Home Office und Mobile Work sind aktuelle Trends in der Unternehmenswelt. Spätestens wenn Unternehmen die Reise ins DigiTAL antreten, müssen sie sich damit befassen. Warum sind diese Arbeitsformen jedoch so beliebt? Und wie können Unternehmen beginnen sie umzusetzen, um selbst davon zu profitieren? Alles das lesen Sie hier!
Warum Sie Home Office und Mobile Work einführen sollten – und wie Sie das bewerkstelligen
Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt. Die Welt wird nicht nur digitaler, sondern auch mobiler. Home Office und andere New Work Trends verändern immer mehr Arbeitsplätze. In Zukunft werden diese modernen Arbeitsformen an Bedeutung gewinnen und Unternehmen weiterhin mit Herausforderungen konfrontieren, aber auch durch effizientere Geschäftsprozesse und zufriedene Mitarbeitende belohnen. Doch der Einsatz von Home Office ist oft leichter gesagt als getan: Nicht nur Prozesse müssen angepasst werden, auch die IT-Struktur bedarf einer Umgestaltung, um flexibler zu werden. Cloud-Technologie ist hierbei die stärkste Waffe, sie bildet den Grundstein für effektives mobiles Arbeiten in der Cloud. Dadurch kann die IT-Hürde zwar schnell überwunden werden, jedoch ist das noch nicht alles.
Hürden bei der Einführung von Mobile Work
Oft denken Unternehmen, dass Home Office nur an einem üblichen Arbeitsplatzes erledigt werden kann. Dieses Argument wird aber viel zu häufig ohne fundierten Betrachtung verwendet. Entscheidende unterschätzen, wie mächtig moderne Technologien sind und welches Potential zur Modernisierung von Arbeitsplätzen besteht. Grund dafür ist, dass es immer schwer fällt, sich von Routine und Gewohnheit zu verabschieden. Dabei besonders hemmend für Mobile Work: Die Angst vor Kontrollverlust. Doch mehr und mehr Unternehmen wird auch klar, dass sie Home Office Trends nicht länger ignorieren können. Viele kündigen Remote-Work-Strategien an, und wollen einen Teil der Mitarbeitenden – wenn nicht sogar alle – ins Home Office befördern; unter anderem auch, da sie im Zuge der Corona-Krise teilweise keine andere Wahl hatten.
Vor dem Umstieg ins Home Office muss nur sichergestellt werden, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt werden. Diese stellen für einige Unternehmen noch eine Bremse dar. Die Grundlage hierfür bietet Software zur Kommunikation wie Microsoft Teams, Zoom oder CTI. Noch wichtiger ist aber, dass Mitarbeitende auch unterwegs Zugriff auf alle für ihre Tätigkeit relevanten Programme und Daten haben. Durch Cloud-Lösungen wie die ERP-Systeme Haufe X360 (ehemals lexbizz), myfactory oder die CRM-Lösung HubSpot kann diese Mobilität gewährleistet werden, da eine Internetverbindung ausreicht, um darauf zugreifen zu können. Wer bei der Cloud-Auswahl auch darauf achtet, dass der Serverstandort in Deutschland bzw. der EU ist, und sorgfältig auswählt, muss sich auch keine Sorgen über den Datenschutz machen. Denn dieser ist in der Cloud manchmal besser als im eigenen Unternehmen.
Vorteile von Home Office und Mobile Work
Die meisten Arbeitnehmenden haben keine enge emotionale Bindung zu ihrem Unternehmen. Viele Mitarbeitende sind innerlich bereit, woanders zu arbeiten, sollte sich die Gelegenheit ergeben. Darunter sind auch Führungskräfte oder Fachkräfte, die sich vernachlässigt fühlen. Sie haben das Gefühl, die Digitalisierung findet im Unternehmen nicht genügend Umsetzung. Veraltete Arbeitsplätze führen zu unzufriedenen Mitarbeitenden. Neben effizienterer Zeiteinteilung und flexibler Arbeitsweise ist eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Home Office ein Vorteil, der vielen Arbeitnehmenden sehr am Herzen liegt. Arbeitgebende, die sich für die Umsetzung von Home Office und Mobile Work einsetzen, können dadurch mehr Fachkräfte anziehen und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Für viele ist nämlich die richtige Arbeitsumgebung mindestens ebenso wichtig wie das Gehalt.
