Gemeinsame Projekte können schnell zur Herausforderung werden, wenn die Kollaboration und Koordination nicht richtig sitzt. Eine umfangreiche Lösung bietet dafür Asana. Jedes Team setzt Asana ein bisschen anders für sein Projektmanagement ein, aber unabhängig davon sollten Sie die Grundlagen beherrschen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Projekte in Asana managen und geben Ihnen Tipps für Ihr persönliches Projektmanagement.

Projekt, Aufgabe oder Unteraufgabe?

Bevor Sie ein neues Projekt anlegen, sollten Sie sich zuerst Gedanken über dessen Struktur machen. In Asana können Sie unterschiedliche Hierarchien für Aufgaben festlegen. Im folgenden finden Sie einen kurzen Überblick, wann Sie Projekte, Aufgaben oder Unteraufgaben in Asana verwenden sollten um Ihre Projekte zu managen.

  • Erstellen Sie ein Projekt für umfangreiche koordinierte Maßnahmen mit vielen Schritten und Beteiligten und der Notwendigkeit, diese in verschiedenen Ansichten zu betrachten. Das kann beispielsweise eine Kampagne oder ein Event sein..
  • Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn Sie eine einzelne Aufgabe für eine Person erfassen möchten, die innerhalb weniger Minuten oder Arbeitstage erledigt werden kann und die Sie auch in verschiedenen Ansichten sehen möchten. Das kann beispielsweise das Schreiben eines Blogbeitrags oder die Bearbeitung eines Support-Tickets sein.
  • Erstellen Sie eine Unteraufgabe, um eine Aufgabe in kleinere Teile zu zerlegen, wenn Sie diese nur in der Aufgabenansicht benötigen.
Projekte managen in Asana: Projekt, Aufgabe oder Unteraufgabe?

Projekte erstellen

Wenn Sie keine Zeit haben, sich intensiver mit den umfangreichen Funktionen von Asana zu beschäftigen, empfehlen wir Ihnen zumindest ein Feature: Lernen Sie, wie man ein Projekt erstellt und verwendet. Damit lassen Sie überholte Tabellen, verwirrende E-Mail-Verläufe und endlos lange Meetings hinter sich, in denen Sie versuchen, alle auf denselben Stand zu bringen. So unterstützen Sie Ihr Team wirklich.

So managen Sie Projekte in Asana!
  • Erstellen Sie ein Projekt. Projekte sind innerhalb eines Teams in Asana untergebracht und beinhalten Gruppen zusammengehöriger Aufgaben. Sie können sie praktisch für alles verwenden: von termingebundenen Vorhaben über laufende Prozesse bis hin zur Erfassung von Informationen. Wechseln Sie dabei jederzeit zwischen folgenden Ansichten: Listen, Board, Zeitleisten und Kalender.
  • Sparen Sie Zeit mit einer Vorlage. Unsere Vorlagen basieren auf einigen der bewährtesten Workflows in Asana. Sie enthalten Empfehlungen, wie Sie ein Projekt einrichten und Ihre Aufgaben im Workflow voranbringen. Und Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre eigenen Vorlagen zu erstellen.

Projekte strukturieren

Sobald Sie ein Projekt erstellt haben, können Sie es strukturieren. Somit bleibt es organisiert und übersichtlich.

  • Gruppieren Sie zusammengehörige Aufgaben mit Abschnitten. Sie können Abschnitte anhand einer Frist, dem Zeitrahmen, Aufgabentyp oder anderen Kriterien erstellen.
  • Indem Sie Aufgaben zuweisen und Fälligkeitsdaten dafür festlegen, machen Sie deutlich, wer wofür verantwortlich ist. So kennt jeder seine Verantwortlichkeiten.
  • Mit benutzerdefinierten Feldern erfassen Sie zusätzliche Aufgabendetails. Sie erfassen für jede Aufgabe Informationen und geben Ihnen die Möglichkeit, sie danach zu filtern und zu sortieren. Sie können Felder für den Status, die Priorität, Kosten und andere Kategorien erstellen.
  • Sortieren, filtern und speichern Sie Ihre Projektansicht.

