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Die Zeiterfassung in POPLIN

DIE DIGITAL-WEBER
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Auch wenn Zeiterfassung durch die aktuelle Gesetzgebung in den Fokus der Wahrnehmung gerückt ist – in vielen Unternehmen war sie schon länger essenziell! Unternehmen können durch die Projektabrechnung ihre Liquidität hochhalten. Dafür müssen sie die Projektabrechnung mit so wenig Aufwand wie möglich durchführen. Im DigiTAL gibt es deswegen verschiedene Angebote für eine effiziente und transparente Projektzeiterfassung. Sie bildet die Basis für die anschließende Rechnungsstellung. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie die Zeiterfassung in POPLIN funktioniert und welche Vorteile diese bietet.

Wer oder was ist POPLIN?

POPLIN ist eine Online-Plattform zum Austausch von operativen Projektdaten. Sparen Sie sich Excel-Listen und manuellen Austausch von Projektdaten. POPLIN automatisiert für Sie das Tagesgeschäft. In den meisten Unternehmen gibt es immer mehrere Tools, die Aufgaben erstellen oder verwalten. POPLIN verbindet diese Tools miteinander und fungiert als Knoten zwischen den verschiedenen Systemen. POPLIN unterstützt unter anderem folgende Software-Lösungen: Hubspot, Azure DevOps, Asana, myfactory Cloud ERP, Haufe X360, etc.

Projektbasierte Zeiterfassung als Hilfe in ihrem Project Operations

Zeiterfassung ist das Thema, mit dem Unternehmen sich aufgrund der Rechtsprechung in diesem Jahr auseinandersetzen müssen. Schwierig, wenn klare Vorgaben fehlen – das ist doch nur eine zusätzliche administrative Bürde. Wirklich? Zeiterfassung bietet Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Mit den richtigen Tools verursacht Zeiterfassung außerdem keinen Aufwand sondern unterstützen die Projektabwicklung (englisch: Project Operations) ganz nebenbei.

Wie funktioniert die Zeiterfassung in POPLIN?

POPLIN liefert die Voraussetzungen, um eine schnelle und genaue Zeiterfassung vorzunehmen. POPLIN benötigt dafür nur einige wenige Angaben für die Projektzeiterfassung. Damit ist die Lösung optimal geeignet, um die Tätigkeiten über den Tag hinweg mitzutracken. Am Abend lassen sich die Tätigkeiten dann mit nur wenigen Klicks finalisieren und abschließen.

Verschiedene Methoden der Zeiterfassung

Was ist Start/Stopp-Zeiterfassung?

POPLIN liefert die Voraussetzungen, um eine schnelle und genaue Zeiterfassung vorzunehmen. POPLIN benötigt dafür nur einige wenige Angaben für die Projektzeiterfassung. Damit ist die Lösung optimal geeignet, um die Tätigkeiten über den Tag hinweg mitzutracken. Am Abend lassen sich die Tätigkeiten dann mit nur wenigen Klicks finalisieren und abschließen.

Was ist projektbasierte Zeiterfassung?

Eine projektbasierte Zeiterfassung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Projekte akkurat und effizient zu messen und zu verwalten. Anders als bei Start-/Stopp-Softwares können projektbasierte Softwares die Daten spezifisch zu einem bestimmten Aufgabe bzw. Projekt zuordnen. 

Diese Angaben benötigt POPLIN für die Zeiterfassung:

Kostenobjekt (Cost Object): Worauf soll gebucht werden?

Wir wissen: Im Arbeitsalltag gibt es verschiedene Systeme, welche Aufgaben und Arbeitsaufträge generieren. In POPLIN können Sie auf beliebige Kostenobjekte aus verschiedenen Systemen buchen. Dann können unter anderem Aufträge aus dem ERP-System sein oder auch einzelne Tasks in Asana sowie Aufgaben aus HubSpot.

Kostentyp (Cost Typ): Welche Tätigkeit wurde ausgeübt?

In diesem Feld geben Sie die Art der geleisteten Tätigkeit an. Haben Sie beispielsweise programmiert oder Content für die Website erstellt? Dann wählen Sie im Drop-Down-Menü einfach die passende Zeile aus. Über die Art der Tätigkeit definiert sich später der entsprechende Stundensatz für die Abrechnung

Datum & Uhrzeit (date from / to): Von wann bis wann wurde die Leistung erbracht?

