Spätestens wenn Unternehmen die Reise ins DigiTAL antreten fällt auf: In Unternehmen und Organisationen gibt es eigentlich immer etwas zu verbessern. Gerade wenn man möglichst effizient und effektiv arbeiten möchte, lohnt es sich, die eigenen Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. Dabei muss das Rad nicht notwendigerweise immer neu erfunden werden. Oft lassen sich mit Optimierungsmaßnahmen schon einige Erfolge erzielen. Genau an dieser Stelle kommt die Prozessoptimierung ins Spiel.
Was ist Prozessoptimierung?
Grundsätzlich lässt sich Prozessoptimierung als das systematische und planmäßige Vorgehen zur Verbesserung von bestehenden Prozessen definieren. Das beinhaltet zunächst einmal die Identifikation von konkreten Schwachstellen und Ineffizienzen innerhalb der Geschäftsprozesse. Anschließend analysiert man die Schwachstellen genau und entwickelt Ideen, um diese zu beseitigen. Typischerweise umfasst die Prozessoptimierung daher diese vier Schritte:
- Analyse der Prozesse und Ermittlung von Optimierungspotenzial: Bevor Prozesse überhaupt optimiert werden können, müssen die bestehenden Abläufe zuerst analysiert werden. Erst so fällt auf, wo Optimierungspotenzial liegt.
- Erarbeitung von Maßnahmen: Danach werden die einzelnen Optimierungsschritte definiert. Soll beispielsweise die Warenwirtschaft digitalisiert werden, hilft die Einführung eines modernen ERP-Systems wie myfactory oder Haufe X360.
- Implementierung der Maßnahmen: Erst wenn die Optimierungsschritte erarbeitet wurden, kann eine Umsetzung stattfinden. Wichtig hier bei ist, dass das nicht zu schnell passiert.
- Kontrolle und bei Bedarf Anpassung: Wenn Sie die erstem Prozesse optimiert haben, kontrollieren Sie die Ergebnisse und passen die Maßnahmen gegebenenfalls an.
Wichtig ist zudem, dass die Prozessoptimierung keine einmalige Sache sein sollte, sondern ein fortlaufender Prozess ist. Es wird also nicht ausgeschlossen, dass es man nicht noch effektiver und effizienter sein kann. Aus diesem Grund arbeiten viele Unternehmen auch meist mit sogenannten Etappenzielen.
Beispielfall aus der Praxis:
Klaus Klever ist Geschäftsführer eines Werkzeugherstellers für Bohrmaschinen. Bei der Jahresauswertung fällt ihm auf, dass einige Aufträge sehr lange im Ordner liegen, ehe sie bearbeitet werden. Dementsprechend erhält die Kundschaft das fertige Produkt auch erst sehr spät und ist häufig unzufrieden. Deshalb implementiert er jetzt ein ERP-System, das alle Prozesse im Unternehmen abbilden kann und dadurch effizienter macht.
Ziele der Prozessoptimierung
Da es in Unternehmen die verschiedensten Prozesse gibt, können auch die Ziele der Prozessoptimierung ganz unterschiedlich sein. Typische Ziele drehen sich oft um das Produkt oder die Dienstleistung direkt. Dabei kann es sich beispielsweise um die Verbesserung der Qualität, die Senkung der Produktionskosten oder die Reduzierung der eingesetzten Ressourcen handeln. Aber auch Dinge wie die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, die Reduzierung von Unfällen, die Erhöhung der Produktivität oder die Verbesserung von bestimmten Abläufen sind häufige Ziele in der Prozessoptimierung.
Je nachdem, welche Prozesse ein Unternehmen konkret optimieren möchte, können unterschiedliche Methoden oder Philosophien zum Einsatz kommen. So ist beispielsweise die 5S-Methode eine gute Option ist, um die Produktivität zu verbessern oder Unfälle zu reduzieren.
Damit Sie die Ziele erreichen, bedarf es auch einer guten Unternehmenskultur. Prozessoptimierung bedeutet in der Regel Veränderung. Entsprechend wichtig ist es, dass Unternehmen offen für neue Dinge sind und Vorschläge und Ideen angenommen werden. Auch sollten die beteiligten Mitarbeitenden früh ins Boot geholt und einbezogen werden. Nur wenn die Mitarbeitenden von den Optimierungsvorteilen und Verbesserungen überzeugt sind, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese auch wirklich Früchte tragen. Durch das Einbeziehen bauen Unternehmen auch eine gewisse Eigenverantwortung der Mitarbeitenden auf und schaffen das Gefühl, dass alle an einem Strang ziehen.
Drei wissenswerte Dinge zur Prozessoptimierung:
- Unternehmen sollten mit der Prozessoptimierung so früh wie möglich anfangen. Idealerweise ist sie bereits zur Unternehmensgründung ein Thema, da es gerade zu Beginn oft viel zu optimieren gibt. Dies hilft auch dabei, schon zeitig die notwendige Unternehmensphilosophie aufzubauen.
- Um Lösungen für die identifizierten Probleme zu finden, bedarf es häufig kreativer Ideen. Um diese zu generieren, können verschiedene Kreativitätstechniken zum Einsatz kommen. Sehr verbreitet sind Brainstorming, die 635-Methode oder Mindmap.
- Die Prozessoptimierung muss sich in einem Unternehmen nicht notwendigerweise nur auf rein wirtschaftliche Ziele beschränken. Immer nehmen Unternehmen auch andere Aspekte der Unternehmenskultur unter die Lupe und optimieren diese bei Bedarf. Dazu können beispielsweise eine höhere Nachhaltigkeit und eine bessere Work-Life-Balance der Mitarbeiter gehören.
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