Wie erfolgreich ein Projekt ist oder ob es sogar scheitert, hängt von den verschiedensten Ursachen ab. Oft wird in Unternehmen jedoch unterschätzt, wie schnell Probleme in einem Projekt aus dem Ruder laufen können. Genau an dieser Stelle kommt das Projektcontrolling ins Spiel. Es gilt, das Projekt in ruhigen Gewässern zu halten und wieder sicher im DigiTAL-Hafen anzukommen. Wir erklären, was genau das Ziel des Projektcontrollings ist und warum es so eine große Bedeutung bei der Umsetzung eines Projektes hat.
Was versteht man unter Projektcontrolling?
Projektcontrolling gehört zum Projektmanagement und befasst sich vor allem mit der Kontrolle des Projekts. Durch verschiedene Maßnahmen soll sichergestellt werden, dass das Projekt die geplanten Ziele in der vorgeschriebenen Zeit mit den vorgegebenen Ressourcen erreicht. Der DIN 66901:5 nach dient das Projektcontrolling zur „Sicherung des Erreichens aller Projektziele durch Ist-Datenerfassung, Soll-Ist-Vergleich, Analyse von Abweichungen, Bewertung der Abweichungen gegebenenfalls mit Korrekturvorschlägen, Maßnahmenplanung, Steuerung der Durchführung von Maßnahmen.“
Grundsätzlich sind für das Projektcontrolling vor allem drei Kennzahlen wichtig. Dabei handelt es sich um:
- Leistung (Wie groß ist der Fertigstellungsgrad und entspricht das Ergebnis den Anforderungen?)
- Kosten (Wie hoch sind die Kosten und der Aufwand?)
- Zeit (Werden die Termine eingehalten)
Wer für das Projektcontrolling konkret verantwortlich ist, hängt immer auch vom jeweiligen Unternehmen und dem tatsächlichen Projekt ab. In besonders großen Unternehmen oder bei sehr umfangreichen Projekten kann es beispielsweise ein ganzes Projektcontrolling-Team oder sogar eine eigene Abteilung geben. Bei kleineren Projekten gibt es dagegen meist einen einzelnen Projektcontroller oder der Projektleiter selbst übernimmt die Aufgabe.
Beispielfall aus der Praxis
Die Klever GmbH wickelt ihre Aufträge als Projekte ab. Jahrelang hat Geschäftsführer Klaus Klever die Rolle des Projektleiters eingenommen. Mit dem steigenden Unternehmenserfolgt kommt Klaus jedoch zunehmend ans eine Grenzen. Zu viele Excel-Dateien, die ausgefüllt und auf dem Laufenden gehalten werden möchten … er sucht sich Hilfe bei den Digital-Webern, die sich mit Projektmanagement und -controlling auskennen.
Arten des Projektcontrollings
Innerhalb des Projektcontrollings wird noch einmal zwischen operativem und strategischem Projektcontrolling differenziert. Beim operativen Projektcontrolling steht das tatsächliche Überwachen von Projekten im Mittelpunkt. Auch hier unterscheidet man noch einmal zwischen Einzel-Projektcontrolling, bei dem ein einzelnes Projekt überwacht wird, und Operatives Multi-Projektcontrolling, bei dem mehrere Projekte gleichzeitig beobachtet und koordiniert werden.
Strategisches Projektcontrolling ist dagegen eher ein langfristiger Prozess, der unabhängig von einzelnen Projekten läuft. Hier geht es darum, effiziente Methoden zu finden, mit denen sich die Erfolgsaussichten eines Projektes ermitteln und bewerten lassen. Dies hilft Unternehmen dabei, Projekte anhand ihrer Erfolgsaussichten bessere zu priorisieren.
Methoden im Projektcontrolling
Um das Projektcontrolling effektiv durchführen zu können, lassen sich verschiedene Methoden einsetzen. Hier ein Überblick über die gängigsten Methoden:
Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich ist eine vergleichsweise einfache Methode, um den Projektstand zu überprüfen. So werden hier die im Vorfeld geplanten beziehungsweise prognostizierten mit den tatsächlichen Werten verglichen.
Ampelmethode
Bei der Ampelmethode werden die Farben einer Ampel benutzt, um den Stand eines Projektes oder eines Vorgangs darzustellen. Grün bedeutet dabei, dass alles nach Plan verläuft, während Gelb darauf hindeutet, dass es Probleme gibt, die baldiges Handeln erfordern. Bei Rot ist das Projekt in Gefahr und es wird sehr wahrscheinlich zu Verzögerungen kommen. Rot bedeutet allerdings nicht, dass das Projekt schon gescheitert ist, sondern das dringend gegengesteuert werden muss.
Leistungswertanalyse (Earned-Value-Analyse)
Bei der Leistungswertanalyse wird die Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen beschrieben. Anschließend können die prognostizierten Werte mit den echten Werten in ein Verhältnis gestellt werden, was auch eine Trendanalyse ermöglicht.
Meilensteintrendanalyse
Bei der Meilensteintrendanalyse legt man im Vorfeld verbindliche Meilensteine für das Projekt fest. Diese werden dann regelmäßig überprüft, um bei Bedarf Maßnahmen ergreifen zu können.
Haben Sie Fragen?
Ihre Projekte drohen, aus dem Ruder zu laufen und Sie benötigen Unterstützung? Dann verabreden Sie sich mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee! Gemeinsam sprechen wir über Ihre Herausforderungen und wie wir diese lösen können. Wir freuen uns auf das Kennenlernen mit Ihnen!
