Eine Prioritätenmatrix hilft Ihnen, Aufgaben und Projekte anhand von Variablen wie Dringlichkeit und Aufwand schnell zu sortieren. So steigern Sie im Handumdrehen ihre eigene Produktivität oder steigern die Produktivität des Teams. Mit diesem Instrument können Teammitglieder ermitteln, welchem To-do sie als erstes nachgehen sollten. In diesem Artikel vergleichen wir verschiedene Arten von Prioritätenmatrizen und zeigen Ihnen, wie Sie diese nutzen können, um noch effizienter zu arbeiten und ihre Produktivität zu steigern.
Produktivität steigern, aber wie? Die Matrix, der bessere Weg, Arbeit zu priorisieren!
Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie Ihr Team bei der Priorisierung der Aufgaben unterstützen. Eine Prioritätenmatrix kann hierbei hilfreich sein, um die Aufgaben nach Kriterien wie Dringlichkeit, Wichtigkeit oder Auswirkung zu sortieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder schneller und effektiver arbeiten, indem sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen. Mithilfe dieser Strategie können Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen.
Konstantin Klever, ist angehender Projekt-Manager in der Klever GmbH. Sein Team hat viele Aufgaben zu erledigen und sucht eine Lösung, um die Produktität zu steigeren. Im Rahmen eines Gesprächs mit den Digital-Webern für eine Projekt-Management-Software fällt der Begriff Prioritätenmatrix. Er bekommt folgende Erklärung:
Es gibt verschiedene Arten von Prioritätenmatrizen, die Sie nutzen können. Je nachdem, welche Kriterien Sie bewerten möchten, können Sie eine einfache Matrix mit vier Quadranten verwenden, um Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Auswirkungen zu priorisieren. Diese Matrix hilft Ihnen, schneller die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Sie können auch eine Prioritätenmatrix mit mehr Quadranten verwenden, wenn Sie mehr als vier Kriterien zur Bewertung Ihrer Aufgabenliste benötigen.
Fazit für Projekt-Mitarbeiter oder Projekt-Manager:
Eine Prioritätenmatrix ist ein unverzichtbares Werkzeug, um Ihre To–do–Liste nach Kriterien wie Dringlichkeit, Wichtigkeit und Auswirkungen zu sortieren. Es hilft Ihnen, schneller die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. Es gibt verschiedene Arten von Prioritätenmatrizen, die Sie nutzen können, um Ihre To–do–Liste zu priorisieren.
Die Matrix - Volume 1: Prioritätenmatrix
Mit einer Prioritätenmatrix, auch Priorisierungsmatrix genannt, können Aufgaben oder Projekte nach verschiedenen Variablen sortiert werden. Sie kann einfach oder komplex sein und von vier Quadranten bis hin zu 20 Zeilen oder Spalten unterschiedlichste Größen annehmen. Komplexe Matrizen liefern mehr Details und helfen bei der Feststellung, welche Aufgabe am wichtigsten ist. Allerdings ist die Priorisierung bei solchen Matrizen schwieriger. Mit einer Prioritätenmatrix kann ein klarer Aktionsplan erstellt werden.
Visualisierung: Prioritätenmatrix
Die Grafiken werden vom Projekt-Management-Tool-Hersteller asana zur Verfügung gestellt.
Fun Fact: Matrix Volume 1
Der Kultfilm Matrix von Lilly und Lana Wachowski aus dem Jahr 1999, mit Keanu Reeves und Laurence Fishburne in den Hauptrollen, revolutionierte das Kino mit einzigartigen visuellen Effekten wie dem Bullet–Time–Effekt. Der Film erzählt die Geschichte des Weltenretters Neo, der die Welt retten soll.
Erklärung zur Prioritätenmatrix
Diese Matrix enthält vier Quadranten, in die Sie Ihre Aufgaben einteilen können:
- Große Wirkung und viel Aufwand
- Große Wirkung und wenig Aufwand
- Kleine Wirkung und viel Aufwand
- Kleine Wirkung und wenig Aufwand
Mit Hilfe der Prioritätenmatrix können Sie Ihre Aufgaben einer von vier Kategorien zuordnen, um zu entscheiden, welche Aufgaben Sie als erstes erledigen sollen.
