Kennen Sie dieses nervöse Gefühl, bevor ein großer, neuer Workflow auf HubSpot anläuft? Womöglich ist doch noch irgendwo ein Fehler und eine falsche E-Mail wird verschickt?
Workflow-Test-Methoden: So fühlen Sie sich beim Einsatz Ihrer Workflows sicher!
Gehen wir von folgender Situation aus: Auf der Website Ihres Unternehmens befinden sich viele hilfreiche Beiträge. Um Leads, die sich noch in einem frühen Stadium des Entscheidungsprozesses befinden, auf Ihre Inhalte aufmerksam zu machen, erstellen Sie einen komplexen Workflow in Hubspot. Nun wollen Sie in diesen Workflow noch die Leads hinzunehmen, die bereits fünf Angebote auf Ihrer Website heruntergeladen haben. Wenn eines dieser Angebote heruntergeladen wird, löst dies eine Kette an Ereignissen aus. Diese zieht sich über einen Zeitraum von zwei Monaten und Sie haben beschlossen, pro Woche eine E-Mail von insgesamt acht ausgehenden E-Mails zu versenden, einschließlich einer Verzweigungslogik. Dahinter steckt ein umfangreicher Workflow, den Sie aufwändig zusammengestellt haben.
Nach der Erstellung, Sie sind nun dabei, den Workflow in HubSpot live zu schalten. Spüren Sie die Nervosität? Nun, damit sind Sie nicht allein. Um diese Angst zu bekämpfen, finden Sie hier fünf Tipps, mit denen Sie testen können, ob Ihre Workflows in HubSpot auch funktionieren!
Workflow in HubSpot – Tipp 1: Test-E-Mails senden
Nur weil Sie im Workflow-Tool arbeiten, sollten Sie nicht die Best Practices für E-Mail-Tests vergessen. Das Einzige, was noch schlimmer als eine E-Mail mit Rechtschreibfehlern ist, ist es, sie mehrmals an Kontakte zu senden, die Ihren Workflow durchlaufen. Lesen Sie deshalb jede einzelne E-Mail Korrektur, die Teil Ihres Workflows ist. Schicken Sie sie auch an andere Mitarbeitende – ein zusätzliches Augenpaar stellt sicher, dass jede E-Mail ausgefeilt und einsatzbereit ist.
Workflow in Hubspot – Tipp 2: Prüfen Sie die Workflow-Kriterien
Mit HubSpot können Sie einen Kontakt anhand Ihrer Kriterien prüfen, und damit sicherstellen, die richtige Zielgruppe anzusprechen. Denken Sie bei der Erstellung eines Workflows an einen Kontakt, der gut in den Workflow passt. Die Schaltfläche „Testkriterien“, die sich auf dem Anmeldebildschirm befindet, bestätigt visuell, ob Sie Ihre Zielgruppe erfolgreich angesprochen haben. Das Modul leuchtet grün auf, wenn ein Kontakt einen Teil Ihrer Anmeldungskriterien erfüllt und weist Sie darauf hin, dass er in Ihren Workflow aufgenommen wird. Im Gegensatz dazu leuchtet ein Modul rot auf, wenn der Kontakt die Kriterien nicht erfüllt.
Workflow in HubSpot – Tipp 3: Klonen Sie Ihren Workflow zum Testen der Verzweigungslogik
Wenn Sie längere Workflows mit verschiedenen Zweigen erstellen, gibt es ein paar praktische und hilfreiche Schritte. So können Sie sicherstellen, dass der Workflow korrekt ausgeführt wird:
- Klonen Sie Ihren Workflow.
- Ändern Sie alle Verzögerungen auf fünf Minuten.
- Löschen Sie alle Anmeldungskriterien.
- Schalten Sie den Workflow ein.
- Melden Sie sich manuell an.
Wenn Sie diesen Schritten folgen, können Sie den Workflow wie ein Kontakt durchlaufen. Dadurch sehen Sie direkt, ob alles ordnungsgemäß funktioniert und können gegebenenfalls die entsprechenden Maßnahmen ergreifen und die verschiedenen Zweige ausprobieren.
