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Mahnwesen in myfactory – Das Schweigen des Schuldners

Katrin Hemmerling
Katrin Hemmerling

Grundlegend für den Erfolg Ihres Unternehmens ist das Erreichen der Unternehmensziele. Zu den wichtigsten Zielen gehört hierbei die Gewinnerzielung. Aber gerade in den aktuellen Pandemie-Zeiten ist es zusätzlich wichtig, die Liquidität des Unternehmens hochzuhalten. Bestehen zu viele Außenstände – also eine Forderung, die ein Schuldner noch nicht ausgeglichen hat –, führt dies zu Zinsverlusten. Außenstände verursachen aber nicht nur Kosten: Sie bergen außerdem die Gefahr eines Forderungsausfalls. Aufgrund dessen ist es für Sie von großer Bedeutung, dass Ihre Geschäftspartner ihre Außenstände bei Ihnen zuverlässig begleichen. Die Basis hierfür bildet ein effektives Mahnwesen. Ein ERP-System wie myfactory unterstützt Sie hierbei. Erfahren Sie in unserem Beitrag, wie Sie mit Hilfe des Mahnwesen in myfactory Ihre Forderungen eintreiben können.

Mahnwesen in myfactory ist fester Bestandteil des ERP

Das Mahnwesen in myfactory ist ein fester Bestandteil des ERP, sodass Ihnen diese Funktion auch zur Verfügung steht, sollten Sie das Modul Finanzbuchhaltung nicht dazu gebucht haben. Sie finden das Mahnwesen als Unterpunkt des Rechnungswesens. In den Grundlagen legen Sie die Mahnkonditionen, die Mahnstufen und -texte, das Layout für den Mahndruck sowie die Kontaktanlage fest.

Über die Mahnkonditionen legen Sie fest, wie myfactory mit Offenen Posten Ihrer Kundschaft verfahren soll. Geben Sie der Mahnkonditionen im Freitextfeld Bezeichnung eine Beschreibung ein. Hierfür stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Über das Dropdown Teilnahme am Mahnlauf legen Sie fest, ob myfactory eine Mahnung verschicken soll. Unter dem Punkt Höchste Mahnstufen definieren Sie, wie viele Mahnstufen das Mahnwesen in myfactory durchlaufen soll. Legen Sie anschließend noch in Mahnen bis Mahnstufe fest, welche Mahnstufe die Kundschaft noch erhält. Diese liegt üblicherweise eine Stufe unter der Höchsten Mahnstufe.

Mahnwesen in myfactory

Definition der Mahnstufen und Mahntexte

In den Mahnstufen hinterlegen Sie stufenabhängige Daten für das Mahnwesen in myfactory. Über das Feld Mahnstufe definieren Sie die Nummer der Mahnstufe, die Sie zuvor in den Mahnkonditionen festgelegt haben. Das Dropdown Mahnkonditionen bestimmt die Mahnbedingung. Geben Sie nun in Zahlungsfrist in Tagen den zeitlichen Abstand ein, der die darauf folgenden Mahnungen festlegt. Zudem können Sie beim Erreichen einer bestimmten Mahnstufe eine Liefersperre setzen. Die Mahntexte legen Sie über den Button Daten und anschließend Mahntexte fest.

Mahnwesen in myfactory

In der Kontaktanlage steuern Sie abschließend noch, dass Mahnungen als Kontakt im Kontakt-Manager ersichtlich sein sollen. Somit hat auch Ihr Vertriebsteam einen zuverlässigen Überblick über die Zahlungsmoral der Kundschaft und kann diese in einem Gespräch ansprechen. Als letzten Schritt legen Sie in den Kundengruppen die Mahnkonditionen fest. Damit haben Sie die grundlegende Konfiguration des Mahnwesen in myfactory abgeschlossen.

Beispielfall aus der Praxis

Diana Diel leitet den Vertrieb in der Klever GmbH. Ihr Vertriebsteam führt im Laufe eines Tages oft Gespräche mit der Kundschaft des Unternehmens. Leider gibt es in der Kundschaft einige Kontakte, die nicht die beste Zahlungsmoral haben. Optimal wäre es, wenn Dianas Team einen Überblick darüber hätte, ob aktuell Mahnungen bei der Kundschaft vorhanden sind. Moritz Moos aus der Buchhaltung kann Diana hier weiterhelfen: Er aktiviert in myfactory die Funktion, beim Versand einer Mahnung einen Kontakt im Kontakt-Manager anzulegen.

Versand der Mahnungen

Um nun Mahnungen zu erstellen und zu verschicken, starten Sie das Mahnwesen in myfactory unter Vorschläge erstellen. Hier stellt Ihnen das System alle überfälligen offenen Posten in einem Stapel zusammen. Sie können zur Auswahl noch einschränkende Vorgaben wie OP Fälligkeit bis oder auch Kundennummern vornehmen.

Haben Sie den Mahnstapel erzeugt, können Sie diesen unter Vorschläge bearbeiten/Mahnungen erstellen weiter bearbeiten. Der obere Bereich der Maske zeigt Ihnen die allgemeinen Informationen zum erzeugten Stapel, gefolgt von einer Übersicht der Kundschaft, die zur Mahnung vorgeschlagen sind. Weiterhin listet Ihnen das Mahnwesen in myfactory eine Übersicht aller Offenen Posten auf. Über die Checkbox Mahnen legen Sie fest, ob eine Mahnung zu versenden ist. Mit einem Klick auf Mahnungen erstellen erstellen Sie entsprechend die Mahnung. Im daneben befindlichen Dropdown können Sie zusätzlich steuern, ob die Mahnungen ausdruckt oder per E-Mail an die Kundschaft versendet werden soll.

Mahnwesen in myfactory

Fazit

Das Mahnwesen in myfactory hilft Ihnen auf einfache Art, Ihre Kundschaft an fällige Zahlungen zu erinnern. Das System erzeugt Ihnen hierfür automatisch die Vorschläge, die Sie nur noch überprüfen müssen, bevor Sie entscheiden, ob eine Mahnung versendet werden soll oder nicht. So haben Sie und Ihr Team die Außenstände und die Zahlungsmoral Ihrer Kundschaft stets im Blick und können bei säumiger Kundschaft schnell eingreifen.

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