Kanban hat sich seine Popularität verdient und gilt heute als einer der wichtigsten Projektmanagement-Trends. Dieser Beitrag ist daher ein kurzer Kanban-Leitfaden, der Ihnen helfen wird, die tatsächlichen Vorteile der Methode und die Bereiche ihrer Umsetzung zu verstehen.
Was ist Kanban?
Kanban kommt ursprünglich aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich „visuelle Karte“. Heute bezeichnet Kanban einen Arbeitsablauf, der den Arbeitsanfall (WIP) begrenzt. Das Konzept wird seit über einem halben Jahrhundert in der schlanken Produktion verwendet.
Das Hauptkonzept von Kanban beinhaltet:
- Visualisierung des Arbeitsablaufs: Man teilt die Arbeit in Segmente oder Zustände auf, die als benannte Spalten in einem Board visualisiert werden. Dann wird jedes Element auf eine Kanban-Karte geschrieben und in die passende Spalte gesetzt, um das Element im Arbeitsablauf anzuzeigen.
- Begrenzung des WIP: Sie legen hier beispielsweise fest, wie viele Artikel in jedem Workflow-Segment oder -Zustand in Arbeit sein dürfen.
- Messung der Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit ist die durchschnittliche Zeit zur Fertigstellung eines einzelnen Artikels. Sie messen dabei die Durchlaufzeit und optimieren den Prozess, um die Durchlaufzeit so klein und vorhersehbar wie möglich zu machen.
Herkunft und Entstehung
Die Geschichte von Kanban begann in den frühen 1940er Jahren. Taiichi Ohno entwickelte das erste Kanban-System für Toyota in Japan. Ursprünglich verwendete Toyota Kanban-Karten, um den Bestand an „unfertigen Erzeugnissen“ im Fertigungsbereich zu begrenzen. Dieser Ansatz trug dazu bei, die Verschwendung von überschüssigen Beständen und den Zeitaufwand für deren Herstellung zu verringern.
Dank des Kanban-Ansatzes erhielt Toyota ein effektives und flexibles Produktionskontrollsystem, das die Produktivität im Unternehmen steigerte und die Bestände an Rohstoffen und Fertigprodukten reduzierte. Es trug dazu bei, Versorgungsunterbrechungen und Überbestände an Waren zu vermeiden. Im Laufe der Zeit hat sich die Methode mit Tafeln und Karten in einer Vielzahl von Produktionssystemen als effizientes Mittel durchgesetzt.
Vorteile von Kanban
- Kanban ermöglicht es, Engpässe schnell und in Echtzeit zu definieren. Es motiviert die Teammitglieder zudem zur Zusammenarbeit, um die gesamte Wertschöpfungskette und nicht nur ihren Teil zu optimieren.
- Kanban eignet sich sehr gut für Fälle, in denen Betriebs- und Supportteams eine hohe Variabilität und Unsicherheit aufweisen.
- Das Konzept eignet sich zudem auch für die Ausbreitung im gesamten Unternehmen (einschließlich Vertrieb und Management).
- Alle erforderlichen Elemente unterstützen kontinuierlich alle Aufgaben im Arbeitsablauf, da alle Arbeitsablaufsegmente visuell organisiert sind.
- Kanban reduziert die Lagerbestände und senkt damit die Kosten des Unternehmens.
- Kanban schließt eine Überproduktion von Beständen aus. Es spart Ressourcen und Zeit und wird dadurch als Eliminierung von Verschwendung bezeichnet.
Kanban-Prinzipien
Kanban erzwingt nicht wie andere Workflow-Management-Methoden von vornherein Änderungen. Dadurch wird Kanban immer beliebter als Ansatz zur reibungslosen Umsetzung von Agile und Lean Management in technischen und nichttechnischen Unternehmen auf der ganzen Welt.
Es gibt viele Möglichkeiten, Kanban zu definieren, das sind die wichtigsten Prinzipien:
Flexibles Planungssystem
Kanban verbessert den Arbeitsablauf. Die Geschwindigkeit, mit der von einer Aufgabe zur nächsten gewechselt wird, wird dank der visuellen Darstellung des Workflows reduziert. Wenn eine Aufgabe eine längere Dauer benötigt, kann sie ungehindert ausgeführt werden, und gleichzeitig werden die erledigten Aufgaben in den nächsten Zustand übergehen.
