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Was versteht man unter einem ERP System?

Matthias Weber
Matthias Weber

ERP-Systeme arbeiten über eine zentrale Datenbank. Benutzer sehen sich Dashboards an, um Echtzeitdaten über verschiedene Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Supply Chain Management und Personal zu sehen.

Was versteht man unter einem ERP System?

Angenommen, Sie stellen Fahrräder aus Teilen von 10 Zulieferern zusammen. Ihre Mitarbeiter bauen sie von Hand zusammen, verpacken sie und schicken sie palettenweise auf die andere Seite Ihres Lagers. Von dort aus senden die Mitarbeiter im Versand und Empfang die verpackten Fahrräder aus, wenn sie vom Vertrieb angepiept werden. Alle Fahrräder werden einzeln oder zu zweit mit einem Versanddienstleister oder einem Übernacht-Kurierdienst verschickt. Das Geschäft ist saisonabhängig, und die Fahrräder werden nur im Frühjahr gekauft. Aber das Geschäft wird immer wettbewerbsfähiger und Fahrräder, werden immer billiger. Sie brauchen einen Wettbewerbsvorteil.

Was bedeutet Enterprise Resource Planning?

ERP – kurz für Enterprise Resource Planning – ist ein integriertes System von Softwareanwendungen, das es einem Unternehmen ermöglicht, seine Geschäftsprozesse mithilfe einer zentralen relationalen Datenbank zu verwalten. Es ermöglicht einem Unternehmen, eine Momentaufnahme zu sehen, wie effizient seine Schlüsselfunktionen – z. B. Lagerbestände oder Vertrieb, Personal – zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann das Unternehmen besser planen, wie es seine zentralisierten Ressourcen unternehmensweit einsetzen kann – daher ERP.

ERP-Systeme enthalten in der Regel Dashboards, die mit einer zentralen Datenbank verbunden sind und es den Anwendern ermöglichen, Echtzeitdaten über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg zu betrachten. Je nach Ausgereiftheit des ERP-Anbieters können einzelne Module zahlreiche Untermodule haben, die hinzugefügt werden können, um die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu reflektieren.

Warum brauchen Sie ein ERP-System?

Wie kann Ihnen ein ERP-System helfen? Nun, da mehrere Anwendungen in ein ERP-System integriert sind, kann das Vertriebsteam, das Bestellungen per Telefon entgegennimmt, jederzeit sehen, wie viele Widgets noch auf Lager sind – sogar unter Berücksichtigung von Online-Bestellungen, die an den Kundendienstmitarbeitern vorbeigehen. Die Fertigung sieht dieselben Daten und weiß, ob die Montage am Band hochgefahren werden soll oder nicht. Ihre vertrauenswürdigen Lieferanten werden automatisch benachrichtigt, wenn Teile knapp werden. Und der Versand kann für jeden versendeten Artikel nachweisen, wann er am Zielort angekommen ist.

Es ist leicht zu erkennen, wie viel schneller Sie arbeiten können, wenn diese Aufgaben automatisiert sind. Es ist auch leicht zu erkennen, wie viel kostengünstiger es ist, wenn Sie eine integrierte ERP-Software kaufen, anstatt einzelne Anwendungen.

Aber viele Module sind für ein Unternehmen Ihrer Größe vielleicht nicht sinnvoll. Wenn Sie zum Beispiel ein kleines oder mittleres Unternehmen betreiben, brauchen Sie wahrscheinlich keine Anwendung, die multimodale Vorgänge organisiert. Ähnlich verhält es sich mit dem Modul für Personalwesen – oder Humankapital, wie einige Anbieter es nennen -, doch die Anforderungen Ihres 65-Personen-Unternehmens unterscheiden sich offensichtlich erheblich von denen eines Großunternehmens. Während Sie also ein HR-Modul benötigen, das Zeit- und Arbeitsmanagement, Abwesenheitsmanagement und Kostenmanagement umfasst, brauchen Sie wahrscheinlich kein Modul für das Nachfolgemanagement.

Warum sind ERP-Systeme wichtig?

ERP-Software integriert Module, die einst als separate, gekaufte Anwendungen existierten, was die Kapital- und Betriebskosten reduziert. Der größte Vorteil eines ERP-Systems ist die Echtzeit-Transparenz Ihrer täglichen Abläufe, die sekundengenaue Informationen über verfügbare Ressourcen und den Fortschritt von Aufträgen und Initiativen liefert. Diese Transparenz verbessert die betriebliche Effizienz und Rentabilität. Und diese Transparenz kann erweitert werden, so dass Lieferanten, Partner, Spediteure und andere vertrauenswürdige Parteien Daten gemeinsam nutzen können.

