Nie zuvor haben Online-Meetings einen solchen Boom wie in den letzten Monaten erlebt. Ob Teammeetings, externe Termine oder gar die Durchführung von Bewerbungsgesprächen. Online-Meetings bieten hierfür eine schnelle und praktische Lösung und ermöglichen eine schnelle und direkte Kommunikation. Doch den Online-Meetings geht häufig ein reger E-Mail-Verkehr voraus, um das Meeting überhaupt zu terminieren. Kommt Ihnen das bekannt vor? Denken Sie doch an die Macht von Inbound und lassen Ihre Kundschaft einfach einen Termin in Ihren Kalender eintragen. Welche Vorteile Online-Meetings bieten und wie Sie mehr Erfolg mit Meeting-Links erzielen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Vorteile von Online-Meetings
Die letzten Monate haben uns gezeigt, dass in Web- und Telefonkonferenzen sehr viel mehr Potential steckt als bisher angenommen. Virtuelle Meetings mit einem oder mehreren Mitarbeitenden bzw. Ihrer Kundschaft sind problemlos möglich, denn die Qualität der Kommunikation kommt der eines realen Treffens mittlerweile sehr nahe. Diese Form modernen Arbeitens ist zwar nicht neu, doch wurde sie von vielen Unternehmen neu entdeckt und schätzen gelernt. Produktivität steigernde Tools, flexible und ortsunabhängige Teilnahme an Besprechungen sowie nachhaltige Geschäftsabläufe im Sinne des Klimaschutzes sind nur einige der zahlreichen Vorteile. Allein die Collaboration Plattform MS Teams hat innerhalb von nur einer Woche 12 Millionen Nutzer hinzugewonnen. Daher ist zu erwarten, dass moderne Webkonferenz-Lösungen auch in Zukunft den Arbeitsalltag mitbestimmen werden, denn Online-Meetings bieten zahlreiche Vorteile:
1. Effizientere Abläufe
Weil Webkonferenzen mit wenigen Mausklicks durchführbar sind, sinkt auch die Barriere, sich mit Mitarbeitenden auszutauschen, erheblich. Sie und Ihre Mitarbeitenden werden mehr miteinander kommunizieren, was wiederum die Arbeit aller effizienter macht.
2. Kosten senken
Jedes Jahr geben Unternehmen Unsummen für Dienstreisen aus. Laut dem Verband Deutsches Reisemanagement betragen die Gesamtkosten für Geschäftsreisen in deutschen Unternehmen jährlich über 50 Milliarden Euro.
Für eine Webkonferenz brauchen Sie nicht viel: Ein Laptop oder ein Smartphone reicht aus. Dann benötigen Sie nur noch Internet oder zumindest eine Telefonleitung, vielleicht noch eine Kamera und ein Headset sowie eine entsprechende Software. Mit dem Einsatz von Webkonferenzen können Sie auf Reisekosten und die unproduktiv verbrachte Arbeitszeit, etwa während Autofahrten, erheblich senken.
3. Ortunabhängige Kollaboration
Egal ob im Home-Office, Büro oder unterwegs: Online Meetings sind immer und überall möglich, sofern eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Vor allem in Zeiten von Corona, wo Home-Office und flexible Arbeitszeitmodelle den Arbeitsalltag prägen, ein echter Mehrwert!
Bei vielen Webkonferenz-Lösungen lassen sich notwendige Dokumente einblenden und gleichzeitig bearbeiten. Die ortsungebundene Zusammenarbeit ist gerade in Ausnahmesituationen von einer gut funktionierenden virtuellen Lösung abhängig. Sei es aufgrund von weltweiter Remote-Arbeit, Verspätungen im Reiseverkehr oder anderen unvorhergesehenen Geschehnissen.
4. Schnellere Entscheidungen
Webkonferenzen lassen sich spontaner durchführen als reale Meetings vor Ort, denn die Teilnehmenden können sich an verschiedenen Orten aufhalten und ohne Zeitverlust teilnehmen. Die Unternehmensorganisation gestaltet sich dadurch flexibler, während Entscheidungen schneller getroffen werden. Diese agilen, effizienten und entscheidungsfreudigen Strukturen tragen nachhaltig zur Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens bei.
5. Umweltschutz
Weil Sie und Ihre Mitarbeitenden sich einige Wege zu Kundschaft oder Liefernden ersparen, belastet Ihr Unternehmen die Umwelt weniger. Allein was die CO2-Belastung betrifft, wären hier laut einer Studie des WWF und eine spürbare Entlastung möglich: Wenn innerhalb der EU ein Fünftel aller Geschäftsreisen durch Videokonferenzen ersetzt werden würde, dann ließen sich jährlich über 22 Millionen Tonnen CO2 einsparen.
6. Zugängige Meeting-Infos
Gerade bei langen Sitzungen wissen die Teilnehmer danach oft nicht mehr, was genau besprochen oder vereinbart wurde. Mit vielen Webkonferenz-Lösungen lassen sich die Meetings aufzeichnen. Wenn Sie Schulungen per Video-Konferenz durchführen, ist dies eine weitere überaus praktische Funktion. So bauen Sie eine multimediale Wissensdatenbank auf, die Ihre Mitarbeiter jederzeit nutzen können.
