Jedes Unternehmen weiß um die Relevanz von Backups. Trotzdem vernachlässigen gerade kleine und mittelständische Unternehmen Ihre Backups – aber das kann gefährlich werden! Vor allem in Zeiten, in denen Home-Office den Büroarbeitsplatz ersetzt, ist es wichtig, Backup-Strategien und Backup-Management nicht zu vernachlässigen. Unsere Experten von den Digital-Webern zeigen Ihnen zum World Backup Day, wie es richtig geht:
Unternehmensdaten erfolgreich retten – 5 Tipps für Ihr Backup
Eine Ransomware-Attacke ist ein klassisches Rennen gegen die Uhr. Kritische Geschäftsdaten werden plötzlich als Geiseln gehalten. Hacker nutzen eine komplexe Verschlüsselung, damit die Daten dem Zugriff des Eigentümers entzogen sind – und geben sie erst gegen einen exorbitanten Geldbetrag wieder frei (wenn denn überhaupt). Auf folgende Frage sollte jeder Verantwortliche vorbereitet sein: „Wie werden Sie reagieren?“ Eine Zahlung verweigern und die Sicherheit der Daten riskieren? Zahlen und dennoch keine Sicherheit haben? Müssen erst noch Optionen abgewogen werden, bleibt die Firma gelähmt. Jede Minute, die verstreicht, erhöht den Druck, die richtige Wahl treffen zu müssen.
Das kann das Aus fürs Geschäft bedeuten, wenn keine Backups existieren. Aus diesen lassen sich sämtliche Daten im Handumdrehen wiederherstellen. Aber diese digitale Nekromantie ist keine Garantie. Es gibt zwar Softwarelösungen, die Backups für Sie regeln und die Wiederherstellung übernehmen, aber das heißt noch lange nicht, dass Sie sich zurücklehnen können und zusehen, wie sich die Backups von selbst regeln. Eine verlockende Einstellung, schließlich müssen die meisten Unternehmen selten auf Backups zurückgreifen.
Allerdings kann auch Backup eine Fehlerquelle sein und wer nicht auf richtiges Datenmanagement achtet, könnte böse überrascht sein, wenn die staubige Backupsoftware doch einmal zum Einsatz kommen muss. Mit diesen 5 Tipps gelingt das Backup im Unternehmen:
Tipp 1: Überprüfen Sie Ihr Backup-Fenster!
Wie schnell verändert sich die Datenumgebung in Ihrem Unternehmen? Sehr wahrscheinlich hat sich das seit der Unternehmensgründung kontinuierlich verschnellert. So kann es dazu kommen, dass die Abstände zwischen Backups früher zwar angemessen waren, aber inzwischen zu groß sind. Wenn Sie seit drei Wochen an einer Reihe neuer Projekte arbeiten, das letzte Backup aber zwei Monate her ist, nützt ihnen das herzlich wenig, falls Sie sich darauf verlassen müssen.
Tipp 2: Entwickeln Sie eine Desaster Recovery Strategie!
Auch wenn Sie ein aktuelles Backup im Notfall zur Hand haben, was wenn die Wiederherstellungsdauer unerwartet lange dauert: Das kann den Betrieb von ein paar Stunden bis zu mehreren Tagen lahmlegen! Deshalb ist eine gute Desaster Recovery Strategie für den Notfall wichtig: Darin sollten Sie planen, welche Daten für die wichtigsten Geschäftsprozesse relevant sind und deren Wiederherstellung priorisieren. Außerdem können Sie hier festlegen, wer für welche Schritte verantwortlich ist und wie im Krisenfall der normale Unternehmensbetrieb am schnellsten wiederhergestellt werden soll.
Beispielfall aus der Praxis:
Klaus Klever ist der Geschäftsführer der Klever GmbH. Gemeinsam mit seinem IT-Spezialisten Emil Eitie hat er eine umfassende Backup-Strategie für sein Unternehmen aufgesetzt. Vor Kurzem wurde er jetzt tatsächlich Opfer eines Hackangriffs, bei dem sehr viele wichtige Daten gestohlen wurden. Dank seiner Backup-Strategie konnte er die Daten aber einfach wieder herstellen und die Klever GmbH hat keinen Schaden erhalten.
Tipp 3: Sichern Sie auch Ihr Backup!
Backups sind schön und gut, aber was, wenn Backups selbst in Gefahr sind? Vor allem bei Cloud Software haben Unternehmen häufig bedenken, da sie davon ausgehen, dass die Backups beim Anbieter am gleichen geographischen Ort gelagert sind, wie die Unternehmensdaten. Wenn dann durch Stromausfall, Brand oder Umweltkatastrophe eintritt, ist dann alles gleichzeitig verloren? Nicht, wenn georedundante Backups im Einsatz waren. Dabei werden Backups an mehreren verschiedenen Orten gleichzeitig gespeichert, sodass es unmöglich ist, beide gleichzeitig zu verlieren. Manche Anbieter von Cloud Softwarelösungen integrieren georedundante Backups direkt in ihre Produkte und machen es Kunden so leicht, ihre Daten zu schützen.
Tipp 4: Beziehen Sie getrennte Datensilos mit ein!
Oftmals speichern Unternehmen Daten an unterschiedlichen Ablageorten. Verschiedene ERP-Systeme haben getrennte Datenbanken oder mehrere Unternehmensstandorte speichern ihre Dokumente getrennt. In diesen Fällen ist es elementar, neu entstehende Datensilos umgehend in die Backup-Strategie mit einzubeziehen. Es kann schnell passieren, das neue Speicherorte von Backups übersehen werden und deshalb darin nicht miteinbegriffen sind. Im besten Fall vermeiden Sie diese Situation komplett, da getrennte Datensilos ohnehin das Datenmanagement verkomplizieren. Stattdessen können Sie durch integrierte Softwarelösungen, die gemeinsamen Datenzugriff teilen, oder Cloud Software dafür sorgen, dass ihre Daten stets übersichtlich an einem Ort gesichert sind.
Tipp 5: Sichern Sie Daten auch mobil mit Cloud-Lösungen!
Mobile Work ist ein Trend, der uns auch in Zukunft beschäftigen wird. Aber für Backups stellt das Home-Office eine heimliche Gefahr dar. Denn wenn Mitarbeitende außerhalb des Unternehmens arbeiten, kann es sein, dass sie nicht immer Zugriff auf Unternehmensdatenbanken und Speicher haben. Gerne werden dann kurzerhand wichtige Daten auf USB-Sticks, Festplatten und privaten Geräten gespeichert, damit sie auch im Home-Office oder unterwegs verfügbar sind. Doch das stellt nicht nur ein großes Sicherheitsrisiko dar – auch von Backups sind diese Daten dann in der Regel ausgenommen. Dieses Problem können Unternehmen umgehen, und dabei gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Cloud Software ist die ideale Lösung für Arbeit im Homeoffice, da nur ein Internetzugang nötig ist, um Zugriff auf Unternehmensdaten zu erlangen. So müssen keine neuen Speicherorte angelegt werden und Backups werden direkt über die Cloud Software verwaltet, die alle Daten zentral und übersichtlich speichert.
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