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Die Wahl des passenden Zeiterfassungssystems

Matthias Weber
Matthias Weber

Mit der Pflicht zur Zeiterfassung müssen Unternehmen sich in der Auswahl der passenden Zeiterfassungssysteme zurechtfinden, um die künftigen Anforderungen erfüllen zu können. Das betrifft vor allem Unternehmen, die dieses Thema nicht im Fokus hatten. Doch das Angebot ist aber vielfältig und unübersichtlich, sodass man wie einem Wald die passende Lösung vor lauter Angeboten nicht sieht. Welche Lösung ist am besten für das Unternehmen geeignet? Welche Systeme existieren eigentlich? Und wie erklärt man den Mitarbeitenden, dass ein weiteres System zu implementieren ist, in dass sich jeder einzelne erst einarbeiten muss? Das klingt nach einem beschwerlichen, zeitraubenden Weg. Zeit, die kostbar ist und für andere Themen aufgewendet werden könnte. Unsere Experten geben Ihnen die Antworten auf diese Frage.

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Bei Zeiterfassungssystemen handelt es sich um ein System, mit dessen Hilfe die Arbeitszeit von Mitarbeitenden erfasst und verwaltet wird. Es soll also die Anwesenheitszeiten aufzeichnen. Dies geschieht über die Erfassung des Arbeitsbeginns, der Pausenzeiten sowie des Arbeitsendes. Das Zeiterfassungssystem dient für B2B-Dienstleistungsunternehmen häufig als Basis für eine effiziente Projektzeiterfassung. Die Mitarbeitenden erfassen darüber die Art und Dauer der geleisteten Arbeiten und bilden damit die Grundlage für die Projektfaktura.

Projektbasierte Zeiterfassung als Hilfe in ihrem Project Operations

Zeiterfassung ist das Thema, mit dem Unternehmen sich aufgrund der Rechtsprechung in diesem Jahr auseinandersetzen müssen. Schwierig, wenn klare Vorgaben fehlen – das ist doch nur eine zusätzliche administrative Bürde. Wirklich? Zeiterfassung bietet Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Mit den richtigen Tools verursacht Zeiterfassung außerdem keinen Aufwand sondern unterstützen die Projektabwicklung (englisch: Project Operations) ganz nebenbei.

FAQ zu Zeiterfassungssystemen

Die Kosten für ein Zeiterfassungssystem hängen von der Art des Systems und den Funktionen ab, die es bietet. Eine allgemeingültige Aussage ist somit nicht möglich. Der beste Weg ist, sich von erfahrenen Experten bei der Wahl des passenden Systems beraten und unterstützen zu lassen. So werden die Systeme vergleichbar, was die Entscheidungsfindung erleichtert.

Die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben eine Pflicht zur Zeiterfassung begründet. Zwar fehlen noch allgemeingültige Vorgaben, jedoch ist festgelegt, dass die Zeiterfassung unter anderem revisionssicher sein muss.

Ein Zeiterfassungssystem muss grundsätzlich in der Lage sein, Arbeitszeiten zu erfassen, zu verfolgen und zu analysieren. Es sollte außerdem eine einfache Möglichkeit bieten, Urlaubs- und Fehlzeitzeiten zu verwalten. Einige Systeme bieten zudem Schnittstellen zu separaten Buchhaltungssoftwares.

Wozu benötigt man Zeiterfassungssysteme?

Es gilt, mit Hilfe der Zeiterfassungssysteme die Erfassung der Arbeitszeiten gemäß den aktuell geltenden Vorgaben zu ermöglichen. Ferner übernimmt das System eine Kontroll- und Steuerungsinstanz. Der Arbeitgebende erhält detaillierte Informationen über die Auslastung der Mitarbeitenden und kann zudem kontrollieren, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Mitarbeitenden haben mit dem Zeiterfassungssystem im Blick, ob sei Mehr- oder auch Minderarbeit geleistet haben. Außerdem können sie kontrollieren, ob die Lohnabrechnung korrekt ermittelt ist. Erfolgt über das Zeiterfassungssystem auch die Dokumentation von Urlaubstagen und Fehlzeiten, ist dies für beide Seiten hilfreich. Die Mitarbeitenden haben die benötigten Informationen für den Resturlaubsanspruch, der Arbeitgebende hat die geplanten Abwesenheiten im Überblick.

Welche Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es?

Zeiterfassungsterminals

Unternehmen, die verstärkt auf eine Präsenzpflicht setzen, haben häufig physische Zeiterfassungsterminals im Einsatz, die im Eingangsbereich der betreffenden Gebäude platziert sind. Die Mitarbeitenden lösen die Zeiterfassung hier mittels Transponder, Token oder Karten aus, wenn Sie das Gebäude Betreten und Verlassen.

Behelfslösungen wie Excel

Gerade kleinere Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden setzen nach wie vor auf Excel als Behelfslösung. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten hier manuell, die Meldung an die Buchhaltung erfolgt separat. Häufig sind Behelfslösungen fehleranfällig, da beispielsweise die Pausenzeiten nicht immer automatisch erfasst sind.