7. Flexible Teilnahme
Um an einer Webkonferenz teilzunehmen, müssen Sie nicht in Ihrem Büro vor einem Computer sitzen. Sie oder Ihre Mitarbeitenden können sich auch per Smartphone, Tablet oder auch per Telefon in ein virtuelles Meeting einklinken. Wenn Sie während einer Besprechung dringend den Rat, die Meinung, oder das Fachwissen eines Teammitglieds benötigen, kann sich dieser spontan einschalten, selbst wenn er gerade unterwegs ist.
Einfachere Terminabstimmung durch Meeting-Links
Wie organisieren Sie Meetings mit Ihrer externen Kundschaft? Ohne Kalendereinsicht kann die Abstimmung langwierig sein und viel E-Mail-Verkehr bedeuten. Planen Sie Ihre zukünftigen Termine daher ohne ewiges E-Mail-Hin-und-Her und teilen Sie Meeting-Links mit Ihren Kontakten, damit sie einfach Termine bei Ihnen buchen können. Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihren Kalender mit Ihrer Kundschaft teilen können.
Wussten Sie bereits:
Wir predigen die Macht von Meeting-Links und Online Meetings nicht nur, sondern leben selbst danach. Beinahe 100 Prozent unserer Meetings – sowohl intern als auch extern – finden online statt. Seit wir unserer Kundschaft die Möglichkeit geben, sich selbst passende Termine auszusuchen, hat sich der Erfolg unserer Meeting signifikant erhöht! Wir verschwenden keine Zeit mehr mit langwierigen Terminabsprachen, sondern nutzen die Zeit effizient.
Meeting-Links mit HubSpot
Eine tolle Möglichkeit, Meetings zu vereinbaren bietet HubSpot. Wenn potenzielle Kunden über das Meetings-Tool von HubSpot automatisch Termine buchen können, sparen beide Seiten viel Zeit, da kein langer E-Mail-Austausch nötig ist. Verknüpfen Sie Ihren Kalender, werden gebuchte Meetings mit Ihrem verknüpften Gmail- oder Office 365-Kalender synchronisiert, damit Ihre Termine stets auf dem neuesten Stand sind.
Bieten Sie potenziellen Kunden mehr Flexibilität, um Termine mit Ihrem Team zu vereinbaren. Senden Sie dazu Links zu Gruppen-Meetings, damit potenzielle Kunden Termine mit mehreren Personen in Ihrem Unternehmen planen können. Planen Sie mehr Meetings und generieren Sie mehr Leads, indem Sie Ihren Kalender in Ihre Webseite einbetten – ganz ohne Coding. Dann lehnen Sie sich entspannt zurück, während potentielle Kunden ganz bequem direkt auf Ihrer Website Termine mit Ihnen vereinbaren.
So erstellen Sie Meeting-Links in HubSpot:
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
- Um einen Meeting-Link zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Meeting-Link erstellen“.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf „Persönlich“.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Richten Sie Ihren Meeting-Link ganz einfach ein.
So sehen diese Meeting-Links dann übrigens aus. Testen Sie die Funktion doch gleich mal, gemeinsam können wir Ihnen auch helfen, individuelle Meeting-Links zu erstellen.
Meeting-Links bei Microsoft
Auch Microsoft bietet mit Microsoft Bookings eine Möglichkeit, Termine schnell und unkompliziert online zu vereinbaren. Microsoft Bookings bietet zudem die Möglichkeit, Dienstleistungen online anzubieten: mit Microsoft Teams. Für jede gebuchte Onlinebesprechung wird ein Link erstellt, der die Teilnahme von praktisch jedem Ort möglich macht. Bookings steht auch als App in Teams zur Verfügung. So lassen sich direkt in Teams Kalender erstellen, Servicekräfte zuweisen, neue Termine planen und Besprechungen halten.
Microsoft Bookings bietet flexible und anpassungsfähige Optionen, die auf die unterschiedlichen Planungsanforderungen von Abteilungen und Einzelpersonen sowie auf diverse Terminangebote zugeschnitten sind. Sie können mehrere Bookings-Kalender anlegen und verwalten, die wie gemacht für Ihre Anforderungen sind. Bieten Sie mehrere Kalender an, und bestimmen Sie individuell das Layout, die Informationen auf der Buchungsseite, Servicekräfte, Terminangebote und die Art der Kommunikation.
Fazit
Webkonferenzen sind und werden aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein. Plattformen für eine produktive virtuelle Zusammenarbeit erlauben es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, Gespräche flexibel und ortsunabhängig zu führen, effizient Entscheidungen zu treffen und dabei agil sowie konkurrenzfähig zu bleiben.
Neugierig geworden? Treffen Sie sich einfach und unverbindlich auf einen (virtuellen) Kaffee mit uns. Gemeinsam finden wir heraus, wie wir Sie bei Ihrem digitalen Unternehmenswachstum unterstützen können.
