Ob privat oder im Geschäftsleben: Projekte begegnen uns überall. Abhängig von der Komplexität müssen wir mal mehr, mal weniger organisieren und koordinieren, dabei unterstützt uns das Projektmanagement und passende Software wie beispielsweise Asana. Doch was ist Projektmanagement überhaupt und was gehört alles dazu? Welche verschiedenen Methoden gibt es und welche Software unterstützt am besten? All das beantworten wir Ihnen auf dieser Seite.
Was ist Projektmanagement?
Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Ziel ist, Projekte richtig zu planen und zu steuern, um die Risiken zu begrenzen, Chancen zu nutzen und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen zu erreichen. PM umfasst die Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts. Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts. Allgemeiner definiert das Project Management Institute (PMI) im PMBOK PM als Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Techniken auf die Vorgänge innerhalb eines Projekts.
Das ergänzende Gegenstück zum Projektmanagement ist übrigens das Prozessmanagement. Damit standardisiert und strukturiert man alle Prozesse, die auf ein effizientes Erreichen von Unternehmenszielen ausgerichtet sind, welche man nicht als Projekte bearbeiten kann. Das Projektmanagement (als Spezialfall von Prozessen) kann somit auch Gegenstand von Aktivitäten im Prozessmanagement sein.
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess, der von der Geschäftsführung anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an die Kundschaft liefert.
Die fünf Phasen eines Projektes
Ein wichtiger Teil der Projektmanagement-Grundlagen sind die Phasen, die ein Projekt durchläuft. Allgemein kann man ein Projekt in fünf Projektmanagement-Phasen mit unterschiedlichen Aufgaben einteilen:
Startphase
Beim Projektstart (auch: Vorbereitung) klärt man zunächst alle Grundlagen des Projekts: z.B. Rahmenbedingungen, Inhalt, Dauer, Kosten und Aufwand. Dabei trifft man noch keine konkreten Entscheidungen in Bezug auf die Umsetzung. Grundsätzliche konkrete Ziele sollten aber immer direkt am Anfang stehen. Dabei ist eine exakte Zielformulierung besonders wichtig. Der Projektplan, Projektsteckbrief und die Projektumfeldanalyse sowie SWOT-Analyse sind hier hilfreich.
Planung
Nach der Startphase folgt die Planungsphase eines Projekts, hier wird es konkret. Abhängig von der Art des Projekts – eigenes, in Auftrag gegeben, alltäglich, innovativ – spielt die Analyse in dieser Phase eine wichtige Rolle. Hier kommt es auch darauf an, Aufgaben zu verteilen, einen Zeitplan zu erstellen und zu entscheiden, in welcher Projektorganisation die Arbeit erfolgt. Die wichtigsten Daten stehen dabei im Projektauftrag.
Durchführung
In der Durchführung geht es dann um die Umsetzung der Planung in konkrete Maßnahmen, die Bearbeitung der Aufgaben und der Zusammenarbeit im Projektteam.
Steuerung
Darauf folgt das Projektcontrolling in der vierten Phase, der Steuerung. Hierzu gehören u.a. der SOLL-IST-Vergleich, der Überblick über Projektfortschritt und Status sowie die Problemerkennung. Hier kommt es besonders auf transparente und regelmäßige Kommunikation an, damit man auch alle Informationen und Daten auswerten kann.
Abschluss
Im Abschluss fasst man zusammen, evaluiert und lernt: Wie ist das Projekt abgelaufen? Was ist gut gelaufen? Was können wir nächstes Mal besser machen? Gegebenenfalls vergleicht man die Ergebnisse auch mit ähnlichen Projekten.
Welche Methoden gibt es für Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement
Die Agile-Projektmanagement-Methode ist eines der am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Modelle. Doch eigentlich ist Agile keine Methode. Stattdessen lässt es sich am besten als Grundsatz im Projektmanagement definieren.
Wichtige Eigenschaften von agilem Projektmanagement:
- kollaborativ
- schnell und effektiv
- iterativ und datenbasiert
Für wen diese Methode geeignet ist: Das Agile-Modell kann für nahezu jedes Team verwendet werden. Das liegt daran, dass das Prinzip dahinter ziemlich universell ist. Der eigentliche Trick besteht darin, zu entscheiden, welche konkrete Vorgehensweise man zusammen mit diesem Modell anwenden will.