Dadurch entstehen folgende Vorteile:
- Die längeren Aufgaben, die nicht logisch zerlegt werden können, haben eine ausreichende Dauer
- Diese längeren Aufgaben behalten ihren Wert.
- Die von jeder Rolle geforderte Anstrengung wird aufgewendet.
- Es gibt den kontinuierlichen Fluss der Aufgaben, die ohne Wartezeit erledigt werden.
- Die Planung wird insgesamt flexibel und ist nicht zeitlich begrenzt.
WIP-Limit
Durch die Begrenzung des Anteils der unfertigen Arbeit wird die Zeit, die ein Element benötigt, um sich durch das Kanban-Board zu bewegen, reduziert. Es hilft auch, Herausforderungen zu vermeiden, die durch den Wechsel von Aufgaben verursacht werden, und verringert die Notwendigkeit einer ständigen Neupriorisierung von Aufgaben. Dieses WIP-Limit, ermöglicht es Teams, Qualitätsarbeit schneller als je zuvor in einer nachhaltigeren und gesünderen Umgebung zu liefern.
Dadurch entstehen folgende Vorteile:
- Reduzierung der Wartezeit
- Vermeidung einer Belastung von Ressourcen
- Erkennen und Beheben von Engpässen
- Verringerung der Abhängigkeiten bei der Erledigung einer Aufgabe durch Aufteilung in Teilaufgaben
Swimlanes und und richtiger Fokus
Die Umstellung auf Kanban-Softwareentwicklung führt dazu, dass nur die Dinge getan werden, die einen Mehrwert für das Produkt darstellen. Swimlanes (horizontale Spalten in einem Kanban-Board) helfen Ihnen, wichtige Dinge von unwichtigen zu trennen. Normalerweise verwenden Entwickler die folgenden Swimlanes:
- Blocker: für Aufgaben und Bugs, die in Echtzeit behoben werden müssen.
- Aufgaben und Bugs: allgemeine Herausforderungen.
- Someday: Aufgaben/Fehler, die irrelevant geworden sind oder noch nie relevant waren.
Pull-Ansatz
Der Pull-Ansatz bezeichnet die Situation, in der das nächste Team die Arbeit erst dann an sich zieht, wenn es dazu bereit ist. Das bedeutet, dass Sie zwei Teams haben und das erste Team besser arbeitet als das zweite. Dies kann zu Reibungen zwischen den beiden Teams führen. Der Pull-Ansatz ist die Lösung.
Dadurch entstehen folgende Vorteile:
- Der Pull-Ansatz hilft, die Anhäufung von Arbeit zu vermeiden.
- Er verkürzt die Wartezeit.
- Er erleichtert es dem Team, sich auf Qualität zu konzentrieren und ein konstantes Tempo beizubehalten.
- Es sorgt für einen Ausgleich der Ressourcen.
Minimierung der Zykluszeit
Sie messen die Zykluszeit für jede Aufgabe, und der Prozess wird optimiert, um die Zykluszeiten zu verringern. Das bedeutet, dass Sie Engpässe sofort erkennen und mit Ihrem Team beheben können.
Effizienz durch Fokussierung
Wenn Sie sich auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden konzentrieren, erhalten Sie einen klaren Rahmen. Der Schwerpunkt liegt auf der Bereitstellung von Mehrwert für den Kunden.
Kanban im Projektmanagement
Kanban ist ein weit verbreiteter Projektmanagementansatz, der an die Softwareentwicklung angepasst wurde. Es unterstützt einen kontinuierlichen Arbeitsablauf, der als Wertstrom (Value Stream) bekannt ist.
Wertstrom
Der Wertstrom umfasst alle Aktionen, die erforderlich sind, um ein Projekt von seiner Entstehung bis zum Abschluss zu bringen. Diese Aktionen können einen Mehrwert für das Projekt darstellen, keinen Mehrwert darstellen, aber unvermeidbar sein, keinen Mehrwert darstellen, vermeidbar sein (als Verschwendung bezeichnet).
