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NUBIUS optimiert den Außendienst mit einer eigens entwickelten Applikation für die Tourenplanung

Seit der Gründung im Jahre 1988 ist die NUBIUS GROUP Präzisionswerkzeuge GmbH mit Sitz in Göppingen durch innovative Entwicklungen, kompetenten Service und Nähe zum Kunden richtungsweisend im Bereich der Wendeplattenwerkzeug-Reparatur und der Herstellung von Sonderwerkzeugen. Langjährige, weltweite Erfahrung und fundiertes technisches Know-how machen NUBIUS zu einem leistungsstarken und zuverlässigen Partner für die metallverarbeitende Industrie.

Aufgabenstellung

Die Mitarbeitenden im Außendienst von NUBIUS besuchen täglich bis zu 20 Kunden in ganz Deutschland und beraten diese im Hinblick auf Reparatur und der Herstellung von Wendeplatten-Werkzeugen. In der Vergangenheit erfolgte die Planung der Tour in Excel. Bei einem Kundenstamm, der weit über 10.000 Einträge beinhaltet, reichten die bisherigen Möglichkeiten jedoch nicht mehr aus. Zur Verbesserung der digitalen Geschäftsprozesse entwickelten die Software-Experten der Digital-Weber eine eigenständige Applikation für die Tourenplanung, welche die den Daten des ERP-Systems nutzt und bei Bedarf synchronisiert.

Herausforderungen und Anforderungen

  • Sehr große Menge an Stammdaten, speziell Adressen, aufgeteilt in verschiedene Kategorien (A, B und C-Kundschaft)
  • Möglichkeit für mobilen Zugriff über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets
  • Anbindung an das ERP-System zum Verwalten und Bearbeiten der Stammdaten, und Besuchs-Aufgaben

Die Lösung

NUBIUS optimiert den Außendienst mit einer eigens entwickelten Applikation für die Tourenplanung
Kalenderansicht der Tourenplanung

Die Software-Experten der Digital-Weber entwickelten in enger Absprache und Zusammenarbeit mit dem Team von NUBIUS eine Individuallösung in Form einer eigenständigen Applikation für die Tourenverwaltung. Dabei handelt es sich um ein autonomes System, welches an das ERP-System angebunden ist. Früher an Steps Business Solution – heute an Haufe X360.

Die Tourenplanung bezieht alle relevanten Informationen aus dem ERP-System und erstellt basierend auf diesen Daten eine optimale Tour, individuell für jeden Mitarbeitenden im Außendienst. Jeder Außendienstmitarbeitende bekommt automatisch einen tagesaktuellen Plan mit 15-20 Adressen präsentiert, die über den optimalen Weg und in kürzester Zeit angefahren werden können.

Die Applikation verwendet dazu nicht nur die Adresse aus dem ERP-System, sondern bewertet auch, ob es sich dabei um Kundschaft der Kategorie A, B oder C handelt. Kundschaft der Kategorie A sind priorisierte Kontakte werden daher häufiger angefahren als beispielsweise Kundschaft der Kategorie B oder C. Zu Beginn lief die mobile Bearbeitung der Tour in einer separaten App, mit der Umstellung auf Haufe X360 wird nun die mobile App des ERP-Systems genutzt, um eine nahtlosere Integration zu gewährleisten.

Die Lösung im Detail

NUBIUS optimiert den Außendienst mit einer eigens entwickelten Applikation für die Tourenplanung
Ansicht der Tour in der Tourenplanung

Täglicher Report als PDF

Zusätzlich zur detaillierten Ansicht der Besuchsaufgaben in der Haufe X360-App, erhält jeder Mitarbeitende abends den Tourenplan für den nächsten Tag als PDF-Dokument. Falls unterwegs keine Internetverbindung besteht, gibt es somit keinerlei Einschränkungen für den Ablauf und Bearbeitung der Tour.

