Wenn ein Unternehmen einen Auftrag vergibt, dann möchte es in der Regel auch wissen, wie der Auftragnehmende die Umsetzung konkret plant. Genau an dieser Stelle kommt das Pflichtenheft in Spiel. Wir erklären, wie genau ein Pflichtenheft funktioniert und auf welche Dinge geachtet werden sollte.
Was ist ein Pflichtenheft?
Unternehmen, die einen Auftrag ausschreiben, erstellen typischerweise ein sogenanntes Lastenheft. Dieses umfasst genau die Zielvorstellungen und gibt auch Aspekte wie Fertigstellungszeitraum und das vorhandene Budget an. Der Auftragnehmende wiederum erarbeitet auf Basis des Lastenheftes das Pflichtenheft. In diesem wird konkret dargestellt, wie die Lösung für das gestellte Problem aussehen und welche Ressourcen zum Einsatz kommen sollen. Auch Termine und Budget werden festgehalten. Im Gegensatz zum Lastenheft, wo das Motto gilt „So genau und umfangreich wie nötig und gleichzeitig so offen und knapp wie möglich“ gilt, kommt es beim Pflichtenheft auf Details an. Es gilt, alles so genau wie möglich festzuhalten.
Wie ist es aufgebaut?
Generell gibt es für Pflichtenhefte keinen vorgeschriebenen Aufbau. Sie können also je nach Auftrag und Branche unterschiedlich gestaltet sein. Trotzdem sollten sich folgende Punkte in der Regel in einem Pflichtenheft wiederfinden:
- Ausgangslage und Zieldefinition
- Zielkonzept, das die Anforderungen des Auftraggebenden wiedergibt
- Beschreibung der Prozessabläufe inklusive Aufführung der Stärken und Schwächen
- Beschreibung der notwendigen technischen Strukturen
- Festlegung von Terminen
- eventuell zusätzliche Belege, Checklisten und Ablaufpläne
Beispielfall aus der Praxis
Klaus Klever sucht für die Klever GmbH weiterhin ein neues ERP-System. Nun legt ein potentieller Auftragnehmender ihm zum zuvor erstellen Lastenheft ein Pflichtenheft vor. Mit Hilfe des Pflichtenhefts kann Klaus sich einen guten Überblick darüber verschaffen, wie der potentielle Auftragnehmende die Herausforderungen der Klever GmbH lösen möchte. Zudem liefert es ihm Informationen über die Termine, zu denen bestimmte Module live gehen sollen – und Klaus hat nun genaue Informationen über das Budget vorliegen.
Die Vorteile eines Pflichtenhefts
Das Pflichtenheft hat sowohl für den Auftraggebenden als auch den Auftragnehmenden mehrere Vorteile. Zwei wichtige Punkte sind die Transparenz und Planungssicherheit. In in einem sauber ausgearbeiteten Pflichtenheft sind alle Details genau festgehalten, sodass beide Seiten konkret wissen, was sie voneinander erwarten können. Dies beinhaltet nicht nur die Leistungen selbst, sondern auch Dinge wie Fristen oder Budget. Dadurch sinken die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und die Notwendigkeit von Nachverhandlungen. Dass es zudem auch einen rechtsverbindlichen Status hat, bringt zusätzliche Sicherheit.
Für den Auftragnehmenden hat es zudem den Vorteil, dass man sich im Vorfeld ausgiebig mit dem Projekt und den notwendigen Anforderungen beschäftigt. Das Pflichtenheft ist damit eine ideale Möglichkeit, sich noch vor Projektbeginn ein umfangreiches Bild und eine konkrete Planung zu machen. Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass der Auftraggebende später nicht von sich aus Dinge einfach ändern kann. Zusätzliche Wünsche müssen über einen Änderungsantrag in den bestehenden Auftrag eingearbeitet werden und bedürfen damit auch der Zustimmung des Auftragnehmenden.
4 interessanten Fakten zum Pflichtenheft
- Ein Pflichtenheft sollte idealerweise nicht nur Text beinhalten. Grafiken, Modellen und Tabellen sind gute Mittel, um dem Auftraggebenden ein genaues Bild davon zu geben, wie man plant, den Auftrag umzusetzen.
- Aufgrund der Bedeutung eines Pflichtenhefts für einen Auftrag kann es schon einmal einen Umfang von 30 Seiten oder mehr annehmen.
- Das Pflichtenheft dient oft nicht nur dazu, den Auftraggebenden die notwendigen Informationen zu geben, es ist auch die Arbeitsgrundlage für die Projektumsetzung. Daher ist es auch im Sinne des Auftragnehmenden, sehr sorgfältig bei der Erstellung zu arbeiten.. Daher ist es auch im Sinne des Auftragnehmenden, sehr sorgfältig bei der Erstellung zu arbeiten.
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Haben Sie Fragen zum Pflichtenheft oder benötigen Sie Unterstützung bei der Prüfung eines Pflichtenhefts? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Verabreden Sie dich doch gern mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee ☕. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und Sie unterstützen zu können!
