Microsoft Teams ist eine praktische und intuitive Ergänzung der Office 365-Suite, mit der viele Teams – auch wir Digital-Weber – täglich arbeiten. Microsoft Teams hilft Ihnen dabei, durch Videokonferenzen, Chats und Dateispeicherfunktionen effizienter zu arbeiten. So nützlich Teams auch ist, Sie schöpfen wahrscheinlich nicht das volle Potenzial aus. Deshalb haben wir unsere Lieblings-Tricks und Tipps für Microsoft Teams gesammelt, um auch Ihnen die Arbeit noch weiter zu erleichtern.
1. Verwenden Sie nützliche Shortcuts!
Bei häufig wiederkehrenden Aktionen sparen Shortcuts viel Zeit und zusätzliche Mausklicks. Mit der Tastenkombination STRG+PUNKT (.) öffnen Sie das Fenster mit allen möglichen Shortcuts. So können Sie beispielsweise schnell Ihren Status ändern, einen Videoanruf tätigen oder einen Chat starten.
2. Leiten Sie E-Mails an einen Teams-Kanal weiter
Sie können wichtige E-Mails an Teams weiterleiten, damit alle Mitglieder des Projektteams die Informationen sehen und darauf antworten können. Klicken Sie im Zielkanal auf die drei Punkte neben einem Kanal (…) und wählen Sie E-Mail-Adresse abrufen. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse, und fügen Sie sie in Ihre weitergeleitete Nachricht ein.
Übrigens: Sie können die Teams-Adresse beim Erstellen einer E-Mail direkt BCC setzen!
3. Markieren Sie Nachrichten als wichtig!
In Chats können Sie Nachrichten als dringend markieren und den Nutzenden alle zwei Minuten benachrichtigen, bis er Ihre Nachricht gelesen hat. Geben Sie in Ihrem Chat Ihre Nachricht ein, und bevor Sie auf Senden klicken, wählen Sie das Ausrufezeichen und legen Sie die Dringlichkeitsstufe Ihrer Nachricht fest. Klicken Sie dann auf Senden, und Ihre Nachricht wird mit einer roten Kopfzeile und einem Desktop-Alarm angezeigt.
4. Ändern Sie Ihren Klingelton
Nervt auch Sie der Standard-Klingelton von MS Teams? Keine Sorge, Sie können ihn ganz einfach ändern. Klicken Sie dazu oben rechts auf Ihre Organisation und anschließend auf Konto verwalten. In den Einstellungen für Anrufe können Sie unter anderem auch einen individuellen Klingelton auswählen.
5. Pinnen Sie Chatverläufe an
Manche Chats benötigt man immer wieder und scrollt dann in der Übersicht weit nach unten, um den entsprechenden Kontakt oder die Gruppe zu finden. Das muss nicht sein: Sie können Chats ganz einfach oben anheften und haben Sie so immer parat. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte neben einem Chat (…) und wählen Sie Anheften.
Beispielfall auf der Praxis:
Klaus Klever und seine Mitarbeitenden bei der Klever GmbH nutzen Microsoft Teams, um sich zu organisieren und intern auszutauschen. Auch wenn er Teams täglich nutzt, schöpft das Potenzial noch nicht voll aus. Gerade die Funktion, E-Mails an einen Kanal weiterzuleiten findet er super – endlich ist Schluss mit unzähligen Antwortmails in seinem Postfach, denn alle Beteiligten können die Mail jetzt einfach kommentieren.
Haben Sie Fragen?
Haben Sie Fragen zu den Tipps für Microsoft Teams oder wollen auch Sie die Reise ins DigiTAL wagen? Wir unterstützen auch kleine Unternehmen bei der Digitalisierung und weben Ihnen ein individuelles Segel für den passenden Digitalwind auf dem Datenfluss. Buchen Sie dafür ganz einfach und unverbindlich einen Termin und treffen Sie sich mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee – natürlich gerne via Microsoft Teams! ☕