Für wen diese Methode geeignet ist: Da die Wasserfall-Projektmanagement-Methodik relativ detailliert ist, eignet sie sich hervorragend für die Arbeit an Großprojekten mit vielen verschiedenen Beteiligten. Klare Schritte während des gesamten Projekts und Abhängigkeiten helfen, die zum Erreichen der Ziele erforderlichen Arbeitsvorgänge nachzuverfolgen.
Wasserfall
Das Wasserfall-Modell gehört ebenfalls zu den klassischen Projektmanagement-Methoden. Doch im Gegensatz zu Agile ist das Wasserfall-Modell eine echte Methodik, die recht einfach anzuwenden ist. Die Wasserfall-Methode, auch bekannt als Softwareentwicklungs-Lebenszyklus, ist ein linearer Prozess, bei dem die Arbeit kaskadenartig – ähnlich wie bei einem Wasserfall – und nacheinander abgearbeitet wird.
Bei diesem Konzept ist jede Arbeitsaufgabe durch eine Abhängigkeit verknüpft. So muss der Nutzende zunächst die jeweilige Aufgabe erledigen, bevor er die nächste Aufgabe in Angriff nehmen kann. Dies gewährleistet nicht nur, dass die einzelnen Arbeitsschritte planmäßig erfolgen, sondern fördert auch eine klare Kommunikation während des gesamten Prozesses.
Meilensteinanalyse
Die Meilensteintrendanalyse ist ein sehr beliebtes Projektmanagement-Modell, da es gerade bei Projekten mit planbaren Abläufen sehr hilfreich sein kann. Mit dieser Methode ermittelt man den Ist-Zustand der Einhaltung der Termine bzw. Meilensteine.
Damit diese Methode also richtig angewendet werde kann, sollte man im vorhinein bereits Meilensteine für das Projekt definieren. Wichtig hierbei ist, dass eine genaue Zeit vereinbar wird, zu welcher der Meilenstein erreicht werden soll.
Für wen diese Methode geeignet ist: Die Meilensteintrendanalyse eignet sich hervorragend für Projekte, bei denen die Abläufe klar definiert sind und die Aufgaben nacheinander abgearbeitet sind. Gerade bei Projekten mit einer geringeren Komplexität profitieren Teams von dem einfachen und doch aussagekräftigen Modell.
Für wen diese Methode geeignet ist: Teams, die nach der Agile Methode arbeiten, sollten auch die Scrum-Methode anwenden oder zumindest ausprobieren. Da Sprints in kleine Teams aufgeteilt werden, kann dieser Ansatz sowohl in kleinen als auch in großen Teams funktionieren.
Scrum
Die Scrum-Methode beinhaltet kurze Sprints, die zur Erstellung eines Projektzyklus verwendet werden. Diese Zyklen erstrecken sich jeweils über ein bis zwei Wochen und werden mit Teams von maximal zehn Personen organisiert. Diese Vorgehensweise unterscheidet sich von der Wasserfallmethode, bei der die einzelnen Aufgaben in Abhängigkeiten aufgeteilt werden.
Scrum ist aus einer Reihe von Gründen einzigartig. Einer dieser Gründe ist der Einsatz eines Scrum Master. Mit anderen Worten, ein Projektmanager, der tägliche Scrum-Meetings, Demos, Sprints und Sprint-Retrospektiven nach Abschluss des jeweiligen Sprints leitet. Bei diesen Meetings geht es darum, die Projektbeteiligten zu vernetzen und sicherzustellen, dass die Aufgaben fristgerecht erledigt werden.
Kanban
Die Kanban-Methode stellt Project Backlogs mit visuellen Elementen, insbesondere mit Boards, dar. Dieser Ansatz wird von Agile-Teams verwendet, um Arbeitsabläufe und Projektfortschritte besser zu veranschaulichen und die Wahrscheinlichkeit von Engpässen zu verringern. In der Regel handelt es sich dabei um ein Software-Tool, mit dem sich die Boards nahtlos in die Projekte einfügen lassen, was allerdings nicht zwingend erforderlich ist.