Von der Flexibilität von Home Office profitieren Arbeitnehmende und -gebende zugleich. Denn Mitarbeitende im Home Office arbeiten effizienter und sparen sich das oft nervige Pendeln zum Büro. Die gesparte Zeit und hohe Familienfreundlichkeit steigert die Arbeitgeberattraktivität. Zudem erleichtert Mobile Work den Zugriff auf wichtige Ressourcen wie Mails, Belege oder Lagerbestände während Geschäftsreisen oder den Außendienst. Die volle Effektivität dieser modernen Arbeitsformen kann jedoch nur ausgenutzt werden, wenn Home Office und Mobile Work nicht nur theoretisch ermöglicht werden, sondern auch Teil der Unternehmenskultur sind
Beispielfall aus der Praxis:
Klaus Klever ist Geschäftsführer der Klever GmbH. Den Fachkräftemangel spürt er ganz besonders. Vor allem eine Stelle in der Buchhaltung ist jetzt schon seit längerem nicht besetzt. Dadurch, dass er seinem Team jetzt auch Mobile Work ermöglicht, hat er jetzt eine geeignete Kandidatin gefunden: Mona Moos lebt zwar drei Autostunden entfernt, das ist jetzt aber kein Problem mehr.
Mobilität und Digitalisierung müssen Teil der Unternehmenskultur sein
Die IT-Grundlage mag durch die Cloud zwar gegeben sein, doch sie allein ist noch nicht ausreichend für das erfolgreiche Home Office. Mit dem digitalen geht auch ein gesellschaftlicher Wandel einher: Jüngere Generationen haben neue Ansprüche an ihre Work-Life-Balance und ihren digitalen Arbeitsplatz. Daher ist Home Office und Mobile Work ein wichtiges Thema für Unternehmen, die attraktiv bleiben wollen. Die Unternehmenskultur selbst muss dafür Mobilität und eine Akzeptanz der neuen und flexiblen Arbeitsformen absorbieren. Unternehmen müssen ein Bewusstsein für Digitalisierung schaffen , um digitale Chancen auch tatsächlich wahrnehmen zu können. Starke und alte Strukturen müssen Platz machen für mehr Transparenz, Mobilität und Eigenverantwortung.
Zudem muss im gesamten Unternehmen der Umstieg von Papier zu Daten erfolgen. Man kennt es, in vielen Unternehmen wird noch zu viel ausgedruckt, abgeheftet und in Ordnern gelagert. Papier ist der Feind der digitalen Mobilität, denn im Gegensatz zu Daten im Rechner kann nicht jeder Mitarbeiter, egal wo und egal wann, auf gedruckte Informationen zugreifen. Es reicht nicht Cloud Software zu implementieren, wenn dann trotzdem Informationen massenweise nur in Papierform vorliegen. Erst wenn Digitalisierung und Mobilität fester Bestandteil der Unternehmenskultur sind, kann Mobile Work aus dem Cloud-Office heraus sein volles Potential entfalten.
Die richtige Cloud Software ist der erste Schritt in die Digitalisierung
Die Vorteile von Home Office und hoher Mobilität sind zahlreich. Es gibt viele Voraussetzungen, um diese neuen Arbeitsformen bestmöglich einzusetzen. Die IT-Struktur und Unternehmenskultur müssen bereit für die Veränderung sein. Zumindest eine stabile IT-Grundlage für Home Office und Mobile Work ist heutzutage vergleichsweise einfach zu erreichen: Cloud Software eignet sich ideal, um Arbeitsumgebungen zu modernisieren und Home Office zu unterstützen. Lesen Sie auch hier, wie man seinen bestehenden Technologie-Stack auf Zukunftsfähigkeit prüft …