Manchmal möchten Sie aber auch testen, wie sich der Workflow über einen längeren Zeitraum verhält. Die Schritte für einen solchen Test sind ähnlich. Um das Gesamtverhalten zu testen, folgen Sie diesen Steps:
- Klonen Sie Ihren Arbeitsablauf.
- Löschen Sie die Anmeldungskriterien für die geklonte Version.
- Schalten Sie die geklonte Version ein.
- Melden Sie sich selbst an.
- Warten Sie eine Woche.
- Schalten Sie den Live-Workflow für Kontakte ein.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die gesamte Kommunikation so erleben, wie ein Kontakt Ihres Workflows. Wenn Sie Änderungen vornehmen, hilft Sie eine längere Verzögerung zwischen zwei E-Mails, um sich selbst Zeit für diese Aktualisierungen einzuräumen.
Beispielfall aus der Praxis:
Verena Verbung leitet das Marketing der Klever GmbH. Um inaktive Kundschaft zu Reaktivieren hat sie einen Workflow in HubSpot erstellt, der automatisch einen Gutscheincode an diejenigen verschickt, deren letzte Bestellung mehr als 6 Monate her ist. Auf keinen Fall soll diese Mail an die restliche Kundschaft gehen. Um zu prüfen, ob der Workflow auch so funktioniert, wie sie das geplant hat, nutzt Verena verschiedene Workflow-Test-Methoden.
Workflow in Hubspot – Tipp 4: Nutzen Sie die Funktion Workflow-Test
Sobald Sie Ihren Workflow mit allen erforderlichen E-Mails und Aktionen zusammengestellt haben, können Sie die Testfunktion nutzen. Wählen Sie einen Kontakt aus, um dessen Workflow zu sehen. Zunächst wird Ihnen die Testfunktion mitteilen, ob der von Ihnen gewählte Kontakt in den Workflow aufgenommen wird oder nicht. Wenn der Kontakt die Registrierungskriterien erfüllt, sehen Sie die Daten und Zeiten, an denen die folgenden Aktionen stattfinden würden, sowie die Zweige, in die der Kontakt gehen würde.
Workflow in Hubspot – Tipp 5: Verwenden Sie die Informationen zur Workflow-Historie
Die Registerkarte „Historie“ eines Workflows zeigt Ihnen detaillierte Aktualisierungen über Kontakte, die den Workflow aktiv durchlaufen, sowie historische Informationen über diejenigen, die Ihren Workflow bereits abgeschlossen haben. Sie können entsprechend sicherstellen, dass die Aktionen so ausgeführt werden, wie Sie es beabsichtigt haben.
Die Registerkarte „Verlauf“ bietet Ihnen eine detailliertere Zeitleiste aller Anmeldungen, Unterdrückungen, geplanten und abgeschlossenen Aktionen, Verzögerungen, Verzweigungen und Workflow-Abschlüsse. Über die Registerkarte „Historie“ können Sie bestätigen, dass Ihre Aktionen planmäßig ausgeführt werden.
Zusammenfassung
Vielleicht lindern diese Testmethoden etwas den Stress, den Sie vor dem Einsetzen Ihres neuen Workflows empfinden. Wenn Sie vor dem Einschalten weitere Hilfe benötigen, helfen wir Ihnen von den Digital-Webern gerne weiter. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Haben Sie Fragen zu Chatbots und Live-Chats?
Sind auch Sie auf der Suche nach einer Cloud-CRM-Lösung wie beispielsweise myfactory CRM oder Hubspot, mit der Sie agil und flexibel ihre Ziele erreichen? Dann lassen Sie sich doch mal von unseren CRM-Experten die Vorteile von HubSpot zeigen. Wir haben bereits viele Jahre Erfahrung in den Bereichen CRM und Softwareeinführung. Wir unterstützen auch Sie gerne bei Ihrem Unternehmenserfolg. Lassen Sie sich dazu einfach von unseren Experten beraten. Kostenfrei & unverbindlich!
Melden Sie sich hier direkt für eine Einkaufsberatung an oder treffen Sie sich ganz unverbindlich mit uns auf einen virtuellen Kaffee. Gemeinsam finden wir heraus, wie wir Sie auf Ihrer Reise ins DigiTAL unterstützen können.
