Wenn ein Unternehmen einen Auftrag vergibt, dann ist es im eigenen Interesse, wenn die Anforderungen an diesen Auftrag möglichst genau spezifiziert werden. Fehler können sich später als ziemlich teuer herausstellen, zudem hilft eine genaue Definition auch dabei, passende Auftragnehmende zu finden. Um spätere Probleme zu vermeiden, nutzen viele Unternehmen das sogenannte Lastenheft. Doch was genau ist ein Lastenheft eigentlich und was sollten Unternehmen bei der Erstellung beachten?

Was ist ein Lastenheft?

Man kann das Lastenheft kann auch als Anforderungsspezifikation oder Anforderungskatalog bezeichnen. Es beschreibt, welche Anforderungen ein Auftraggebender an einen Auftragnehmenden konkret für das Erreichen eines Projektziels stellt. Das Ziel ist es, dass der Auftragnehmende weiß, welche Aufgabe genau erfüllt werden soll.

Wichtig ist dabei, dass man das Lastenheft so genau und umfangreich wie nötig und gleichzeitig so offen und knapp wie möglich verfasst. Auf diese Weise erhält der Auftragnehmende alle notwendigen Informationen, hat aber gleichzeitig auch Spielraum mit dem vorhandenen Know-how und den eigenen Erfahrungen eine passende Lösung zu erarbeiten. Wie genau die Umsetzung erfolgen soll, hält der potenzielle Auftragnehmende anschließend in einem Pflichtenheft fest. Im einfachsten Falle umfasst das Pflichtenheft lediglich Preis und Termin sowie einen Verweis auf das Lastenheft in Hinblick auf die zu erbringende Leistung. Bei komplexeren Projekten können Sie dort auch die konkreten Maßnahmen aufführen.

Der Aufbau eines typischen Lastenhefts

Lastenhefte können ganz unterschiedlich aufgebaut sein. Generell gibt es aber eine Reihe von Kriterien, die sich typischerweise wiederfinden. Ein gutes Lastenheft sollte folgende Punkte umfassen:

Beschreibung der Ausgangssituation beziehungsweise des Istzustands
Zielsetzung beziehungsweise Beschreibung des Soll-Konzepts
Funktionale Anforderungen
Nichtfunktionale Anforderungen
zeitlicher Umfang beziehungsweise wichtige Meilensteine
Lieferumfang
noch offene Fragen
Abnahmekriterien und Qualitätsanforderungen

Die Vorteile des Lastenhefts

Ein gutes Lastenheft macht die Umsetzung eines Projekts deutlich einfacher, ist aber auch mit einiger Arbeit verbunden. Dies sorgt häufig dafür, dass nicht der Aufwand investiert wird, der eigentlich empfehlenswert ist. Dabei bietet ein gutes Lastenheft deutlich mehr Vorteile als nur eine gute Definition des Auftrags. Es hilft auch dabei, das Projekt klarer und greifbarer zu machen sowie potenzielle Schwachstellen besser zu erkennen. Gleichzeitig ist der Auftrag auch gleich viel attraktiver für potenzielle Arbeitnehmende. Ein gutes Lastenheft macht Interessenten deutlich, dass das Unternehmen weiß, was es möchte und welche Schritte zur Umsetzung notwendig sind. Dies schafft Sicherheit und Vertrauen.

Beispielfall aus der Praxis:

Klaus Klever benötig für sein Unternehmen ein neues ERP-System, um seine Prozesse zu digitalisieren. Damit er auch wirklich weiß, welche Software am besten passt, legt Klaus ein Lastenheft an. Darin führt er seine ganzen Prozesse und Anforderungen auf. Wenn er sich dann für ein System entschieden hat, kann er damit gleich perfekt ausgestattet in das Implementierungsprojekt starten.

Drei interessante Fakten zum Lastenheft

  1. Sie sollten das Lastenheft sollte so früh wie möglich in einer Projektphase erstellen. Mitunter wird es sogar als Vorprojekt umgesetzt, bevor man zum eigentlichen Projekt kommt. Um Fehler zu vermeiden, ist es zudem wichtig, ausreichend Zeit für die Erstellung einzuplanen.
  2. Sobald ein Vertrag zwischen einem Auftragnehmenden und einem Auftraggebenden geschlossen wird, ist das Lastenheft rechtlich bindend. Gleiches gilt auch für das erstellte Pflichtenheft des Auftragnehmenden.
  3. Theoretisch ist das Erstellen eines Lastenhefts die Aufgabe des Auftraggebendes. In der Praxis kann es allerdings vorkommen, dass der Auftraggebender die Anforderungen an das gewünschte Projekt gar nicht genau benennen kann. In solchen Fällen wird das Lastenheft dann mitunter in Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmender formuliert. Da dies aber auch Gefahren birgt, nutzt man in manchen Fällen externe Beratende.

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