Projektzeitpläne erstellen

Jetzt ist Ihr Projekt erstellt und Asana kann Sie dabei unterstützen, auch einen Projektzeitplan und Workflow zu entwickeln, damit Ihr Team vom Start bis zum Abschluss des Projekts reibungslos vorankommt.

Und so funktioniert’s:

  • Stellen Sie Projektpläne auf der Zeitleiste dar. Diese Ansicht im Gantt-Stil unterstützt Sie bei der Planung und Visualisierung aller Schritte in Ihrem Projekt. Sie können damit die Dauer aller Aufgaben sowie deren Fristen und Abhängigkeiten auf einen Blick erkennen und bei Bedarf einfach verschieben, um Überschneidungen und Konflikte zu vermeiden.
  • Stellen Sie mit Aufgabenabhängigkeiten sicher, dass Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt begonnen werden. Wenn Sie darauf warten, dass ein Teamkollege seine Arbeit beendet, kann Ihnen Asana bei der Nachverfolgung des Status helfen, damit Sie mit Ihrem Teil der Arbeit zur richtigen Zeit beginnen können. Das bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, den Aufgabenstatus zu überprüfen – und auch die Fertigstellung der Aufgabe nicht verpassen.
  • Teilen Sie Ihre Arbeiten bei Bedarf in Unteraufgaben auf. Wenn eine Aufgabe Vorbereitungen und zusätzliche Schritte umfasst helfen Ihnen Unteraufgaben. Damit können Sie umfassende Aufgaben in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilen und diese unterschiedlichen Personen zuweisen, um wiederum die Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zu gestalten.
  • Erstellen Sie eine Projektübersicht, sodass Sie das Projekt-Briefing mit Ihrem Team dort teilen können, wo sich die Pläne und Aufgaben bereits befinden. Auch das mühelose Nachschlagen von Projektrollen ist nun jederzeit möglich.

Besser vorankommen

Wenn Ihr Team mit der Zusammenarbeit beginnt, kann Asana seine Stärken im Projektmanagement voll ausspielen. Sie können auf einfache Weise Statusaktualisierungen in Verbindung mit der Arbeit Ihres Teams übermitteln. Benachrichtigungen erhalten Sie nur zu Projekten, die für Sie relevant sind.

Und so funktioniert es:

  • Wenn Aufgaben voranschreiten, kommentieren Sie Aufgaben. Auf diese Weise können Sie Neuigkeiten übermitteln, damit alle Beteiligten über den Stand der Arbeit informiert sind, oder Fragen beantworten und Feedback geben.
  • Verwenden Sie Projektdaten für Fortschrittsberichte, um Status-Updates zu kommunizieren. Sie können auch Teamkollegen, Aufgaben und Projekte @erwähnen, um weiteren Kontext zu bieten oder Ihre Anerkennung zu zeigen. Alle Projektmitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können das Update kommentieren.
  • Erstellen Sie Aufgaben-Meilensteine, um wichtige Projektziele zu markieren und wichtige Phasen des Projektfortschritts anzuzeigen. Auf diese Weise weiß Ihr Team, welche Ziele es erreichen muss, und die Projektmanager können anhand von Meilensteinen die Fortschritte mitverfolgen.
Projekte Managen in Asana
  • Optimieren Sie Ihre Überprüfungsvorgänge und Genehmigungen. Wenn Ihr Projekt visuelle Inhalte enthält, können Sie mithilfe von Korrekturhinweisen jedes Feedback für diese erfassen.
  • Fügen Sie Regeln hinzu, um manuelle Schritte, wie die Zuweisung von Aufgaben, Aktualisierung von benutzerdefinierten Feldern, das Verschieben von erledigten Aufgaben und mehr zu automatisieren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und können sicher sein, dass der richtige Prozess eingehalten wird.
  • Mit Portfolios überwachen Sie die Statusaktualisierungen mehrerer Projekte. Portfolios sind ideal für jeden, der mehrere Projekte verwalten oder den Fortschritt für bestimmte Vorhaben in Echtzeit in einer einzigen Ansicht überwachen möchte.

Haben Sie Fragen zu Asana oder wie sie Projekte richtig managen? Treffen Sie sich ganz schnell und unverbindlich auf einen (virtuellen) Kaffee mit uns: