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10 wirksame Methoden zur Verbesserung des Zeitmanagements von Remote-Teams während der Sommerpause

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Matthias Weber

Der Sommer ist in vollem Gange und Arbeitgeber hoffen, dass sie effektive Zeitmanagementtechniken für Teams, die per Remote arbeiten, festigen können, um sicherzustellen, dass ihr Engagement und ihre Produktivität oberste Priorität haben, da die Teammitglieder während der Sommerferien möglicherweise eine Auszeit nehmen.

10 wirksame Methoden zur Verbesserung des Zeitmanagements von Remote-Teams während der Sommerpause

Da wir uns auf einen produktiven Sommer mit weniger Teammitgliedern und vielleicht mehr Arbeit als sonst vorbereiten, ist ein effektives Zeitmanagement ein entscheidendes Element für jedes Team, das per Remote arbeitet.

Ein effektives Zeitmanagement ist nicht nur ein wichtiges Element im (virtuellen) Büro, das die Leistung und Zusammenarbeit aller Teammitglieder sicherstellt, sondern auch ein wichtiger Faktor für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Untersuchungen am Arbeitsplatz haben gezeigt, dass ein schlechtes Zeitmanagement zu erhöhtem Stress, Konzentrationsmangel und Reibereien zwischen den Team-Mitgliedern führen, die Beziehungen am Arbeitsplatz ruinieren und die Unternehmen sogar mehr Geld kosten kann, um die Probleme zu lösen.

Unter diesem Gesichtspunkt können wir verstehen, warum Arbeitgeber und Unternehmer vielleicht noch eifriger als vor oder während der Pandemie darauf bedacht sind, alle Menschen im Büro in diesen Sommerferien mit ins Boot zu holen, indem sie einmal mehr die Bedeutung eines guten Zeitmanagements hervorheben und darauf hinweisen, wie es sich nicht nur auf sie selbst, sondern auch auf ihre Kollegen und das gesamte Wachstum des Unternehmens auswirken kann.

Wie Sie das Zeitmanagement für Remote-Teams verbessern können

Es ist schwer zu sagen, ob manche Mitarbeiter von Natur aus über ein gutes Zeitmanagement verfügen oder ob es sich um etwas handelt, das über mehrere Wochen oder Monate hinweg erlernt werden kann.

Nichtsdestotrotz sollten Arbeitgeber und Geschäftsinhaber bedenken, dass ein effektives Zeitmanagement in Zeiten geringer Anwesenheit von Mitarbeitern eine gute Möglichkeit sein kann, den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten und möglicherweise das Endergebnis zu steigern.

Da die meisten Menschen, und vielleicht noch mehr die Fernarbeiter, in diesem Sommer trotz der Inflation und der höheren Benzinpreise wieder auf Reisen gehen wollen, müssen Arbeitgeber ihre Teams effektiv auf minimale Betriebsunterbrechungen vorbereiten.

Überblick über das aktuelle Arbeitspensum

Sowohl als Arbeitgeber als auch als Teammanager ist es am besten, wenn Sie sich zunächst einen Überblick über die Menge der zu erledigenden Arbeit verschaffen. Wenn Sie eine Übersicht über die Arbeitsbelastung erstellen und diese mit der Anzahl der in den Sommermonaten verfügbaren Mitarbeiter abgleichen, können Sie feststellen, wie viele neue Projekte jedem Mitarbeiter zugewiesen werden können.

Tipp von Digital-Webern: Mit dem Projekt-Management-Tool asana haben Sie mit der Funktion „Portfolio“ einen guten Überblick über das jeweilige Arbeitspensum.

Wenn es mehr Arbeit als Mitarbeiter gibt, ist es an der Zeit zu handeln und die Aufgaben gleichmäßig auf die Mitarbeiter zu verteilen, ohne sie zu überlasten. Vielleicht ist es sogar möglich, Aufgaben so zu planen, dass sie zu zweit erledigt werden, anstatt sie einzeln zu erledigen.

Berücksichtigen Sie die Arbeit, die die Mitarbeiter derzeit erledigen, und wie sich ihre Arbeitsbelastung auswirkt, wenn mehr Arbeit hinzukommt. Nehmen Sie außerdem Rücksicht auf die Mitarbeiter, die nicht im Büro sind oder eine Auszeit beantragt haben. Wenn Sie wissen, wie viel Arbeit ansteht und wie viel noch zu tun ist, können Sie bereits erkennen, wo Sie anfangen können, die Spitzen abzubauen.

