Prozessoptimierung ist in aller Munde. Die Herausforderungen der letzten Monate und Wochen haben viele Unternehmen dazu gezwungen, die eigenen Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Schließlich handelt es sich oft um Prozesse, die über Jahre gewachsen sind und selten kritisch hinterfragt wurden. Sind sie überhaupt noch effizient? Oder könnten die Prozesse effizienter sein? Wir als Digital-Weber sind für Sie da, wenn es darum geht, Ihre Prozesse hinsichtlich Effizienz und Optimierungspotenzial zur überprüfen. Denn effiziente Abläufe sind unerlässlichen für das digitale Unternehmenswachstum. Kommen Sie mit uns ins DigiTAL, dort erklären wir Ihnen, wann ein Prozess effizient ist.
Was ist Effizienz?
Der Begriff Effizienz lässt sich auch durch den Begriff der Wirtschaftlichkeit ersetzen. Effizient ist etwas, das eine gute Kosten-Nutzen-Relation hat. Oder eine Person, die einen rationellen Umgang mit knappen Ressourcen pflegt, beherrscht Effizienz. In der Betriebswirtschaftslehre ist die Effizienz ein Beurteilungskriterium, das beschreibt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise zu erreichen.
Beispiel für Effizienz
In Ihrem Haushalt ist die Wäsche fällig. Ihr Ziel ist es also, die Waschmaschine zu befüllen und zu starten, damit sie saubere Wäsche haben. Ineffizient wären Sie, wenn Sie jedes Wäschestück aus jeder Räumlichkeit zusammensuchen und es dann einzeln zur Waschmaschine tragen. Effizient handeln Sie dann, wenn Sie die Wäsche direkt in einem Wäschekorb sammeln und nur einmal zur Waschmaschine gehen.
Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität?
Während die Effizienz darauf achtet, mit den vorgegebenen Ressourcen zu wirtschaften, hat die Effektivität allein das Ziel im Blick. Die Effektivität bezieht sich also rein auf die Wirkung und Leistung einer Maßnahme. Hierbei geht es darum, die richtigen Dinge zu erledigen, einerlei mit welchem Aufwand. Ob Sie die Dinge auch ressourcensparend erledigen, ist irrelevant.
Beispiel für Effektivität
In Ihrem Haushalt ist die Wäsche fällig. Ihr Ziel ist es wiederum, die Waschmaschine zu befüllen und zu starten, damit sie saubere Wäsche haben. Hierfür suchen Sie mit mehreren Wäschekörben bewaffnet Ihre Räumlichkeiten nach schmutziger Wäsche ab. Jeden Korb tragen Sie einzeln zur Waschmaschine, sortieren dort die Wäsche und starten schließlich die Maschine für saubere Wäsche. Ziel erreicht, Sie waren effektiv! Aber waren Sie auch effizient?
Was bedeuten effiziente Prozesse für Ihr Unternehmen?
Da die Effizienz darauf achtet, mit welchen Ressourcen das gesetzte Ziel zu erreichen ist, hat sie direkte Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg. Wenn Sie Ihre Abläufe auf deren Wirtschaftlichkeit überprüfen und hinsichtlich Zeit und Kosten optimieren, werden Ressourcen in Ihrem Team gespart. Ihre Mitarbeitenden können die entstandenen Ressourcen dann für andere Aufgaben nutzen, die Ihr Unternehmensziel besser unterstützen.
Beispielfall aus der Praxis
Diana Diel ist als Vertriebsleiterin unglücklich mit dem Prozess, mit dem in der Klever GmbH die Angebote versendet werden. Ihr Team erstellt die Angebote in einem Mix aus Excel und Word und speichert diese auf dem Unternehmensserver ab. Anschließend werden die Angebote noch in ein PDF umgewandelt, ebenfalls auf dem Server gespeichert und später herausgesucht, wenn die E-Mail an die potenzielle Kundschaft per Outlook versendet wird. Mehr als einmal ist es vorgekommen, dass Ihr Team Angebote verwechselt hat. Das hat die Interessierten mitunter verärgert! Es muss doch eine Möglichkeit geben, Angebote in einem System zu erstellen und diese direkt aus dem System als PDF an den Empfangenden zu senden … Das würde nicht nur Nerven sparen sondern auch Zeit. Zeit, in der ihr Team sich mehr um die Interessierten und Kundschaft kümmern könnte!
Wann ist ein Prozess effizient?
Generell handelt es sich dabei um rein subjektives Empfinden. Während der eine es als effizient erachtet, dass Verkaufsbelege nicht mehr per Brief auf den Weg zu den Interessierten gebracht werden, ist eine weitere Person womöglich anderer Meinung. ERP-Lösungen wie myfactory Cloud ERP und Haufe X360, aber auch eine CRM-Lösung wie HubSpot können Sie dabei unterstützen, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Mit deren Hilfe lassen sich Abläufe optimieren und oft automatisieren. Das entlastet Ihr Team, sodass sich wieder um seine Kernaufgaben kümmern kann.
Anhand folgender Checklisten können Sie Ihre Abläufe zudem auf Effizienz überprüfen:
Checkliste
- Können Sie dasselbe Ergebnis mit weniger zeitlichem Aufwand erzielen?
- Ist das Ergebnis das bestmögliche Ergebnis?
- Können Sie das Ergebnis mit weniger Kostenaufwand erzielen?
- Können Sie das Ergebnis mit den vorhandenen Mitteln noch weiter optimieren?
- Ist der Prozess selbst überhaupt notwendig, um das Ergebnis zu erzielen?
- Lässt sich der Prozess automatisieren?
- Kann der Prozess ausgelagert werden?
Haben Sie Fragen zu effizienten Prozessen?
Sie sind sich unsicher, ob Ihre Prozesse effizient sind und möchten wissen, ob noch Optimierungspotenzial in Ihrem Unternehmen herrscht? Dann verabreden Sie sich doch mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee! ☕ Gemeinsam finden wir eine Lösung für Ihre Herausforderungen. Wir freuen uns auf ein Kennenlernen!
