Für den Erfolg eines Projekts ist eine gute Planung unumgänglich. Mit ihr legt man praktisch die Grundlage, um die geplanten Ziele mit den vorhandenen Ressourcen zu erreichen. Eine gute Planung ist daher der Schlüssel für ein erfolgreiches Projekt. Doch was macht die Projektplanung eigentlich aus?
Die Bedeutung der Projektplanung
Die Projektplanung ist typischerweise der zweite Schritt im klassischen Projektmanagement, direkt nach der Projektdefinition und vor der tatsächlichen Projektdurchführung. Im Zuge der Projektplanung wird in der Regel ein Projektplan erstellt. Dieser umfasst die wichtigsten Punkte, wie Umfang, Aufgaben, Personal, Ressourcen, Terminplanung und Kosten, die für das Erreichen des gesetzten Ziels notwendig sind.
Die Projektplanung hilft zunächst einmal allen Beteiligten dabei, sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen beziehungsweise diesen während des Ablaufs nicht zu verlieren. Die Aufgaben werden im Vorfeld genau definiert und verteilt, sodass alle wissen, welche Verantwortlichkeiten sie haben. Darüber hinaus hilft ein Projektplan auch dabei zu überprüfen, ob überhaupt alle notwendigen Ressourcen für die Umsetzung vorhanden sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Risikobewertung. Ein Projektplan ist ein wichtiges Hilfsmittel, um mögliche Herausforderungen und Risiken schon vor Projektdurchführung zu erkennen. Dadurch können die Verantwortlichen schon früh Maßnahmen ergreifen und potenziellen Problemen entgegenwirken. Auch lassen sich bestimmte Gefahren von Anfang an umgehen, wenn man sich im Vorfeld dieser bewusst ist.
Was gehört zur Projektplanung?
Die Projektplanung erfolgt in verschiedenen Schritten. Wie umfangreich der Plan ausfallen sollte, hängt dabei immer auch etwas vom jeweiligen Projekt ab. Generell kann die Projektplanung aber nie zu genau sein.
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Folgende Schritte sollten sich in der Projektplanung finden:
Ziele definieren
Zunächst einmal müssen in einem Projekt die konkreten Ziele festgelegt werden. Dabei kann es auch helfen, wenn bestimmte Kennzahlen definiert werden, um die Zielvorgaben für die Teilnehmenden greifbarer zu machen.
Phasen definieren
Ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung eines Projektes ist die Frage, wann und in welcher Reihenfolge bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden. Aus diesem Grund erfolgt in den meisten Projekten auch eine Phasenplanung. Dabei werden die verschiedenen Aufgaben konkreten Phasen zugeordnet, in denen sie dann durchgeführt werden sollen.
Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
In der Regel arbeiten mehrere Personen an einem Projekt zusammen. Um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist es wichtig, während der Projektplanung nicht nur alle Teilnehmer zu definieren, sondern auch die Verantwortlichkeiten und die Hierarchie festzulegen.
Termin- und Zeitplanung
Sind alle Aufgaben und Personen klar, gilt es im nächsten Schritt einen konkreten Zeitplan zu erstellen. Die Projektleitung kann dafür verschiedene Methoden wie beispielsweise Terminliste, Balkenplan oder Netzplan nutzen. Oft werden in dieser Phase auch Meilensteine definiert. Dabei hilft Projektmanagement-Software wie Asana besonders.
Ressourcenplanung
Um die Aufgaben in der vorgegebenen Zeit erledigen zu können, benötigt das Projekt genügend Ressourcen wie beispielsweise verfügbare Mitarbeitende. In der Ressourcenplanung wird dafür zunächst der Bedarf ermittelt und anschließend mit den vorhandenen Kapazitäten verglichen, um festzustellen, ob noch Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Kostenplanung
Sind alle Ressourcen identifiziert und die Ablauf- und Terminpläne erstellt, lässt sich danach auch eine genaue Kostenplanung machen. Da nun bekannt ist, wie lange die Ressourcen jeweils für einen Vorgang benötigt werden, können die Kosten für die Vorgänge und damit auch hochgerechnet für das ganze Projekt ermittelt werden.
Beispielfall aus der Praxis
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