- Verschwendung bei der Code-Entwicklung: Diese Art von Verschwendung ist auf zwei Gründe zurückzuführen. Teilweise abgeschlossene Arbeit kann unbrauchbar und veraltet werden. Dies kann durch iterative Zyklen und modularen Code beseitigt werden. Defekte. Korrekturen und erneutes Testen erfordern Zeit und Ressourcen. Dies kann durch eine entsprechende Testsuite, die innerhalb der Iteration abgeschlossen wird, sowie durch Kundenfeedback vermieden werden.
- Verschwendung im Projektmanagement: Die Gründe, die die Verschwendung im Projektmanagement bestimmen, sind zum einen zusätzliche Prozesse. Es handelt sich um unnötige Dokumentation, die Zeit und Ressourcen erfordert. Sie kann mit Hilfe einer Vorplanung, welche Prozesse relevant und notwendig sind, oder mit einer Überprüfung der Dokumentation gelöst werden. Andere Verschwendungsarten können Code-Übergaben oder zusätzliche Funktionen sein. Diese Funktionen sind für den Kunden nicht erforderlich. Aufwand und Zeit werden vergeudet. Die ständige Interaktion mit dem Kunden und den Testern wird dazu beitragen, dies zu vermeiden.
- Verschwendung von Teampotenzial: Task Switching führt zur Gefahr des Multitasking. Sie können diese Verschwendung beseitigen, indem Sie sich bei jeder Veröffentlichung auf eine Aufgabe konzentrieren. Auch Warten (Zeit, um Anweisungen oder Informationen zu erhalten) verschwendet Teampotenzial. Ihr Team kann untätig bleiben, wenn die Entscheidungen nicht vom Team getroffen werden oder wenn die bereitgestellten Informationen teure Ressourcen sind. Lösen Sie dieses Problem, indem Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, Entscheidungen zu treffen (so dass sie nicht auf Anweisungen warten müssen) und Zugang zu Informationen zu haben (so dass sie bei Bedarf genutzt werden können).
Agiles Kanban
Wenn Werte mit Kanban-Konzepten kombiniert werden, entsteht Agiles Kanban. Agiles Kanban ist ein Softwareentwicklungskonzept mit dem Kanban-Ansatz. Das bedeutet, dass Kanban-Boards verwendet werden, um den Arbeitsablauf zu visualisieren. Diese Tafeln können virtuell sein oder einfach an der Wand aufgehängt werden. Der Status und der Fortschritt der Aufgaben werden mit Hilfe von fließenden Kanban-Karten visuell verfolgt.
Kanban-Board
Ein typisches Kanban-Board wird verwendet, um den Fluss der Aufgaben über den Wertstrom hinweg darzustellen. Diese Tafel ist für alle Projektbeteiligten leicht zugänglich, verbessert die Kommunikation, zeigt den Fortschritt der Aufgaben visuell an und macht Engpässe sichtbar, sobald sie auftreten.
Vorteile der Kanban-Tafeln
- Ermächtigt die Teams: Die Teams können ihre Entscheidungen bei Bedarf treffen und Engpässe gemeinsam beheben. Sie haben Zugang zu relevanten Informationen und können daher kontinuierlich mit Kunden kommunizieren.
- Kontinuierliche Lieferung: Mit Hilfe des einfachen Kanban-Boards konzentrieren Sie sich auf die Fertigstellung der Arbeit. Die Tafeln konzentrieren sich auf die Lieferung von Werten an den Kunden und auf das gesamte Projekt.
Im agilen Kanban werden dazu Aufgaben und Geschichten mit Hilfe spezieller Karten visualisiert. Jede Karte spiegelt dabei den aktuellen Status jeder Aufgabe in separaten Spalten auf dem Board wider. Diese Spalten sind in der Regel mit „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ beschriftet. Kanban-Boards werden täglich aktualisiert, wenn das Team mit der Entwicklung voranschreitet.
