VENDOSOFT handelt mit neuer und gebrauchter Software von Microsoft und Adobe. Als Microsoft Solution Partner, sowie Adobe Certified Reseller haben Sie sich die kostengünstige Lizenzierung von Unternehmen zur Aufgabe gemacht.
Der Erwerb und Verkauf gebrauchter Software bietet Unternehmen und Gewerbetreibenden hohe Einsparpotentiale von bis zu 80 Prozent. Zugleich ist er an klar definierte gesetzliche Bedingungen geknüpft, bei denen die zertifizierten Microsoft Licensing Professionals der VENDOSOFT seine Kundschaft umfassend berät. Für den Handel mit Software nutzt das Unternehmen einen Online-Shop auf Basis der myfactory Cloud ERP Portallösung
Aufgabenstellung
Um die Produkte unter anderem auch online zu vertreiben, nutzte die VENDOSOFT GmbH in der Vergangenheit einen einfachen WooCommerce-Shop in WordPress. Dieser Shop lief komplett unabhängig zu den anderen Software-Lösungen und Systemen im Unternehmen. Es war keine Daten-Synchronität vorhanden und alle Bestellungen und Produkte mussten manuell in den verschiedenen Systemen angelegt werden. Auch die Lagerbestände bedurften einer manuellen Pflege und Abgleich.
Das Unternehmen hat seit der Gründung 2014 ein schnelles Wachstum erfahren. Durch die starke Nachfrage und die positive Resonanz der Kundschaft, hat sich die VENDOSOFT schnell in neue Märkte ausgedehnt und die Verkaufszahlen haben sich stark erhöht.
Doch durch dieses beeindruckende Wachstum wurde die VENDOSOFT auch mit neuen Herausforderungen konfrontiert, wie z.B. dem Umgang mit schnellem und unvorhergesehenem Wachstum, der Schaffung von Skalierbarkeit und der Abwicklung einer Vielzahl von Shop-Bestellungen. Dadurch wurde der alte „Offline-Shop“ zum Problem: Die manuelle Arbeit band nicht nur eine große Menge personeller Ressourcen, sondern war auch fehleranfällig. Nach Bestelleingang erhielt der Kunde erst noch ein Angebot, worauf er die Bestellung final auslösen konnte. Die Dauer, bis er seine Lizenzen bekommen hat, war also auch noch um ein Vielfaches länger.
Gewünscht war daher ein integriertes Shop-System, welches automatisiert die Aufträge in das ERP-System myfactory überträgt und alle Lagerbestände selbstständig aktuell hält. Neben dem Shop sollte auch ein Kundenportal entstehen, in dem die Kunden selbstständig Downloads und Keys einsehen können.
Herausforderungen und Anforderungen
- Direkte Integration und Synchronisation: Die Lagerbestände müssen im Webshop stets aktuell sein und alle Aufträge müssen automatisch in myfactory vorhanden sein.
- Hoher Automatisierungsgrad: Der Aufwand beim Bearbeiten der Bestellungen muss reduziert werden und die manuelle Arbeit für das Abtippen und Abgleichen verschwinden. Die Keyverwaltung muss trotzdem noch manuell möglich sein.
- Backend für Kundschaft: Die Kundschaft muss nach dem Kauf eines Produktes eine Möglichkeit haben, direkten Zugriff auf den jeweiligen Lizenzcode und Verkaufsbelege zu erhalten. Außerdem müssen im Portal alle jemals getätigte Bestellungen einsehbar sein.
Lösung
Die VENDOSOFT GmbH setzt bereits seit Jahren erfolgreich das myfactory Cloud ERP als Unternehmenslösung für die kaufmännische Abwicklung ein. Daher war es naheliegend, auch künftig auf das myfactory B2B Portal als Shopsystem zu setzen. Das sorgt schon in der Standard-Installation für die bestmögliche Integration, da alle Prozesse in einer ERP-Plattform ablaufen und keine Schnittstellen nötig sind.
Die gesamte Customer Journey findet daher im Shop statt: Sie startet mit der komfortablen Suche über das Shop-Frontend. Innerhalb des Bestellvorgangs können weitere wichtige Informationen für den Kauf abgefragt werden. Und im After-Sales-Prozess können über das Backend alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Der Shop-Nutzende bleibt über alle Prozesse hinweg in einer Web-Lösung. Zeitgleich findet im Hintergrund eine höchstmögliche Automatisierung statt, bei der unter anderem Lagebestände automatisch abgeglichen und Auftragsbestätigungen versandt werden.
Im Self-Service-Backend des Shops steht der Kundschaft im jeweiligen Auftrag nun auch die entsprechende Lizenznummer zur Verfügung und kann rund um die Uhr abgerufen werden.
Der Projektablauf in 2 Phasen
Phase 1: Identifizieren und Qualifizieren
Die Entwicklung eines neuen Shops ist auch für Menschen mit Expertise ein komplexes Projekt und birgt einige Herausforderungen und Unsicherheiten. Umso wichtiger ist das Klären offener Punkte und Fragen, ehe es an die konkrete Umsetzung geht. Daher haben DIE DIGITAL-WEBER bei diesem Projekt in zwei Phasen gearbeitet: Auf Basis eines von der VENDOSOFT gelieferten Mockups (aus dem Engl.: Attrappe, Nachbildung; ist ein digital gestalteter Entwurf) haben DIE DIGITAL-WEBER alle Aufgaben in ein digitales Board übertragen dort zusammen mit VENDOSOFT die notwenigen Informationen hinterlegt. So war gleich zu Beginn schon klar, an welchen Stellen noch Informationen fehlen. Diese konnten dann von VENDOSOFT nachgeliefert werden. DIE DIGITAL-WEBER arbeiten mit dem Projekt-Management Tool Asana, in dem kollaborativ an solchen Boards und Aufgaben gearbeitet werden können. Da ein Mockup meist nicht für die genaue Umsetzung ausreicht, wurden in einem gemeinsamen Softwarelösungsworkshop (kurz: SLW) mit VENDOSOFT diese offenen Punkte und Fragen geklärt. Auf Basis dieser Vorarbeit, war eine exakte Schätzung des Aufwands möglich und die Kalkulation eines voraussichtlichen Fertigstellungsdatums für den neuen Webshop.
Phase 2: Agile Umsetzung des Projekts
In der zweiten Projektphase fand die konkrete Umsetzung des Projekts und die Entwicklung statt. Auch hier war die agile Arbeitsweise mit Asana sehr vorteilhaft: VENDOSOFT konnte stets live mitverfolgen, an welchen Aufgaben DIE DIGITAL-WEBER gerade arbeitenden. Bei Fragen, die bei einem solchen Projekt immer mal wieder aufkommen, waren die Abstimmungswege zudem kurz, da Asana über eine Kommentarfunktion pro Aufgabe verfügt. So konnten sich Auftraggeber und Entwicklung direkt in der entsprechenden Aufgabe, während die Projektleitung weiter informiert blieb. Auch Dateien wie beispielsweise Logos konnten so schnell und einfach miteinander geteilt werden. Durch diese Arbeitsweise gab es kaum Verzögerungen in der Entwicklung und die Abnahme konnte zum gewünschten Zeitpunkt erfolgen. In dieser Abnahme wurden dann bereits weitere Schritte definiert, wie der Shop zukünftig weiterentwickelt werden kann. Aktuell sind bereits neue Teil-Projekte in der Planung. So wird es zukünftig beispielsweise möglich sein, auch Anfragen zu größeren Lizenzpaketen über den Shop stellen zu können.
Kommentar unserer Kundschaft zum Projekt:
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