Die Matrix - Volume 2: Eisenhower-Matrix
Manchmal werden die Begriffe Prioritätenmatrix und Eisenhower–Matrix synonym verwendet. Jedoch ist eine Prioritätenmatrix ein weit gefassteres Konzept, das vielseitiger anwendbar ist. Die Eisenhower–Matrix ist eine einfache Anwendung der Prioritätenmatrix, die sich auf das Zeitmanagement konzentriert. Hierbei werden Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in ein Raster eingetragen.
Wenn Sie die Eisenhower-Matrix verwenden, sortieren Sie Ihre Aufgaben nach den folgenden Kriterien:
- Erledigen
- Terminieren
- Delegieren
- Verwerfen
Visualisierung: Eisenhower-Matrix
Die Grafiken werden vom Projekt-Management-Tool-Hersteller asana zur Verfügung gestellt.
Fun Fact: Matrix Reloaded - Volume 2
Neo (Keanu Reeves), Trinity (Carrie–Anne Moss) und Morpheus (Laurence Fishburne) setzen ihre Rebellion gegen die Maschinenarmee fort und versuchen, mehr über die Mechanismen der Matrix zu erfahren. Eine riesige Flotte von Probes macht sich auf den Weg um Zion und die Rebellen zu vernichten. Es bleiben Neo und seinen Kampfgefährten nur noch 72 Stunden, um eine Strategie auszuarbeiten, um die Bedrohung abzuwenden.
Anmerkung zur Eisenhower-Matrix
Bei einer handlungsorientierten Prioritätenmatrix sortieren Sie Aufgaben hingegen nach folgenden Kriterien:
- Recherchieren
- Fortfahren
- Vermeiden
- Berücksichtigen
Wann ist eine Prioritätenmatrix sinnvoll?
Eine Prioritätenmatrix ist ein nützliches Tool, wenn Sie schnell und effizient wichtige Projekte sortieren und priorisieren müssen. Es ermöglicht Ihnen nicht, komplexe Berechnungen durchzuführen oder datenbasierte Entscheidungen zu treffen, aber es kann Ihnen helfen, einen Plan zu erstellen, wie Sie Ihre Arbeit erledigen werden.
Checkliste: So nutzt man eine Prioritätenmatrix!
Die Prioritätenmatrix ist ein vielseitiges Werkzeug, das Sie in verschiedenen Situationen nutzen können. Wenn Sie Ihre persönlichen Aufgaben organisieren oder ein Teamprojekt verwalten möchten, helfen Ihnen die folgenden Schritte, Ordnung in Ihre To–do–Liste zu bringen.
Schritt 1: To-do-Liste erstellen
Um eine Prioritätenmatrix zu erstellen, ist es zunächst wichtig, alle Ihre To–dos zu erfassen. Dazu können Sie eine Liste von Aufgaben, Projekten, Team–Besprechungen, Telefonaten mit Kunden, Schulungen und persönlichen Erledigungen erstellen. Sie können auch eine Liste für interne und eine für externe To–dos anlegen. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben, was es Ihnen ermöglicht, diese zu priorisieren und in die Prioritätenmatrix zu übertragen.
Schritt 2: Variablen bestimmen
Bestimmen Sie zunächst den Umfang Ihrer To–do–Liste. Anschließend überlegen Sie sich, anhand welcher Variablen Sie die Einträge messen möchten. Um einen Rat zu bekommen, welche Variablen sinnvoll sind, stellen Sie sich selbst folgende Frage: Welche Eigenschaften müsste eine Aufgabe besitzen, damit sie ganz oben auf meiner Liste steht? Als Antwort können Sie unter anderem angeben, dass die Aufgabe wichtig, zeitaufwändig, bedeutsam und bald fällig ist. Wählen Sie dann zwei Merkmale aus, mit denen Sie die jeweilige Priorität Ihrer Aufgaben bestimmen können. Zum Beispiel Fälligkeit und Aufwand, da diese beiden Variablen für den Großteil Ihrer Projekte anwendbar sind.
