individuell skalierbar.

lexbizz

Das myfactory Cloud ERP ist eine webbasierte Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Das Unternehmen myfactory International GmbH hat die erste Version 2002 auf der Cebit vorgestellt. Mehr als 9.000 Anwender aus über 1.200 Unternehmen setzen mittlerweile die cloud-basierte Unternehmenssoftware ein. myfactory basiert auf dem Microsoft®.net-Framework und setzt daher auf die aktuellste Technologie. Die integrierte CRM-Lösung von myfactory innerhalb von myfactory ERP ist zudem Ihre zentrale Kontaktdatenbank und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Informationen, Adressdaten, Strukturiertes Arbeiten im Vertrieb und effektives Marketing.

lexbizz ist eine Cloud-ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen in Deutschland. Der ERP-Anbieter Haufe hat mit der etablierten Lösung Haufe Lexware bereits Erfahrung bewiesen. Lexbizz basiert auf der etablierten und branchenspezifischen Lösung Acumatica und ist optimal an den deutschen Mittelstand angepasst. Die anpassungsfähigen, vollintegrierten ERP-Anwendungen basieren auf führender Cloud-Technologie und bieten alle Kernfunktionalitäten einer ERP- und CRM-Software. Durch künstliche Intelligenz und Machine Learning automatisieren Sie komplexe Prozesse. Smart-Data-Auswertungen liefern die perfekte Basis für fundierte Strategieentscheidungen.

Einkauf & Materialplanung

Im Einkauf werden sämtliche Teilprozesse zur Beschaffung von Material und Dienstleistungen abgewickelt. Dafür werden Preislisten, Angebote, Bestellungen und Eingangsrechnungen verwaltet.

Die Materialplanung bei Enterprise Resource Planning ermittelt die Bedarfe an verkaufsfähigen Produkten auf Basis vorliegender Verkaufsaufträge in der notwendigen Menge zum richtigen Zeitpunkt. Dabei werden die vorhandenen Bestände im Lager berücksichtigt und soweit vorhanden für den Kundenauftrag reserviert. Reicht der Lagerbestand zur Deckung des Bedarfs nicht aus, löst die Materialplanung einen Bestellvorgang beim Lieferanten für diesen Artikel im System aus.

Lager – Wareneingang

Im Wareneingang werden alle Waren, die von Lieferanten im Lager eintreffen, entsprechend im Enterprise Resource Planning eingebucht. Automatisch erfolgt die Verbuchung des Warenwertes im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung.

Bewertung von Lagerbeständen

Alle lagerhaltigen Materialien werden mengen- und wertmäßig zum gleitenden Durchschnittspreis im System geführt. Dabei wird jeder Lagerzugang mit dem Bestell- bzw. Rechnungspreis und jeder Lagerabgang mit dem gleitenden Durchschnittspreis bewertet und die zugehörige Buchung im Hauptbuch erzeugt.

Kreditoren – Finanzbuchhaltung

In der Kreditoren-Buchhaltung werden alle Lieferanten des Unternehmens verwaltet z.B. alle Eingangsrechnungen verbucht und alle Zahlungen gegenüber Lieferanten abgewickelt.

Verkauf

Im Verkauf werden sämtliche Teilprozesse für die Abwicklung von Kundenaufträgen abgebildet. Dafür werden Preislisten, Angebote und Kundenaufträge verwaltet. Nimmt ein Kunde ein Angebot an, so wird dieses dann in einen Kundenauftrag umgewandelt.

Lager – Warenausgang

Ist der Zeitpunkt zum Versand der Ware gekommen, wird eine Packliste für die entsprechenden Artikel erstellt, mit deren Hilfe der Lagermitarbeiter die Ware kommissioniert und im System die gepackten Mengen bestätigt. Nach Abschluss der Kommissionierung wird anschließend der Lieferschein mit den tatsächlich gepackten Mengen generiert und der Ware beigelegt. Mit der Verbuchung des Lieferscheins wird die entsprechende Entnahmebuchung im System automatisch durchgeführt. Dabei wird sowohl die Menge im Lager reduziert als auch eine Entnahmebuchung in der Finanzbuchhaltung ausgelöst.

Debitoren – Finanzbuchhaltung

Im nächsten Schritt wird die zugehörige Rechnung auf Basis der gelieferten Mengen im System generiert, dem Kunden elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt und automatisch gebucht. Mit der Buchung wird sowohl die Erlösbuchung im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung vorgenommen als auch die Forderungsverbuchung auf dem Debitorenkonto des Kunden.

In der Debitoren-Buchhaltung erfolgt auch das Verbuchen der Zahlungseingänge der Kunden, sowie bei offenen Posten das Mahnwesen.

Überblick über ERP-Prozesse

Wie bereits erwähnt, können ERP-Systeme ganz unterschiedlich aufgebaut sein, denn jeden Unternehmen stellt andere Anforderungen an die jeweilige Unternehmenssoftware. Einige funktionale Module sind jedoch obligatorisch. Einen kurzen Überblick der ERP-Prozesse können Sie in diesem Video von lexbizz anschauen.

Digitale Prozesse für mehr Unternehmenserfolg

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Jedes Unternehmen und Business ist einzigartig und hat seine ganz eigenen Herausforderungen und Bedürfnisse. Wir wissen, dass es keine Einheitslösung für alle gibt und wollen deshalb mit Ihnen gemeinsam herausfinden, wie wir Ihr Unternehmen voranbringen. Manche Unternehmen brauchen eine spezielle Tourenplanung oder eine Schnittstelle zum Online-Shop.

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10 Gründe für Cloud ERP