Tägliche Kanban-Besprechung
Interne Besprechungen sind ein Grundelement der Unternehmenskultur. Dabei spielt es keine Rolle, was auf der Tagesordnung steht: die Besprechung eines neuen Messestandes oder von Iterationen vor der Produktfreigabe. Das verschafft Ihnen Transparenz. Jedes Statusmeeting sollte einen Nutzen bringen, auch wenn es nur 15 Minuten dauert. Ein tägliches Kanban-Meeting zielt darauf ab, den Zeitaufwand für die Aufgaben in allen Phasen zu minimieren. Kanban-Besprechungen sind nicht erforderlich. Sie können jedoch die Prozesse tatsächlich beeinflussen. In der Regel konzentriert sich ein solches Treffen auf ein bestimmtes Board und identifiziert die aktuellen Engpässe.
Ablauf
Es gibt einen Moderator, der alle Teilnehmer versammelt (in der Regel ein Projektmanager oder ein Produktmanager). Das Team konzentriert sich auf ein Board (kann ein Online-Tool sein) und untersucht dabei die Aufgaben von rechts nach links, von oben nach unten, und es werden die Optionen für den schnellsten Übergang zur nächsten Phase diskutiert. Jedes Mitglied kann etwas dazu sagen.
Die Spalte ganz rechts steht für die Fertigstellung der Arbeit. Die Aufgaben, die der Fertigstellung am nächsten sind, haben eine hohe Priorität. Je schneller die Aufgabe in die rechte Spalte rückt, desto weniger Zeit wird für ihre Bearbeitung benötigt. Dann klärt der Moderator, was ein bestimmtes Mitglied daran hindert, eine Aufgabe in die Spalte „erledigt“ zu verschieben. Die Aufgaben, die zurückgestellt wurden, werden von den Teammitgliedern „aussortiert“. Jeder von ihnen nimmt sich Aufgaben vor, um sie bis zum nächsten Aufstehen in die nächste Spalte zu verschieben.
Es gibt typische Fragen, die während des Kanban-Standups besprochen werden (dieselben wie bei Scrum-Meetings). Der Unterschied ist, dass sie sich auf die Aufgaben konzentrieren:
- Was stört den Fortschritt?
- Wie geht es mit der Aufgabe voran?
- Was kann verbessert werden?
Kanban vs. Scrum
Eine der wichtigsten Fragen, die sich Projektteams stellen, bevor sie mit ihrer Arbeit beginnen, ist die Frage, was sie wählen sollen: Scrum oder Kanban?
Tatsächlich gibt es viele Ähnlichkeiten zwischen Kanban und Scrum. Beide sind agil, beide gehen von einer Pull-Planung aus, erfordern eine Aufteilung der Arbeit in Teile, begrenzen den WIP (Kanban auf Aufgabenebene; Scrum auf Sprint-Ebene), verwenden Transparenz in der gesamten Entwicklung, konzentrieren sich auf die frühzeitige Bereitstellung von releasefähiger Software usw.
Der Hauptunterschied zwischen den beiden Methoden liegt dabei in der Iterationslänge. In Scrum dauert sie 2 Wochen, während man in Kanban einem Entwickler jeden Tag Aufgaben geben kann.
Erste Schritte mit Kanban
Kanban ist heute nicht mehr nur im Software- und IT-Bereich selbstverständlich. Sie können es überall anwenden. Dank seiner Wurzeln in der Fertigung passt Kanban auch in ein nicht-technisches Umfeld und bietet große Vorteile für Unternehmen und Teams, die schlank und agil werden und hochwertige Produkte und Dienstleistungen liefern wollen.
Kanban ist im traditionellen Projektmanagement weit verbreitet. Heutzutage glauben viele globale Unternehmen, Werbeagenturen, Personalvermittlungsagenturen, Versicherungsbüros und viele andere an Kanban und wollen ihre Prozesse rationalisieren, Verschwendung beseitigen und die Qualität verbessern.
Neugierig geworden? Treffen Sie sich einfach und unverbindlich auf ein (virtuelles) Butterbier mit uns. Gemeinsam finden wir heraus, wie wir Sie bei Ihrem digitalen Unternehmenswachstum unterstützen können.