POPLIN errechnet automatisch die Dauer der entsprechenden Tätigkeit. Dabei rundet das System nicht, sondern liefert minütlich genaue Angaben. Sollten Sie übrigens einmal eine Tätigkeit vergessen haben, können Sie auch Zeitangaben nachträglich hinzufügen. Dazu wählen Sie einfach das entsprechende Datum und die passende Uhrzeit aus.

Beschreibung (Description): Was wurde konkret gemacht?

Auch wenn im Kostentyp die Tätigkeit bereits angegeben wurde: Häufig reicht das nicht aus. Daher können Sie hier weitere Informationen angeben und die geleisteten Tätigkeiten näher beschreiben. Sollte es Rückfragen von der Kundschaft geben, können Sie sich auf dieses Feld beziehen.

Vorteile der Zeiterfassung in POPLIN

POPLIN gerneriert aus all diesen Angaben eine Liste aller Tätigkeiten des jeweiligen Tages. Oftmals ist im stressigen Arbeitsalltag nicht die Zeit, um die Projektzeiterfassung vollständig auszufüllen. Der Vorteil ist, dass diese Tätigkeiten zunächst als Entwurf angelegt werden. So kann man sie noch bearbeiten oder eine Beschreibung hinzufügen. Am Abend finalisiert man die Tätigkeiten und synchronisiert die Daten in das jeweilige ERP-System. Das kann beispielsweise Haufe X360 oder myfactory Cloud ERP sein.

Beispielfall aus der Praxis:

Konstantin Klever hat die Geschäftsführung der Klever GmbH von seinem Vater Klaus übernommen. Bereits zu der Zeit, als er schon als Student für das Unternehmen tätig war, ist ihm aufgefallen, dass die Zeiterfassung, insbesondere die Projektzeiterfassung, ineffizient gestaltet ist. Excel war das Lieblingstool seines Vaters – dabei hat dies bei der Faktura oft zu Fehlern geführt. Sehr zum Ärger der Kundschaft. Konstantin holt sich Rat bei den Experten der Digital-Weber. Sie stellen ihm die Zeiterfassung mit POPLIN vor. So kann die Klever GmbH die Projektzeiterfassung, aber auch die Faktura künftig effizient abwickeln.

Haben Sie Fragen zur Zeiterfassung in POPLIN?

Sie suchen ein geeignetes Tool für Ihre Zeiterfassung und insbesondere eine effiziente Projektzeiterfassung? Sie haben verschiedene Systeme im Einsatz und suchen nach der passenden Verbindung? Wir beraten auch kleine Unternehmen! Buchen Sie am besten direkt einen Termin mit uns – wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – kein Kurs ist derselbe. Deshalb weben wir gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles Segel für die Reise ins DigiTAL. Unsere Software-Lösungen bilden hierfür Ihre individuelle Grundlage.

Seit mehr als 20 Jahren bringen wir unsere Kundschaft ins DigiTAL. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein und helfen Ihnen, Digitalstrategien zu entwickeln sowie diese gemeinsam umzusetzen. 

Wer nicht weiß, wie er sein Schiff segelt, geht unter. Ob persönliche Coachings, maßgeschneiderte Workshops auch online oder zeitsparende Inhouse-Trainings – unsere Experten sind Ihr kompetenter Kapitän für alle Gewässer.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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Das beschäftigt unsere Kundschaft aktuell:

Digitale Geschäftsprozesse

Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

Unternehmens-
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Projekt-
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... und ein weiteres Thema:

Online-Marketing & Inbound

Sind auch Sie bereits einmal über den Begriff "Inbound" gestolpert und haben sich gefragt, was eigentlich dahintersteckt? Wir bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Bereiche und erklären, welche Bedeutung Inbound auch für Ihr Unternehmen und Ihre Marke hat.
... wichtig auch für viele Unternehmen:

Wirtschaftskrise

Fachkräftemangel. Gestörte Lieferketten. Steigende Energiekosten. Hohe Inflation. Mittlerweile belegt es auch die Faktenlage: Das Jahr 2023 steht im Zeichen der Wirtschaftskrise und stellt damit eine große Herausforderung für deutsche Unternehmen dar.
... und das Meta-Thema unserer Zeit:

Von Analogien ins DigiTAL

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