Eigenständige Softwarelösungen

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Anbieter von eigenständigen Softwarelösungen für die Zeiterfassung. Die Mitarbeitenden erledigen die Zeiterfassung online über verschiedene Devices wie den Computer, ein Tablet oder auch das Smartphone. Einige Lösungen dienen rein der Zeiterfassung. Andere – wie POPLIN – bieten weitere Funktionen und gehen über eine reine Zeiterfassung hinaus.

In Software integrierte Lösungen

Insbesondere ERP-Systeme verfügen häufig eine bereits integrierte Zeiterfassung. ERP-Lösungen wie Haufe X360 oder myfactory Cloud ERP bieten damit beispielsweise eine wertvolle Basis für eine effiziente Projektfaktura. Die Mitarbeitenden können zudem die Arbeitszeiten auch im Home-Office erfassen und müssen nicht auf eine separate Lösung zurückgreifen.

Beispielfall aus der Praxis

Jahrelang haben die Mitarbeitenden der Klever GmbH Excel zur Zeiterfassung genutzt. Nun ist Geschäftsführer Klaus Klever von der aktuellen Rechtsprechung stark verunsichert – wie soll die Zeiterfassung erfolgen und auch die Vorgaben erfüllen? Außerdem hat Klaus festgestellt, dass die Erfassung via Excel fehleranfällig und vor allem ineffizient ist. Er entscheidet sich, ein neues Zeiterfassungssystem einzusetzen. Bereits kurz nach der Implementierung bemerkt das Team, dass sie dank des neuen Systems den Aufwand für Aufgaben besser einschätzen können. Denn Zeitfresser und ineffiziente Prozesse sind dank des Systems nun schnell identifiziert und lassen sich beheben. Klaus ist zufrieden: Seine Mitarbeitenden nehmen das System nicht nur gut an – sie steigern außerdem die Produktivität in der Klever GmbH.

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen?

Unternehmen können vom Einsatz eines passenden Zeiterfassungssystem profitieren. Zum einen besteht eine verbesserte Planung. Durch die erhöhte Transparenz haben Projektleitende damit die Auslastung des Projektteams schnell im Blick und können Projekte effizient planen. Zudem lassen sich Aufwandsschätzungen für Projekte und deren Unteraufgaben anhand bereits bestehender Daten präzise einschätzen.

Mit einer besseren Aufwandsschätzung steigt auch die Produktivität des Unternehmens. Mit der zusätzlichen Hilfe eines Zeiterfassungssystems lassen sich Prozesse, die viel Zeit in Anspruch nehmen, besser identifizieren. Vor allem gilt es, diese Prozesse im Anschluss auf Optimierungspotenzial zu prüfen und zu hinterfragen. Nach erfolgter Prozessoptimierung steigt die Produktivität und damit der Unternehmenserfolg.

Mit dem richtigen Zeiterfassungssystem ist außerdem die Gefahr fehlerhafter Eingaben der Mitarbeitenden deutlich reduziert, was ein manuelles Nachbearbeiten der Daten weitestgehend unnötig macht. Intelligente Lösungen vereinfachen zudem die Erfassung der Daten für alle Beteiligten.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen?

Oft setzen Mitarbeitende ein Zeiterfassungssystem gleich mit Kontrolle und Überwachung. Hier gilt es, das Team mitzunehmen und die Vorteile darzulegen. Nicht nur das Unternehmen hat einen Überblick über die Arbeitszeiten, sondern auch der Mitarbeitende selbst. Mehrarbeit ist beispielsweise objektiv im System dokumentiert und kann an die Führungskraft kommuniziert werden. Oft haben Mitarbeitende auch ein gutes Gefühl, wenn sie anhand des Zeiterfassungssystem sehen, was sie am Ende einer Woche alles geleistet haben.

Mitunter scheut ein Team auch vor der Bedienung eines neuen Systems zurück. Das Unternehmen sollte deswegen bereits im Auswahlverfahren die Key User mit ins Boot holen, die insbesondere die Bedienungsfreundlichkeit prüfen. Moderne Systeme sind in der Regel weniger aufwändig in der Bedienung als veraltete Lösungen. Ein gutes Onboarding hilft den Mitarbeitenden, sich schnell im System zurechtzufinden und es effizient zu bedienen.

Fazit

Bei der Wahl des richtigen Zeiterfassungssystem gibt es einiges zu beachten. Vor allem, da es auch potenzielle Herausforderungen zu überwinden gilt. Wenn diese Unternehmen diese jedoch kennen und zu bewältigen wissen, sind sie in der Lage, die Chancen und Vorteile voll ausschöpfen zu können. Zu beachten ist, dass insbesondere die Mitarbeitenden bei der Auswahl beteiligt sein müssen, um von Anfang an hinter der Lösung zu stehen und diese effizient zu nutzen.

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Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – kein Kurs ist derselbe. Deshalb weben wir gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles Segel für die Reise ins DigiTAL. Unsere Software-Lösungen bilden hierfür Ihre individuelle Grundlage.

Seit mehr als 20 Jahren bringen wir unsere Kundschaft ins DigiTAL. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein und helfen Ihnen, Digitalstrategien zu entwickeln sowie diese gemeinsam umzusetzen. 

Wer nicht weiß, wie er sein Schiff segelt, geht unter. Ob persönliche Coachings, maßgeschneiderte Workshops auch online oder zeitsparende Inhouse-Trainings – unsere Experten sind Ihr kompetenter Kapitän für alle Gewässer.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

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