Funktionen, die früher manuell ausgeführt werden mussten, können in einem ERP-System auf einen Schlag erledigt werden. Ein Beispiel: Die Vertriebsabteilung nimmt eine Bestellung für Widgets entgegen. Anstatt separat im Lager nachzufragen, kann das Vertriebsteam in Echtzeit sehen, wie viele Widgets im Lager verfügbar sind, wenn es die Bestellung entgegennimmt. Erweitern Sie das auf den Rest des Unternehmens und stellen Sie sich vor, dass Manager in der Marketing- und Kommunikationsabteilung erkennen können, ob ihr Messaging funktioniert. Vertriebsmanager können bessere Prognosen erstellen, und die Buchhaltungsabteilung hat weniger Verzögerungen bei der Abstimmung.

Ein ERP-System baut auf Daten auf, daher ist die Datenmigration aus bestehenden Datenbanken entscheidend. Migrierte Daten müssen von irrelevantem, fehlerhaftem und doppeltem Material bereinigt werden.

Beispiele für ERP-Module

Lieferkettenmanagement (SCM)

SCM ist das breite Spektrum an Aktivitäten, die erforderlich sind, um den Fluss eines Produkts von den Materialien über die Produktion bis hin zum Vertrieb so effizient wie möglich zu planen, zu steuern und auszuführen. SCM integriert die Planung und Ausführung von gemeinsamen Prozessen. Außerdem optimiert es den Material-, Informations- und Kapitalfluss in Funktionen wie Beschaffung, Produktion, Bestandsmanagement, Logistik, Flottenmanagement, Lagerbetrieb und Versand.

Personalwesen

Manchmal auch als Human Capital Management (HCM) bezeichnet, kann HR-Software zahlreiche Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung von Sozialleistungen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung, durch die Verbindung von Teilmodulen erledigen, die traditionell ihre eigenen, eigenständigen Anwendungen rechtfertigen würden. Zu den Funktionen gehören typischerweise auch Leistungsbewertungen, Personalbeschaffung und Karriereentwicklung.

Online-Verkauf

Das Modul für den Online-Verkauf, auch bekannt als E-Commerce, ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Preisen, Katalogen, Beständen und der Lieferkette zu sehen und diese Änderungen in kundenorientierten Mitteilungen zu berücksichtigen. ERP-Anbieter bieten E-Commerce-Anwendungen für alle Vertriebskanäle, ob B2B, B2C oder C2C. Im Idealfall können Sie mit diesem Modul sowohl den Kunden- als auch den Großhandelskanal auf einer einzigen Plattform verwalten. ERP-Anwendungen für den Online-Vertrieb können es Einzel- oder Großhandelspartnern auch ermöglichen, Produktdaten auf ihrer Seite zu aktualisieren.

On-Premises-ERP vs. Cloud-ERP

Cloud-ERP ist eine Art von Enterprise-Resource-Planning-Software, die auf der Cloud-Computing-Plattform eines Anbieters läuft und nicht vor Ort im Rechenzentrum eines Unternehmens. Bevor das Konzept des modernen Cloud Computing in den 1990er Jahren entwickelt wurde, liefen ERP-Systeme auf Legacy-Plattformen in den Räumlichkeiten des Unternehmens.

Ein Vorteil der Verwendung eines Cloud-basierten ERP-Systems ist, dass Sie Anwendungen leicht aktualisieren können. Auch die Unternehmensdaten können sicherer sein, wenn der Cloud-Dienstleister sie auf redundanten Offsite-Servern speichert. Es gibt auch eine finanzielle Überlegung. on-Premise-ERP-Systeme werden in der Regel als Kapitalaufwand verbucht, da die Investition in die Anschaffungskosten eingepreist ist, während Cloud-ERP-Systeme als Betriebsaufwand betrachtet werden.

on-Premises-ERP-Systeme haben durchaus ihre Vorteile. Wenn ein Unternehmen über die entsprechenden Ressourcen verfügt – und das ist ein großes Wenn – können Anpassung und Implementierung einfacher sein, und die Datensicherheit kann größer sein, wenn diese Aufgaben vor Ort erledigt werden. ERP-Anwender, die ihre Systeme anpassen möchten, können Platform as a Service (PaaS) nutzen, ein Cloud-Computing-Modell, bei dem ein Drittanbieter den Anwendern die für die Anwendungsentwicklung benötigten Tools über das Internet zur Verfügung stellt. Ein PaaS-Anbieter hostet die Hardware und Software auf seiner eigenen Infrastruktur. Dadurch befreit PaaS Entwickler von der Notwendigkeit, eigene Hardware und Software zu installieren, um eine neue Anwendung zu entwickeln oder auszuführen.

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