Die Begriffe Unternehmenswachstum und moderne Software sind eng miteinander verknüpft: Um die Prozesse im Unternehmen zu optimieren, genügen Excel-Tabellen und veraltete Software häufig nicht – Sie müssen sich auf den Weg ins DigiTAL machen! Die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware kann jedoch kompliziert sein, wenn man sie nicht richtig angeht. In diesem Beitrag haben fünf Schritte für Sie, wie die Softwareumstellung garantiert gelingt und Sie nicht vom Weg abkommen.
Der Weg ins DigiTAL: 5 Schritte zur neuen Unternehmenssoftware
Der Erfolg eines jeden Unternehmens steht und fällt mit der entsprechenden Software: Mit ihrer Hilfe werden Unternehmensprozesse geplant, ausgeführt, ausgewertet und optimiert. Das auch schon kleinen und mittelständischen Unternehmen, obwohl diese das oft noch nicht realisieren. Häufig werden in kleineren Unternehmen noch viele Arbeitsprozesse mit Excel organisiert. In manchen Bereichen wird gänzlich auf IT verzichtet. Nachfolgend finden Sie 5 Schritte von uns, wie Sie sich die Auswahl von Unternehmenssoftware erleichtern können:
Beispielfall aus der Praxis:
Katharina Klever hat im vergangenen Jahr den elterlichen Werkzeug-Handel übernommen. Nachdem Sie sich in den letzten Monaten durch unzählige Papierberge und Exceltabellen gekämpft hat, erinnert sie sich an ihre Studienzeit: In einem Praxissemester hat sie in einem Unternehmen gearbeitet, wo all das der Vergangenheit angehört hat. Jetzt möchte auch Katharina den elterlichen Betrieb modernisieren, doch wie geht man das an? Die Software-Auswahl ist riesig aber welche passt am besten zur Klever GmbH? Zum Glück ist sie bei ihren Recherchen auf die 5 Schritte der DIGITAL-WEBER gestoßen: Jetzt steht der Reise ins DigiTAL nichts mehr im Weg!
Ein Lastenheft, das gerne auch mal mit dem Pflichtenheft verwechselt wird, hilft allen Beteiligten, ein Verständnis für die Anforderungen an die neue Software zu entwickeln. Wichtig: Ein Luxusboot kann schnell teuer werden. Minibar, Sauna und Mahagoni-Ausstattung sind tolle Features für das Traumschiff, aber werden diese teuren Features dann auch genutzt? Ist eventuell eine flexible Raumaufteilung oder zusätzliches Segel nicht besser? Diese Gedanken über die notwendigen Eigenschaften sollten ganz am Anfang stehen. Unabhängige Experten für Unternehmenssoftware bieten oftmals Workshops an, in denen gemeinsam ein solides Lastenheft erarbeitet wird, sofern man nicht die Zeit oder das Know-How dafür hat. Auch wir können mit unserer Einkaufsberatung hier helfen die Anforderungen zu strukturieren – dies ersetzt aber keinen Lastenheft-Workshop.
Eine weitere Methode sich dem Thema zu nähern, ist eine „Request for Information“. Das Unternehmen gestaltet einen „öffentlichen“ Aufruf an Herstellende und Anbietende mit einem einfachen Fragebogen, der die ersten Kernfragen klärt: Features, Lizenzmodell und Projektablauf. Die „suche-ERP.de“-Plattform, bietet solch eine RFI an. Das Besondere: Der Interessierte hat die Wahl zwischen einem Whitebox- und einem Blackbox-Verfahren. Nach einem kostenlosen Erstgespräch mit den Experten erstellen diese einen Request und schicken ihn an Ihre ERP-Partner. Auf Wunsch des Kaufenden erfolgt dies auch anonym (Blackbox-Verfahren). Das heißt: ERP-Hero-Partner bewerben sich beim Interessenten mit allen Informationen. Der Kaufende entscheidet, ob er den Anbietende kontaktiert. Im Whitebox-Verfahren kommen die Dienstleistende auf den Kaufenden direkt zu. Der gesamte Service ist für Interessierte kostenfrei. Auch wir sind Teil des ERP-Hero-Netzwerks und können diesen Service nur empfehlen.
Wer sich bereits auf dem Markt informiert hat, kann bei Softwaer-Partnern nach einer kostenfreien Sandbox fragen. Eine Sandbox wird eine Installation genannt, die wie ein Sandkasten zum Spielen dient. Herstellende von nativen Cloud-Lösungen können dies oft einfacher gewährleisten als OnPremise-Lösungen. Aber auch die können über SaaS (Software As A Service) eine Demo-Software anbieten. Mit dieser Sandbox bekommen Sie einen ersten Eindruck des Programmes. Aber: ERP-Software zählt zu den erklärungsbedürftigen Softwarelösungen: ohne Schulung kommt man schnell an seine Grenzen. Eventuell gibt es auf YouTube von der Software ein Tutorial, das weiter helfen kann. So bekommt man einen leichteren Einstieg in die Software und die Frustration, wenn die ersten Schritte zur neuen Unternehmenssoftware nicht so klappen wie man möchte, sinkt.
Konkreter wird es in einer lastenheftbezogenen Produktpräsentation. Denn mit einem entsprechenden Lastenheft zur Vorbereitung, kann sich der Software-Anbietende optimal auf die Präsentation einstellen und Ihnen zeigen was Sie sehen wollen. Der Vorteil dabei: Funktionen der Software, die für Sie nicht relevant sind, werden für den Moment ausgelassen und verwirren daher nicht. Der Blick bleibt entsprechend fokussiert auf das Wesentliche. Je nach Projektsumme sind Anbietende bereit, diese Präsentation kostenfrei anzubieten. Je personalisierter der Termin durchgeführt wird, desto mehr Zeit steckt in der Vorbereitung. Daher wird es auch gelegentlich vorkommen, dass für den Termin eine kleine Aufwandsentschädigung anfällt. Dies ist jedoch von Fall zu Fall unterschiedlich. Große Projekte bieten bereits bei der Ausschreibung ein Pauschalentgelt für die Dienstleistende an, die zur Präsentation eingeladen werden. Wir bieten für unsere Produkte grundsätzlich kostenfrei Online-Demos an, Vor-Ort-Präsentation erfolgen nach Absprache.
Wenn Sie dann kurz vor der Entscheidung stehen und letzte Unsicherheiten ausräumen wollen, empfehlen wir einen Evaluierungsworkshop. Die Idee hinter diesem Termin: Experten der Software, meist Consultants, bauen zusammen mit den Key-Usern des Unternehmens eine kleine Installation auf, die einem späteren Betriebsszenario möglichst nahekommt. Kritische Prozesse und wichtige Abläufe werden dann in dem System nachgestellt. Mit dem Rat des Experten kann so sichergestellt werden, dass bei der späteren Einführung nicht eventuell noch fehlende Funktionen zu Mehraufwand führen. Diese Workshops sind in der Regel kostenpflichtig. Der Aufwand lohnt sich jedoch. Zusätzliche hohe Anpassungsprogrammierungen während der Einführung können so mit vergleichsweise wenig Geld vermieden werden.
Neugierig geworden?
Unternehmenssoftware ist kein einfaches Rudeboot, Unternehmenssoftware ist der Rumpf für Unternehmensprozesse und damit entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens! Diese Schritte führen Sie ganz einfach zur neuen Unternehmenssoftware.
Möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann vereinbaren Sie doch einen Termin mit uns. Gemeinsam finden wir heraus, wie wir Sie auf Kurs bringen und auf Ihrem Weg ins DigiTAL begleiten.
