Ein Projekt kann schnell einmal sehr komplex werden und allein die Frage, wo man eigentlich anfangen soll, erweist sich dann schon als schwierig. Aus diesem Grund werden viele Projekte in Phasen eingeteilt. Doch wie genau gestalten sich eigentlich solche Projektphasen und welche Vorteile bringen sie?
Was ist eine Projektphase
Als eine Projektphase lässt sich im Projektmanagement eine zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Periode in einem Projekt definieren, in der bestimmte Ergebnisse erzielt werden sollen. Typischerweise wird für jede Phase im Vorfeld ein Meilenstein oder Leuchtturm definiert, dessen Erreichen den Endpunkt der jeweiligen Phasen festlegt. Die verschiedenen Projektphasen müssen dabei wohlgemerkt nicht notwendigerweise nacheinander ablaufen, sondern können sich auch überlappen.
Die typischen Phasen eines Projektes
Welche Phase ein Projekt umfassen sollte, hängt immer auch etwas von dem jeweiligen Projekt ab. Generell gibt es verschiedene Ansätze, wobei das Fünf-Phasen-Modell mit zu dem am weitest verbreiteten gehört. Dem Modell zufolge werden diese fünf Projektphasen oder auch Prozessgruppen definiert:
- Initiierung: Grobe Formulierung des Projektes inklusive Ziele, Rahmenbedienungen andere Parameter.
- Planung: Detaillierte Planung der Aufgaben, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Auch Zeit- und Budgetplan sowie Punkte wie gewünschte Qualität sowie potenzielle Risiken werden definiert. Am Ende liegt ein konkreter Plan vor, der beschreibt, wann und wie das Projekt umgesetzt werden soll.
- Ausführung: Die Mitarbeitenden des Projektes beginnen mit der tatsächlichen Umsetzung der Aufgaben.
- Überwachung: Parallel zur Ausführungsphase findet die Überwachung statt. Die Verantwortlichen des Projektes überprüfen regelmäßig Punkte wie das Einhalten von Deadlines, Budgets und Qualität und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor.
- Abschluss: Das Projekt wird beendet. Es erfolgt eine Abnahme, die sicherstellt, dass die gewünschte Qualität beziehungsweise die Ziele erreicht wurden. Anschließend wird das Team aufgelöst, sodass die Mitarbeitenden für neue Projekte zur Verfügung stehen.
Darum sind Projektphasen nützlich
Projektphasen haben den Vorteil, dass sie ein Projekt zunächst einmal in kleinere Aufgaben aufteilen. Dies hilft dabei, besser den Überblick zu behalten und senkt das Risiko, dass Dinge vergessen oder übersehen werden. Auch hilft das Einteilen von Projekten in Phasen dabei, eine gewisse Routine und ein Maß an Standardisierung aufzubauen, was wiederum die Effizienz steigert. Die Beteiligten bauen so Erfahrung auf und wissen in der Regel, was zu tun ist, wenn ein neues Projekt in Angriff genommen wird.
Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass sich fest Entscheidungspunkte schaffen lassen. So bietet der Abschluss einer Projektphase immer einen guten Kontrollpunkt, in dem sich der Stand der Dinge überprüfen lässt. Eine nützliche Hilfe ist beispielsweise ein Soll-Ist-Vergleich an, um zu schauen, ob die geplanten Ergebnisse erreicht wurden oder ob man seine Ziel verfehlt hat. Daraus lassen sich wiederum Schlüsse ableiten, inwiefern das Projekt weiter auf die gleiche Weise fortgesetzt werden kann oder ob Änderungen notwendig sind.
Beispielfall aus der Praxis:
Emil Eitie betreut verschiedene Software-Projekte in seinem Unternehmen. Diese Projekte sind teilweise sehr umfangreich und können schnell komplex werden. Um nicht den Überblick zu verlieren, arbeitet Emil daher mit Projektphasen, eins nach dem anderen.
Risiken von Projektphasen
Allerdings birgt die Einteilung in Phasen auch ein paar Risiken. Dazu gehört zum Beispiel die Gefahr, dass man sich in der Flexibilität einschränkt. Werden Projekte im Vorfeld zu starr geplant, dann wird es schwieriger, auf bestimmte kurzfristige Änderungen oder veränderte Bedingungen zu reagieren. Dieser Umstand kann vor allem dann problematisch werden, wenn die Verantwortlichen des Projektes nicht über die notwendigen Erfahrungen oder das Wissen verfügen, um eine vorausschauende und realistische Planung zu erstellen.
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