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Das Vertragsmanagement in myfactory Cloud ERP

QITT-Cloud
Katrin Hemmerling
Katrin Hemmerling

Ein effizientes Vertragsmanagement bildet für insbesondere für Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen, die Grundlage für den Unternehmenserfolg. Unternehmen, die sich mit ihrem Vertragsmanagement noch in Analogien umgeben vom Papiergebirge befinden, haben oft ihre Mühe, die monatlich wiederkehrenden Rechnungen effizient und ohne großen Aufwand zu erstellen. Häufig ziehen hier die Mitarbeitenden etliche Excel-Dateien zu Rate, um die Verträge zuverlässig fakturieren zu können. Wir zeigen Ihnen, wie ein etabliertes ERP-System wie myfactory Cloud ERP die Basis Ihres Vertragsmanagements bilden kann. Folgen Sie uns ins DigiTAL!

Was zeichnet gutes Vertragsmanagement aus?

Der Begriff des Vertragsmanagement ist hinsichtlich der Abwicklung in einem ERP-System breiter gefasst als das allgemeine Verständnis des Begriffs. Sie geht weit über eine geordnete Ablage der zuvor geschlossenen Verträge hinaus. Mit Hilfe der richtigen Lösung lassen sich die aktiven Vertragsdaten überwachen, sodass Ihr Team etwaige Kündigungsfristen monitoren und vor allem mit Ihrer Kundschaft in neue Vertragsverhandlungen treten kann.

Weiterhin ist das Vertragsmanagement die Basis für die monatliche Rechnungsstellung zu den bestehenden Verträgen. Ist diese nicht effizient abgebildet, entsteht ein nicht zu unterschätzendes Risikopotential. Arbeiten Sie noch zum Großteil analog, binden Sie monatlich unnötig Kapazitäten. Zudem laufen Sie Gefahr, wichtige Fristen zu versäumen. Das Vertragsmanagement von myfactory Cloud ERP unterstützt Sie dabei, derartige Risiken nicht aufkommen zu lassen und bietet Ihnen damit die Möglichkeit, durch höhere Effizienz Ihr Unternehmenswachstum zu steigern.

Beispielfall aus der Praxis

Emil Eitie ist neu im Team der Klever GmbH. Er soll sich um die IT-Landschaft des Unternehmens kümmern. Keine leichte Aufgabe, denn die Klever GmbH ist noch in Analogien ansässig. Emil sieht sich umgeben von einem Papiergebirge und kämpft täglich mit mehreren umfangreichen Exceltabellen. Als er sieht, welchen Aufwand das Team für die Klever GmbH bei der monatlichen Vertragsfaktura betreiben muss, sucht er das Gespräch mit der Geschäftsführung. Denn eine Vertragsfaktura lässt sich mit der passenden Lösung doch bestimmt wesentlich effizienter abbilden …

Das Vertragsmanagement mit myfactory Cloud ERP

Das Vertragsmodul befindet sich in myfactory unter Verkauf → Vertragsverwaltung. Im ersten Schritt erstellen Sie zum Anlegen eines neuen Vertrags einen Vorlagebeleg. Rufen Sie hierzu die Verkaufsbelegerfassung unter Verkauf → Verkaufsbelegerfassung auf. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Neu wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü die Belegart Vorlagebeleg aus.

Sobald Sie im Beleg die Kundennummer eingegeben haben, erscheint ein Pop-Up. Hier haben Sie die Option, den Vorlagebeleg ohne oder mit Bezug auf bestehende Belege zu erstellen. Da Verträge in der Regel mit der Annahme eines zuvor erstellten Angebots erstellt werden, können Sie den Beleg mit Bezug auf das entsprechende Angebot erstellen.

Vertragsmanagement in myfactory

So erstellen Sie einen Vertrag mit myfactory

Über den Button Verträge erstellen Sie anschließend den Vertrag. Sie finden wie gewohnt in der oberen Leiste über dem Beleg. Im anschließenden Pop-Up vergeben Sie eine Bezeichnung für den Vertrag sowie eine Vertragsnummer. Die restlichen relevanten Felder sind vom System automatisch ausgefüllt. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, hier noch Änderungen vorzunehmen.

Das Registerfeld Grundlagen gibt Ihnen einen Überblick über alle für den Vertrag relevanten Daten. Unter anderem können Sie einsehen, ob der Vertrag aktiv ist und wann der Vertragsbeginn war. Organisieren Sie verschiedene Vertragskreise, können Sie den entsprechenden Vertragskreis hier ebenfalls einsehen.

So erfolgt die Vertragsfaktura mit myfactory

Vor der erstmaligen Abrechnung des Vertrags müssen Sie im Register Belege die Belegarten zuweisen, die myfactory beim Generierungslauf erzeugen soll. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Neu ordnen Sie den Vertragsbelegtypen zu. Im Dropdown Belegtyp wählen die zu erzeugende Verkaufsbelegart aus. Zur Auswahl stehen Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Sofortrechnung, Direktrechnung, Konsignationslieferung, Barverkauf und Sofortlieferschein.

Vertragsmanagement in myfactory

Über das Zeitintervall legen Sie fest, in welchem Turnus die Abrechnung erfolgt. Zur Auswahl stehen halbjährlich, jährlich, monatlich und quartalsweise. Durch das Aktivieren der Checkbox Vorfälligkeit legen Sie fest, dass die Berechnung des Vertrags zum Monatsanfang erfolgt.

Mit dem anschließenden Generierungslauf, den Sie unter Verkauf → Vertragsverwaltung → Generierungslauf finden, erzeugen Sie alle anfallenden Belege für die aktiven Verträge. In der Maske können Sie individuelle Einstellungen vornehmen. So können Sie die Auswahl nach Kundennummern eingrenzen oder die Fälligkeit der Belege festlegen. Aktivieren Sie nun die Checkbox für die Vertragskreise, für die der Generierungslauf erfolgen soll. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Vertragsbelege erstellen starten Sie den Lauf. Sein Ergebnis sehen Sie im anschließenden Generierungsprotokoll. Abschließend versenden Sie die Rechnung auf dem von Ihnen präferierten Weg – und die Vertragsfaktura ist abgeschlossen!

Vertragsmanagement in myfactory

💡 Gut zu wissen: Ablaufende Verträge 💡

Mit der Auswertung Vertragsliste (zu finden unter Verkauf → Vertragsverwaltung → Auswertungen → Vertragsliste) können Sie sich einen Überblick über Verträge verschaffen, die ablaufen. Geben Sie hierzu bei Vertragsende im Feld bis das entsprechende Daten ein. Ein Klick auf die Schaltfläche Anzeigen gibt Ihnen dann die gewünschte Auswertung, sodass Sie und Ihr Team immer wissen, wann Sie aktiv werden müssen.

Haben Sie Fragen zum Vertragsmanagement in myfactory?

Haben Sie Fragen zum Vertragsmanagement in myfactory oder möchten auch Sie Ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten und benötigen dabei Unterstützung? Dann verabreden Sie sich doch mit Katrin auf einen (virtuellen) Kaffee ☕. Gemeinsam finden wir heraus, wo Ihre Herausforderungen liegen, für die es eine Lösung zu finden gilt. Wir freuen uns auf Sie!

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Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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