Da es bei dieser Methode im Gegensatz zu anderen keinen festgelegten Prozess gibt, wird sie von vielen Teams unterschiedlich eingesetzt. Das wichtigste Konzept, das es zu beachten gilt, ist, dass man sich bei Kanban auf die wichtigsten Projektaufgaben konzentrieren und den Gesamtrahmen einfach halten will.
Für wen diese Methode geeignet ist: Kanban-Boards eignen sich hervorragend für Teams jeder Größe und insbesondere für Teams, die hauptsächlich ortsunabhängig arbeiten. Die Möglichkeiten zur Veranschaulichung von Kanban-Boards helfen den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten, egal wo sie sich gerade aufhalten.
Für wen diese Methode geeignet ist: OKR bezieht sich nicht zwangsläufig auf ein bestimmtes Projekt. sondern ist ein Management-System zur zielgerichteten Führung von Mitarbeitenden. Daher findet es häufig in Marketing- oder Sales-Teams Anwendung.
OKR
OKR steht für Objectives and Key Results und ist ein Rahmenwerk für modernes Management, das die einzelnen Aufgaben von Teams und Mitarbeitenden mit Unternehmensstrategie, -plänen, und -vision verknüpft. Objectives und Key Results sollen objektiv feststellbar bzw. messbar sein und vom gesamten Unternehmen eingesehen werden können.
OKR teilt Ziele in qualitative Objectives und quantitative Key Results auf.
- Objective: Wo will ich hin, bzw. was möchte ich erreichen?
- Key Result: Wie sieht das Zielergebnis aus und wie kann ich das messen?
Critical-Path-Methode (CPM)
Die Critical-Path-Methode dient dazu, die entscheidenden Aufgaben innerhalb eines Projekts zu ermitteln und zu planen. Dazu gehören die Erstellung von Aufgabenabhängigkeiten, die Nachverfolgung von Projektzielen und -fortschritten, die Priorisierung von Ergebnissen und die Verwaltung von Fälligkeitsdaten, die alle mit einem Projektstrukturplan vergleichbar sind. Ziel dieser Methodik ist es, erfolgreiche Projekte in großem Maßstab richtig zu managen, so dass Meilensteine und Ergebnisse korrekt abgebildet werden.
Für wen diese Methode geeignet ist: Die Critical-Path-Methode eignet sich am besten für kleine und mittelgroße Projekte und Teams. Das liegt daran, dass Großprojekte viele Ergebnisse mit mehreren Beteiligten erfordern und die CPM-Methode nicht für die Abwicklung komplexer Projekte geeignet ist.
Beispielfall aus der Praxis:
Klaus Klever und seine Mitarbeitenden arbeiten in verschiedenen Bereichen. Bisher haben sie alle nach der SCRUM-Methode gearbeitet, doch so richtig passt diese nicht zu allen Aufgabentypen. Deshalb nutzt er jetzt verschiedene Methoden: Emil in der IT arbeitet weiterhin mit Scrum und Verena im Marketing-Team nutzt OKR. So klappt es jetzt richtig gut!
Welche Tools gibt es für Projektmanagement?
Nahezu alle Teilbereiche des Projektmanagements werden heutzutage durch Projektmanagementsoftware unterstützt. Sie gestattet dem Projektmanager, die Planinhalte für das Projekt vorzugeben, so dass anschließend alle Beteiligten dort ihre jeweiligen Arbeitsaufgaben und -fortschritte abfragen bzw. eintragen können. Außerdem ermöglicht diese Software eine Auswertung des aktuellen Projektstands.
Asana gehört zu den beliebtesten Lösungen zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben. Das Tool vereint Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation unter einer Oberfläche. Zusätzlich managen manche Unternehmen ihre Projekte auch mit ERP-Software wie Haufe X360 oder myfactory, die das ganze Unternehmen abbildet, gleichzeitig über Projektmanagementfunktionen verfügt und auch bei der Abrechnung der Projekte unterstützt.
Haben Sie Fragen?
Haben Sie Fragen zu Projektmanagement im Allgemeinen oder sind Sie auf der Suche nach einer passenden Software, die Sie dabei unterstützt? Wir unterstützen auch kleine Unternehmen bei der Digitalisierung und weben Ihnen ein individuelles Segel für den passenden Digitalwind auf dem Datenfluss. Buchen Sie dafür ganz einfach und unverbindlich einen Termin und treffen Sie sich mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee! ☕