Stetige Weiterentwicklung der Tourenplanung

Bei der gesamten Entwicklung des Projektes wurde nach dem Prinzip von SCRUM gearbeitet. Das bedeutet: Ein Backlog beinhaltet alle relevanten Funktionen als User Story. Zusammen mit NUBIUS werden diese Aufgaben zuerst priorisiert und in Sprints abgearbeitet. So entsteht eine Software nach dem MVP-Ansatz, also eine Applikation mit schnellem Nutzen. Nach Go-Live der ersten Version gibt es laufende Anpassungen und Verbesserungen.

Technische Hintergründe

Die gesamte Anwendung basiert auf der Programmiersprache C#. Die Auswahl wurde getroffen, da es sich bei C# um eine etablierte und trotzdem moderne Programmiersprache handelt. Zudem passt der technische Hintergrund damit optimal zum Framework der genutzten ERP-Systeme.

NUBIUS optimiert den Außendienst mit einer eigens entwickelten Applikation für die Tourenplanung
Tabletansicht der Tourenplanung

Weitere Planung

Aktuell läuft die Administration der Tourenplanung über eine klassisch installierte WinForm-Applikation auf dem jeweiligen lokalen Endgerät. Die App für den Außendienst ist bereits im Standard für iOS und Android verfügbar. Der Plan für 2023 ist es, eine Web-Applikation zu entwickeln, sodass keine lokale Installation mehr notwendig ist.

Besondere Herausforderungen bei der Entwicklung

Im Laufe des langjährigen Entwicklungsprozesses der Tourenplanung von NUBIUS sind immer wieder Schwierigkeiten und Herausforderungen aufgetreten, auf die die Software-Experten der Digital-Weber flexibel reagieren mussten:

Keine API vorhanden

Zu Beginn der Entwicklung gab es keine offene Programmierschnittstelle im ehemals eingesetzten ERP-System, über die der Zugriff erfolgen konnte. Daher musste direkt auf die Daten per SQL-Abfrage zugegriffen werden. Durch die langjährige Expertise im ERP-Bereich konnten aber schnell die passenden Daten und Tabellen in der Datenbank gefunden werden.

Geschlossenes System

NUBIUS optimiert den Außendienst mit einer eigens entwickelten Applikation für die Tourenplanung
Ansicht der einzelnen Touren

Bei Haufe X360 ist die Herausforderung eine andere: Da kein direkter Datenbankzugriff möglich ist, müssen alle Zugriffe konsequent über die API von Haufe X360 laufen. Dadurch müssen die Web-Zugriffe so optimiert werden, damit die Performance des Programms nicht darunter leidet.

Best-of-Breed-Architektur

Durch die Nutzung verschiedener Datenspeicherorte (Applikation und Haufe X360) liegen die Daten nun physikalisch verteilt. Durch die Verteilung der Daten ergab sich aber eine neue Herausforderung: Die Daten liegen an verschiedenen Orten. Die richtigen Daten müssen jedoch zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Als Lösung erarbeiteten die Software-Experten der Digital-Weber hier entsprechende Sync-Programme und ein neues Datenmodell um die Daten ohne Eingriff der Nutzenden aktuell zu halten.

Dominik Frey, NUBIUS GROUP PRÄZISIONSWERKZEUGE GMBH

“Wir sind unglaublich froh, dass wir mit den Digital-Webern einen Partner gefunden haben, der die ganzen Schritte der Digitalisierung mit uns gemeinsam geht. Bei der Tourenplanung haben wir sie daher gleich zu Beginn an mit an Bord geholt. Gemeinsam haben wir zuerst evaluiert, welche Funktionen wir wirklich brauchen und konnten so bereits sehr schnell damit arbeiten. Auch jetzt unterstützen uns die DIGITAL-WEBER immer noch bei der Weiterentwicklung. So ist die Software immerzu Up-to-Date und passt sich perfekt unseren veränderten Bedürfnissen an.“

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Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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