Streichen Sie unnötige Aufgaben, die Zeit verschwenden

Mit weniger Mitarbeitern an Deck ist es vielleicht an der Zeit zu überlegen, wie viel Zeit mit täglichen Aktivitäten verschwendet wird, die nicht unbedingt zum Gesamtergebnis des Teams beitragen.

Nehmen Sie zum Beispiel:

  • Virtuelle Besprechungen
  • Beantwortung von E-Mails
  • Organisieren von Besprechungen
  • Ausarbeitung von Vorschlägen und Präsentationen
  • Schulung von Mitarbeitern für verschiedene Aufgaben

Dies sind zwar alles wichtige Elemente des allgemeinen Arbeitsablaufs und der Bürodynamik, aber sie beanspruchen viel Zeit in den Zeitplänen der Mitarbeiter. Seien Sie sich über Ihre Absichten als Arbeitgeber oder Manager im Klaren und sagen Sie deutlich, was von den Mitarbeitern erwartet wird, wenn diese Aufgaben auf ein Minimum reduziert werden, um Zeit und wertvolle Ressourcen zu sparen.

Bemühen Sie sich um die Planung

Untersuchungen haben ergeben, dass ein Mensch zwei Stunden pro Tag einsparen kann, wenn er oder sie 10 bis 12 Minuten pro Tag damit verbringt, den Tag mit den richtigen Planungs-Apps oder -Plattformen, wie beispielsweise Asana oder POPLIN, zu planen.

Wenn sich jede Person im Team ein paar Minuten Zeit für die Planung nimmt, können diese zwei Stunden letztlich zehn zusätzliche produktive Stunden pro Woche bedeuten. Für größere Unternehmen mag dies keine große Sache sein, aber für kleine bis mittlere Unternehmen können zehn zusätzliche Stunden pro Woche zusätzliche Verkäufe und bessere Einnahmen am Ende des Monats bedeuten.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über den Prozess und die Bedeutung der Planung ihrer Tage und Wochen. Der Einsatz von Technologie oder digitalen Plattformen kann dazu beitragen, dass jeder über sein Arbeitspensum informiert bleibt.

Die Planung hilft den Managern zu sehen, wo Arbeit verteilt werden kann und wie die Projekte voranschreiten, während die Mitarbeiter und internen Teams einen klaren Hinweis darauf haben, wann sie mit dem Ende der Arbeit und der Zuweisung neuer Projekte rechnen können.

Tipp der Digital-Weber: Beschäftigten Sie sich mit Methoden wie SCRUM oder OKR um die Plannung strukturiert zu ermöglichen und die Mitarbeitende alle auf ein Ziel einzuschwören.

Effektive Kommunikation bei der Erledigung von Aufgaben

Effektive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern bleibt eine entscheidende Fähigkeit am Arbeitsplatz, unabhängig von der Bürodynamik oder davon, ob die Teammitglieder vor Ort oder aus der Ferne arbeiten.

Für Mitarbeiter und Teammitglieder ist es wichtig:

  • Bei Bedarf um Hilfe zu bitten und Bedürfnisse am Arbeitsplatz zu kommunizieren.
  • Teilen Sie Erkenntnisse oder Taktiken, die Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.
  • Bauen Sie einen Kommunikationskanal zwischen Ihnen und Ihren Kollegen sowie zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten auf.
  • Geben Sie den Projektfortschritt während der Woche oder des Monats klar und deutlich an.
  • Schicken Sie Aktualisierungen, wenn Sie hinter den Zeitplan zurückfallen oder vor dem geplanten Fertigstellungstermin fertig werden.
  • Seien Sie proaktiv und übernehmen Sie bei Bedarf mehr Arbeit.
  • Haben Sie ein System, das für Sie funktioniert, aber seien Sie auch offen dafür, neue Methoden zu lernen, die genauso gut funktionieren.
  • Planen Sie Ihre Tage und Wochen, um sicherzustellen, dass Sie bei allem, was erledigt werden muss, im Zeitplan bleiben.

Arbeitgeber und Manager berücksichtigen das:

  • Nicht alle Mitarbeiter arbeiten im gleichen Tempo, und einige Arbeiten müssen möglicherweise je nach den Fähigkeiten der Mitarbeiter verteilt werden.
  • Mitarbeiter, die sich leicht überfordert fühlen, benötigen bei Bedarf Unterstützung und Anleitung.
  • Mitarbeiter und Manager brauchen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben, daher sollten Sie ihnen bei Bedarf genügend Auszeiten zugestehen.
  • Respektieren Sie die Abwesenheit der Mitarbeiter vom Büro, einschließlich Mittagspausen und Wochenenden.
  • Bemühen Sie sich um eine effektive Kommunikation mit Teammitgliedern, wenn Probleme auftauchen.
  • Geben Sie informatives Feedback, und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, wenn sie es brauchen.
  • Seien Sie proaktiv, um Mitarbeiter zu motivieren, und erkennen Sie die geleistete Arbeit an.
  • Belohnen Sie die Mitarbeiter, die ihre Zeit und ihre Fähigkeiten für das Unternehmen geopfert haben.

Eine gute und korrekte Kommunikation sollte in jedem Remote-Team nicht verhandelbar sein, insbesondere wenn Teammitglieder über die Sommersaison eine Auszeit nehmen, auf Reisen sind oder eine neue Stelle antreten.

Wecken Sie das Bewusstsein für wichtige Fristen

Dies steht im Zusammenhang mit der effektiven Kommunikation mit dem Team. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, wichtige Fristen mit den Teammitgliedern zu teilen, insbesondere bei größeren Projekten, deren Fertigstellung viel mehr Arbeitsstunden erfordert.

Wenn Sie sich vergewissern, dass alle mit an Bord sind und dass jeder genau weiß, wann eine Frist abläuft, können die Mitarbeiter besser planen.

Stellen Sie bei der Zuweisung von Aufgaben sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wann diese erledigt werden müssen, aber auch, dass sie diese Fristen in ihren persönlichen Kalendern eintragen müssen, um mehr als eine oder zwei arbeitsbezogene Aufgaben auf einmal erledigen zu können.

Zusammenarbeit ist wichtig

Wie bereits erwähnt, kann die Zusammenarbeit ein Geschenk des Himmels sein, wenn Teams sich überfordert fühlen und die Arbeit nicht rechtzeitig fertig wird. Wenn nötig, kann es im besten Interesse des Unternehmens und des Wohlbefindens der Mitarbeiter sein, sie an größeren Aufgaben zusammenarbeiten zu lassen.

Wenn eine Person nicht in der Lage ist, die Arbeit allein zu erledigen, sollten Arbeitgeber oder Manager proaktiv nach einer praktikablen Lösung suchen, die eine bessere Zusammenarbeit zwischen den verfügbaren Mitarbeitern ermöglicht.

Team-Management-Tools

Dies sollte in Remote-Teams immer eine nicht verhandelbare Option sein. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie genügend Zeit und Ressourcen für die Implementierung der entsprechenden Teammanagement-Tools zur Verfügung haben.

Von der Verfolgung des Aufgabenfortschritts über die Überwachung der Zusammenarbeit bis hin zur Planung wichtiger Termine und Sprechzeiten können die richtigen digitalen Verwaltungsplattformen die Frustration der Mitarbeiter und Lücken in den Kommunikationskanälen minimieren.

Mit den richtigen Tools sind Teams in der Lage, Informationen effektiv auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, unbedeutende oder banale Aufgaben zu eliminieren, Arbeitsvoranschläge zu erstellen, Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren, To-Do-Listen zu erstellen und Feedback auszutauschen.

Tipp der Digital-Weber: Schauen Sie sich mal asana an!

Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter auf den verschiedenen Ebenen des Unternehmens mit den richtigen Management-Tools ausgestattet sind und Zugang zu den richtigen Protokollen haben, damit sich die Arbeitsbelastung nicht so überwältigend anfühlt.

Denken Sie beim Zeitmanagement vorausschauend

Zeitmanagement geht einher mit dem Management von Menschen. Am Arbeitsplatz gehen diese beiden Dinge Hand in Hand.

So seltsam es auch klingen mag, ab und zu kann es eine gute Idee sein, den Stress der Mitarbeiter abzubauen, indem man sie mit früheren Feierabendzeiten oder späteren Arbeitsbeginnzeiten belohnt. Wenn Sie immer wieder dieselbe Zeitmanagementformel anwenden, ohne Erfolg, kann dies zu einer langweiligen und fast nutzlosen Managementtechnik werden.

Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Mitarbeiter von ihren Aufgaben entlasten können, ohne dass dies dazu führt, dass Projekte nicht rechtzeitig fertig werden oder die Ziele nicht erreicht werden. Die ständige Bereitschaft kann der Produktivität eines Teams schaden und zu einem hohen Grad an Burnout bei den Mitarbeitern führen.

Wenn Teams Aufgaben vor ihrem Fälligkeitsdatum abliefern können, könnte eine Freistellung von der Arbeit oder sogar ein kürzerer Freitag als Belohnung für die Bemühungen der Mitarbeiter angesehen werden.

Es kann schwierig sein, diese kleinen „Belohnungen“ zu kontrollieren, aber letztendlich vermittelt es den Mitarbeitern, dass sie für ihre Arbeit anerkannt werden und dass auch an ihr Wohlbefinden gedacht wird.

Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis

Es wird Zeiten geben, in denen Teammitglieder nicht unbedingt einer Meinung sind oder unterschiedliche Meinungen zu bestimmten Themen haben. Als Arbeitgeber oder Teamleiter liegt es an Ihnen, ein gemeinsames Verständnis oder Richtlinien festzulegen, wie das Team nach einem eventuell auftretenden Konflikt weiterarbeiten kann.

Eine Möglichkeit, die Sie in Erwägung ziehen sollten, ist die Festlegung spezifischer Grundregeln für jedes Team oder jedes einzelne Mitglied. Ein klares und präzises Feedback zu geben, sich zu bemühen, Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten mitzuteilen oder einfach nur einen allgemeinen Kommunikationskanal zu haben, über den Missstände geklärt werden können, kann bereits zu einem effektiveren Zeitmanagement beitragen.

Ein anderer Ansatz wäre, Teammitglieder dort zu unterstützen, wo sie Hilfe benötigen, oder zu sehen, wie die Minimierung bestimmter Handlungen zu weniger Frustration unter den Mitarbeitern führen könnte.

Wenn ein Team ein kollektives Verständnis davon hat, was von ihm erwartet wird, insbesondere wenn es weniger Mitarbeiter gibt, die eine höhere Arbeitslast bewältigen müssen, ist die Wahrscheinlichkeit von Reibereien geringer, aber auch das Engagement wird effektiver sein.

Ein gemeinsames Verständnis darüber, wohin ein Team steuert, welche Ziele das Unternehmen verfolgt oder wie es bestimmte Aufgaben bewältigen wird, gibt den Teams eine klare Richtlinie, wie ihre Arbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen wird.

Meetings rationalisieren

Obwohl wir bereits erwähnt haben, dass unnötige Besprechungen die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen können, sollten Sie die Bedeutung von Besprechungen aus der Ferne nicht völlig ausschließen, wenn sie notwendig sind.

Für Remote-Teams und vielleicht auch für jede andere Art von Arbeitsplatz sollten Meetings einen Wert haben und zu den übergreifenden Meilensteinen beitragen, die das Unternehmen mit einem bestimmten Projekt oder einer Aufgabe erreichen möchte.

In diesem Fall ist es wichtig, den Ablauf der Besprechungen zu straffen, um sicherzustellen, dass weniger Zeit für unwichtige Ablenkungen verschwendet wird und die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit der ihnen übertragenen Arbeit widmen können.

Planen Sie Besprechungen vor oder nach der Fertigstellung eines Projekts ein, um Feedback zu geben. Außerdem sollten Sie eine Checkliste mit Themen für die Besprechungen erstellen, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder nicht vom Thema abschweifen. Planen Sie Besprechungen zu Zeiten, zu denen alle Mitarbeiter verfügbar sind, und halten Sie sich an diese Zeiten.

Geben Sie die Termine für die Besprechungen frühzeitig bekannt. Anstatt die Mitarbeiter mit ungeplanten Besprechungen zu bombardieren, die nicht direkt zu den Ergebnissen ihrer Arbeit beitragen, sollten Sie dafür sorgen, dass jeder gut darüber informiert ist, wann eine Besprechung stattfinden könnte und welche Themen besprochen werden.

Je besser Mitarbeiter und Besprechungsleiter vorbereitet sind, desto schneller wird die Besprechung stattfinden, ohne dass es zu Entgleisungen oder Diskussionen über unwichtige Informationen kommt.

Fazit

Ein effektives Zeitmanagement ist für jedes Remote-Team von entscheidender Bedeutung, und für Unternehmen, die versuchen, sich in den Sommermonaten durch eine schwierige Wirtschaftslage zu navigieren, könnte das richtige Team an Bord und gut informiert das Erfolgsrezept sein, das jedes Unternehmen braucht.

Vor diesem Hintergrund sollten Arbeitgeber und Manager genau wissen, wie sie ihre eigene Zeit, aber auch die ihrer Mitarbeiter verwalten können, während diese im Einsatz sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie Fristen und besondere Ziele gründlich kommunizieren und wie Teams bei Projekten zusammenarbeiten können, um die Arbeitsbelastung zu minimieren.

Mit der richtigen Zeitplanungsstruktur und den richtigen Protokollen für Mitarbeiter und Zeitmanagement lernen Remote-Teams, Manager und Arbeitgeber wertvolle Fähigkeiten am Arbeitsplatz, die sie für den Rest ihrer beruflichen Laufbahn nutzen können.

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