Sie haben Ihr Unternehmen über Jahre hinweg aufgebaut und sind stolz auf das, was Sie erreicht haben. Aber mit Ihrem Erfolg ist nicht nur der Umsatz gewachsen. Über die Jahre haben sich Prozesse entwickelt, die sich aber nicht zentral organisieren lassen. Vielmehr befinden Sie sich in einem Papiergebirge und müssen mitunter verschiedene Dateien oder sogar in Aktenordner nachsehen. Sehr ineffizient! Wir als Digital-Weber helfen Ihnen dabei, einen kritischen Blick auf die bestehenden Prozesse zu werfen und evaluieren mit Ihnen, wo Optimierungspotential besteht. Gerade moderne ERP-Systeme helfen beispielsweise dabei, manuelle Prozesse zu optimieren und vor allem zu automatisieren. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie die Prozessoptimierung mit Haufe X360 erfolgt.
Warum ist Prozessoptimierung so wichtig?
In Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse. Dies erstreckt sich vom Lager über den Einkauf bis zum Vertrieb und der Buchhaltung. Sind diese nicht optimiert, blockieren sie Ressourcen, die besser an anderer Stelle im Unternehmen einzusetzen wären. Oft müssen Mitarbeitende erst Informationen in anderen Abteilungen einholen oder sogar erst in Erfahrung bringen, wer für welchen Prozess überhaupt zuständig ist. Damit verbringt das Team am Tag mehr Zeit für die interne Verwaltung als mit der eigentlichen Aufgabe. Und das wirkt sich auf das digitale Unternehmenswachstum aus. Deswegen gilt hier: Lieber früher als später handeln! So erhalten Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeiten und können mit dem Markt Schritt halten.
Wie lassen sich Prozesse optimieren?
Bevor es an die Prozessoptimierung geht, ist ein Blick, wo Verbesserungspotenziale schlummern, unerlässlich. Prüfen Sie insbesondere Ihre Kernprozesse auf folgende Aspekte
Automatisierungspotenzial
Hierbei handelt es sich um Prozesse, denen repetitive Tätigkeiten zugrunde liegen. Diese Prozesse lassen sich mit der geeigneten Software weitestgehend automatisieren. Hilfreich ist es zudem, einen Blick von außen auf die Prozesse werfen zu lassen, um das komplette Verbesserungspotential ausschöpfen zu können.
Veränderungspotenzial
„Das haben wir schon immer so gemacht!“ – „Da kann ja jeder kommen!“ – Vermutlich kennen Sie diese Aussagen von dem einen oder anderen Teammitglied. Beziehen Sie diese Mitarbeitenden ein und gehen Sie der Sache auf den Grund. Was hält die Person von Veränderungen ab? Können diese Bedenken genommen werden? Sonst besteht die Gefahr, dass interne Veränderungen blockiert werden.
Beispielfall aus der Praxis
Diana Diel leitet den Vertrieb in der Klever GmbH. Von der Geschäftsführung gibt es die Vorgabe, dass Diana Aufträge, die bei denen die Kundschaft ein Kreditlimit überschritten hat, erst prüfen und freigeben muss, bevor das Vertriebsteam den Auftrag nach der Erfassung weiterverarbeiten kann. Das Team schickt Diana dazu für jeden Auftrag eine E-Mail, was für gewaltigen Mailaufwand sorgt. Zudem muss sich Diana jeden Auftrag erst mühsam heraussuchen. Es muss doch eine Lösung geben, mit der die Aufträge mit wenigen Klicks freizugeben wären. Sie holt sich bei den Digital-Webern Informationen zur Prozessoptimierung mit Haufe X360 ein.
Wie funktioniert die Prozessoptimierung mit Haufe X360?
Eine moderne ERP-Lösung wie Haufe X360 bietet Ihnen etliche Optionen zur Prozessoptimierung. Eine beliebte Funktion ist die Massenverwaltung, die Sie in jedem Modul finden. So kann Ihr Vertrieb mit einem Klick Kundenaufträge, Lieferungen oder auch Rechnungen verarbeiten. Ihr Einkauf hingegen kann über die Massenverwaltung Bestellanforderungen verwalten oder auch Wareneingänge freigeben. Aber auch im Projektcontrolling in der Buchhaltung oder im Marketing finden sich in der Massenverwaltung viele hilfreiche Funktionen.
Zusätzlich haben Sie in Haufe X360 die Möglichkeit, Vorlagen für immer wiederkehrende Belege zu erstellen. Ihr Unternehmen arbeitet beispielsweise mit Verträgen, die eine monatlich fakturierbare Leistung beinhalten? Über das Vertragsmanagement können Sie Vorlagen für derartige Verträge erstellen, sodass Sie einen neuen Vertrag bei Vertragsabschluss mit wenigen Klicks anlegen können. In unserem Video zeigen wir Ihnen ausführlich, wie Haufe X360 die Prozessoptimierung im Vertragsmanagement ermöglicht.
Haben Sie Fragen?
Sind auch Sie noch gefangen in Analogien und möchten auf der Reise ins DigiTAL Haufe X360 zur Prozessoptimierung kennenlernen? Dann verabreden Sie sich doch mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee ☕. Gemeinsam finden wir heraus, wo Ihre Herausforderungen liegen, für die es eine Lösung zu finden gilt. Wir freuen uns auf Sie!
