Ausdrucken, sortieren, eintüten, frankieren, abheften, archivieren … die To-Do-Liste der konventionellen Rechnungsstellung ist lang und kostet eine Menge Zeit und bares Geld. Zeit, ins DigiTAL aufzubrechen und auf digitale Belege umzusteigen! Denn wer mit E-Invoicing in die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse investiert, verschafft sich gerade im Bereich Rechnungsstellung eine Menge Vorteile.
Welche Gründe gibt es für E-Invoicing?
Zuerst das wichtigste vorweg: Wussten Sie, dass die automatisierte elektronische Rechnungsstellung Kosteneinsparungen von 60-80 Prozent im Vergleich zur Papierrechnungen möglich macht? Das zeigt eine aktuelle Studie von Billentis. Doch wie ergeben sich diese Einsparungen? Tatsächlich können wir weltweit von ca. 550 Mrd. Rechnungen ausgehen, die sich bis zum Jahr 2035 sogar nochmal vervierfachen könnten. Im Kontrast dazu werden lediglich 55 Mrd. Rechnungen elektronisch abgewickelt, doch diese Zahl nimmt jährlich um 10-20 Prozent zu.
Wir zeigen Ihnen, warum digitale Belege auf dem Vormarsch sind und warum auch Sie umsteigen sollten!
Grund 1: Umweltschutz
Wussten Sie, dass Papier nicht so umweltschonend ist, wie viele denken? Tatsächlich erzeugen Papierrechnungen dreimal mehr CO2 als elektronische Rechnungen. Eine Rechnung umfasst durchschnittlich zwei bis drei Blatt Papier und benötigt einen Papierumschlag und Briefmarke. Dazu gehört auch der Versand und die Energie, die aufgewendet werden muss, um aus einem Baum eine Papierrechnung zu erzeugen. Die damit verbundene Waldrodung ist ein großes Problem, das vielen bekannt ist.
Damit gehört E-Invoicing zu einer der einfachsten Möglichkeiten für Unternehmen, um sich um Nachhaltigkeit zu bemühen. Auch wenn die Technologie ebenfalls einen Teil der Kohlenstoffemissionen verursacht, so vermeidet E-Invoicing immer noch einen erheblichen Anteil der Gesamtumweltauswirkungen. Zusätzlich dazu können Unternehmen abgesehen vom Papierverbrauch auch dazu beitragen, die Verschmutzung durch fossile Brennstoffe zu reduzieren, indem auf herkömmlichen Postversand verzichtet wird.
Beispielfall aus der Praxis
Emil Eitie ist für IT-Abteilung der Klever GmbH zuständig. Immer wieder fällt ihm auf, dass die Mitarbeitenden des Unternehmens noch verstärkt auf Papierausdrucke zurückgreifen. In den aktuellen Zeiten ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor, überlegt er. Mit der Geschäftsführerin Klara Klever vereinbart er, dass die Klever GmbH bestmöglich auf digitalen Versand umsteigen wird, um so effizienter, nachhaltiger und kostenparender zu sein.
Grund 2: Sparen Sie Zeit und (menschliche) Ressourcen
Durch den Umstieg auf eine elektronische Rechnungsstellung sparen Sie Zeit und Aufwand bei Ihren Mitarbeitenden, denn alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks auffindbar. Das kann besonders wichtig sein, wenn Kundschaft mit Fragen zu ihren Rechnungen anruft oder Mitarbeitende urlaubs- oder krankheitsbedingt ausfallen. Jeder autorisierte Mitarbeitende findet innerhalb von Sekunden die gesuchten Dokumente. Von dieser Zeitersparnis profitieren auch alle, die sonst mit dem Eintüten, Frankieren und dem Weg zum nächsten Briefkasten beschäftigt waren. Die gewonnenen Ressourcen können Sie stattdessen in andere Bereiche stecken und Ihren Unternehmenserfolg weiter voranbringen.
Grund 3: Sparen Sie Papier und Porto
Elektronische Rechnungen, die einfach und schnell per Klick an den Empfänger versendet werden, kosten weder Papier noch Porto. Gleiches gilt auch für Druckertoner und zusätzliches Büromaterial wie Ordner. In Summe kann sich all das bei Ihren Ausgaben schnell bemerkbar machen. Die europaweit mögliche Kosteneinsparung durch elektronische Rechnungen liegt Studien zufolge bei mindestens 18 Milliarden Euro pro Jahr – die EU-Kommission kommt hingegen sogar auf knapp 65 Milliarden Euro. Pro Unternehmen soll die Kostenersparnis bei einem Total-Umstieg bei 20 bis 35 Prozent liegen.
Diese 10 Punkte gilt es beim E-Invoicing zu beachten:
- Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
- Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
- Jede Rechnung muss lesbar sein
- Jede Rechnung muss Pflichtangaben enthalten
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein.
- Digitalisierung und Archivierung im Ausland ist möglich
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Stellen Sie jetzt um auf E-Invoicing!
Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Rechnungsprozesses helfen Unternehmen zu einer besseren Transparenz und Kontrolle der Ausgaben. Zudem können gesetzlichen Bestimmungen und Steuergesetzen für alle Länder besser eingehalten werden und Rechnungen archiviert werden.
Wer den Wechsel bislang gescheut hat, weil er hohe Investitionen fürchtete oder keine IT-Expertise in den eigenen Reihen vorweisen konnte, kann jetzt beruhigt sein. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist verhältnismäßig schnell erfolgt. Und das Angebot entsprechender Software-Lösungen wie myfactory oder Haufe X360 ist so vielfältig, dass auch für Ihr Unternehmen garantiert die optimale Lösung dabei ist!
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