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Work, Work, Work – Behalten Sie den Überblick über den Workload Ihres Teams!

Sandra Mandelsperger
Sandra Mandelsperger

Hinter jedem erfolgreichen Unternehmensvorhaben steht ein Team von Menschen. Sie sind diejenigen, welche die täglichen Aufgaben ausführen, die Ihre Projekte voranbringen und es Ihrem Unternehmen ermöglichen, wichtige geschäftliche Ziele zu erreichen. Der Workload in Asana bietet Ihnen einen zentralen Überblick auf das Arbeitspensum Ihres Teams. Es erleichtert die Planung und ermöglicht eine ausgewogene Arbeitsbelastung, so dass niemand überlastet (oder nicht ausgelastet) ist. Außerdem können Sie dafür sorgen, dass Ihre wichtigsten Projekte und Vorhaben rechtzeitig fertiggestellt werden. Mit dem Workload verlieren Sie Ihre wertvollste Ressource nie aus den Augen: Ihre Teammitglieder!

Erhalten Sie Einblicke in das Arbeitspensum Ihres Teams

Um zu verstehen, woran ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet, verlassen sich die meisten Führungskräfte auf eine umfangreiche Kombination aus Tabellen, Dokumenten und persönlichen Meetings. Doch wenn sie genug Informationen gesammelt haben, um sich ein klares Bild von der Arbeitsbelastung aller Personen zu machen, sind die Informationen bereits veraltet.

In Asana erledigt der Workload das für Sie. Sie erhalten einen Echtzeit-Überblick darüber, wie alle Mitarbeitende Ihres Teams in Ihren Projekten eingeteilt sind. Auf diese Weise wissen Sie, wer woran arbeitet – an jedem Tag der Woche.

💡 Tipp der DIGITAL-WEBER: 💡

Mit Filtern können Sie die Auslastung nach Jobrollen anzeigen und Details von bestimmten Teammitgliedern einsehen.

So sorgen Sie für ein ausgewogenes Arbeitspensum

Teammitglieder erbringen die beste Leistung, wenn sie genau die richtige Menge an Arbeit zugewiesen bekommen. Für Führungskräfte ist es eine der schwierigsten Aufgaben, sicherzustellen, dass niemand überlastet ist (was dazu führen kann, dass bestimmte Arbeitsvorgänge vergessen werden oder im schlimmsten Fall, dass Mitarbeitende unter Burnout leiden). Gleichzeitig müssen Sie aber auch dafür sorgen, dass niemand unterfordert ist (was zum Rückgang der Motivation und einem Boreout führen kann).

Der Workload erleichtert die Arbeit durch eine visuelle Trendlinie. Anhand der Aufgabenzahl können Sie schnell feststellen, wer zu viel Arbeit (oder zu wenig) hat. Wenn Sie also feststellen, dass ein Teammitglied überlastet ist, können Sie überprüfen, wer in den kommenden Wochen und Monaten noch freie Zeit zur Verfügung hat. Aufgaben können dann einfach per Drag & Drop verschoben oder neu zugewiesen werden. Mit dem Workload erhalten Sie ein vollständiges Bild des Arbeitspensums Ihres Teams, so dass Sie fundierte Entscheidungen über die Neuverteilung von Aufgaben treffen können.

💡 Tipp der DIGITAL-WEBER: 💡

Durch das Hinzufügen eines Start- und Enddatums zu jeder Aufgabe stellen Sie sicher, dass der Arbeitsaufwand in Workload angemessen eingeschätzt wird.

Nutzungsmöglichkeiten von Workload

Workload in Asana

Unabhängig von der Funktion Ihres Teams ist Transparenz in Hinblick auf die Arbeit von Personen in Projekten und in Teams unerlässlich. Nur so können Sie Ihre Arbeit als Führungskraft oder Projektmanager effektiv erledigen.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Teamleitende den Workload nutzen können:

  • Produktion kreativer Inhalte: Nutzen Sie den Workload als Anhaltspunkt für eingehende Projekte Ihres Teams, damit Sie Kapazitäten für neue Anfragen prüfen und die anstehende Arbeit planen können.
  • Marketing-Kampagnen: Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke darüber, wer an welcher Ihrer Top-Marketinginitiativen arbeitet. Auf diese Weise können Sie die herausragende Arbeit Ihres Teams zelebrieren und mit anderen teilen.
  • Geschäftsbetrieb: Schaffen Sie einen zentralen Ort für Projekte, die mehrere Arbeitsbereiche involvieren, und die die Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen. So können Sie sehen, ob Sie genügend Mitarbeitende für teamübergreifende Initiativen zur Verfügung haben.

Beispielfall aus der Praxis:

Das Team von Klaus Klever ist in den letzten Monaten gewachsen, sodass er nicht mehr über alle Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden Bescheid weiß. Das macht Klaus nervös: Werden alle Aufgaben zum vereinbarten Zeitpunkt fertig? Über die Workloads in Asana behält er die Kontrolle.

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