Schritt 3: Matrix erstellen
Bei der Auswahl einer Prioritätenmatrix sollten Sie sich zunächst überlegen, ob Sie eine einfache oder komplexe Variante wählen möchten. Mit beiden Matrizen können Sie Ihre Aufgaben anhand zweier Variablen bewerten. Eine komplexe Matrix bietet jedoch den Vorteil, dass Sie die Dringlichkeit und den Aufwand genauer bestimmen können. Wenn Sie sich für eine komplexe Prioritätenmatrix entscheiden, können Sie zum Beispiel fünf Spalten und fünf Zeilen verwenden und diese mit Beschriftungen versehen. Diese könnten die verschiedenen Stufen für die Dringlichkeit und den Aufwand darstellen.
Aufwand:
- Sehr hoch
- Hoch
- Mittel
- Niedrig
- Sehr niedrig
Dringlichkeit:
- Kritisch
- Hoch
- Mittel
- Gering
- Niedrig
Es ist nützlich, jeder Aufgabe einen Zahlenwert zuzuweisen, um die Prioritätsstufe zu bestimmen. Dadurch kann man die entsprechenden Zahlen multiplizieren, um sie im Raster zu fixieren. Nachdem jeder Aufgabe ein Wert zugewiesen wurde, können Sie eine Rangliste erstellen. Eine „kritische“ Dringlichkeit (5) und ein „mittlerer“ Aufwand (3) würde beispielsweise eine Prioritätsstufe von 15 ergeben.
Aufwand:
- Sehr hoch (5)
- Hoch (4)
- Mittel (3)
- Niedrig (2)
- Sehr niedrig (1)
Dringlichkeit:
- Kritisch (5)
- Hoch (4)
- Mittel (3)
- Gering (2)
- Niedrig (1)
Schritt 4: Aufgaben eintragen
Bei der Eintragung der Aufgaben in die Prioritätenmatrix müssen Sie subjektive Entscheidungen treffen, die auf Ihren Erfahrungen und Ihrem Wissen basieren. Wählen Sie die Variablen, die für Sie am besten geeignet sind, und tragen Sie die Aufgaben in der entsprechenden Reihenfolge in die Matrix ein. Wenn Sie Projekte vergleichen, die beide als dringlich erscheinen, werfen Sie einen genaueren Blick auf die Details und suchen nach Gründen, warum das eine Projekt eine höhere Priorität hat als das andere. Berücksichtigen Sie auch weitere Variablen, wie zum Beispiel die Wirksamkeit einer Aufgabe, um die richtige Entscheidung zu treffen. Mit diesem Tool können Sie schnell und effizient Aufgaben erledigen.
Schritt 5: Maßnahmenplan erstellen
Nachdem Sie alle Aufgaben in Ihre Prioritätenmatrix eingegeben haben, sollten Sie einen detaillierten Plan erstellen, der Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Dieser Plan gibt Ihnen einen Überblick, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche mehr Zeit erfordern. Um einen effizienten Maßnahmenplan zu erstellen, sollten Sie sich SMART–Ziele setzen, Ressourcen zuweisen, Fristen und Meilensteine (oder Leuchttürme) festlegen, Ihren Plan nachverfolgen und bei Bedarf überarbeiten. Nutzen Sie eine Aufgabenmanagement–Software, um Ihren Maßnahmenplan in einer zentralen Informationsquelle zu optimieren, sodass Sie mit Ihrem Team kommunizieren und Einträge gemeinsam erfassen und nachverfolgen können.
Fazit: Plannung kann am Whiteboard passieren, Project Operations aber braucht ein Aufgabenmanagement-Tool
Die Entscheidung für eine Prioritätenmatrix, um Ihre Aufgaben zu sortieren, ist ein wichtiger erster Schritt. Doch die Arbeit beginnt erst nach der Priorisierung. Nutzen Sie die Prioritätenmatrix zusammen mit einem Aufgabenmanagement–Tool, um eine optimale Unterstützung während Ihres gesamten Workflows zu profitieren. Mit Asana können Sie Ihre Projekte priorisieren, Aufgaben verfolgen, Unteraufgaben delegieren und Fristen setzen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Projekte fristgerecht abschließen.
